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Calc 5 : La gestion de données

Rechercher des enregistrements

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Vous allez voir comment effectuer des recherches dans les lignes et les colonnes de vos bases de données.

Transcription

Une fonction que l'on rencontre fréquemment dans les bases de données, est Recherche V, je vous propose de l'utiliser ainsi que sa petite soeur Recherche H. Ce sont des fonctions qui permettent comme leur nom l'indique d'effectuer des recherches de valeurs dans les tables où dans les listes de données, donc ici nous avons un bulletin de commande nous allons taper ici le nom d'un client, alors si on connaît l'orthographe exacte de son nom on peut la taper directement, ou alors on peut utiliser les expressions régulières si vous connaissez le début du nom et vous hésitez sur la suite vous pouvez utiliser l'astérisque ou la touche multiplier du clavier numérique et l’astérisque remplace une chaîne de caractères. Donc là Calc ira chercher tous les noms qui commencent par boucou et qui se terminent par une suite de caractères quels qu'ils soient. Donc ici on connaît le nom exact du client et dans la cellule précédente nous allons demander à Calc d'aller chercher son prénom. Alors nous avons ici une table client, alors c'est vraiment une très petite liste de données pour l'exemple, et c'est dans cette table bien sûr que nous allons aller pour faire la recherche, alors on va revenir ici sur le feuille de commandes et nous allons rechercher la fonction Recherche V, alors c'est dans la catégorie Feuille de calcul, ici, donc on a un certain nombre de fonctions un petit peu similaires comme la fonction Recherche qui est un peu moins puissante, nous avons ici Recherche v. Donc recherche verticale et renvoi aux cellules adjacentes. Nous allons cliquer sur le bouton suivant ici, et nous allons sélectionner le critère de recherche c'est le nom, nous allons rechercher dans la 1ère colonne le nom qui est ici, donc la matrice, c'est la liste de données dans laquelle doit s'effectuer la recherche, on va un petit peu réduire ici avec le bouton qui est prévu à cet effet, cliquer sur la feuille client là on va prendre ici toute la liste, on a vu que c'est bien de donner des noms aux plages de cellules quand vous les utiliser comme ça dans des formules ou d'autres fonctionnalité de Calc. Donc nous avons ici dans l'assistant de fonction le nom de la feuille Clients. et les références A4E8 que nous avons sélectionnées, l'indice ou l'index c'est le numéro de la colonne dans laquelle on doit chercher la valeur qui doit être récupérée, je sais pas si vous avez eu le temps de bien voir c'est la colonne numéro 2 alors attention c'est pas la colonne de la feuille, c'est bien la colonne du tableau, il peut y avoir une différence si votre tableau n'est pas construit à partir de la colonne A, il y a une différence donc avec les colonnes de la feuille et les colonnes du tableau, donc on prend en compte les colonnes du tableau. Et ordre de tri c'est la première colonne puisque Recherche v fait une recherche de critères dans la première colonne, si cette première colonne n'est pas triée par ordre croissant et bien vous pouvez ici mettre la valeur 0 ou la valeur faux. Sinon il faudrait aller trier la liste, nous ne l'avons pas fait donc on va mettre la valeur 0. Si bien sûr votre liste est triée par ordre croissant, et bien vous pouvez omettre ce paramètre. On va cliquer sur OK, et on a bien le prénom de monsieur Boucou. Alors on pourrait continuer comme ça à ici afficher son adresse, avec la même formule et son code postal et sa ville. Alors pour l'adresse, retournons dans la base clients, c'est la colonne numéro 3 le code postal, colonne numéro 5, et la ville colonne numéro 4 Pour gagner du temps je vous propose de modifier ici la formule que nous venons de faire pour la recopier. Alors B5 on va lui demander d'aller chercher toujours le nom au même endroit, on va transformer cette référence relative en référence absolue avec les touches Majuscule + F4 de façon à avoir les dollars, CLIENT.A4:E8 c'est la même chose on va ici sélectionner A4 E8 et on va rajouter les dollars avec Majuscule F4 Voila de cette manière nous allons pouvoir recopier la formule alors on va accepter ici et on va la recopier vers le bas, comme ça, pour l'instant c'est le prénom qui apparaît, et vers la droite de cette façon. Nous allons modifier juste le numéro de la colonne ici, pour l'adresse, donc c'est le 3, on va accepter, le code postal c'est bien le 5, et ici le 4 pour la ville. Nous pouvons maintenant à chaque commande ici, changer le nom client, de façon à mettre à jour ces informations, Voila donc une fonction très utile dans les listes de données, une fonction qui permet donc de rechercher en fonction d'un critère ici le nom de famille, la valeur ici dans la colonne alors si elle n'est pas triée par ordre croissant il faut le spécifier dans la formule, c'est le dernier critère, et donc une fois que la valeur a été trouvée ici dans la première colonne, et bien Calc va aller chercher une autre valeur dans la colonne spécifiée attention c'est bien les colonnes du tableau et non pas de la feuille de calcul. Donc par exemple, pour la ville ou le code postal il va aller se déplacer comme ça et extraire cette valeur pour l'afficher. Vous savez maintenant utiliser la fonction principale de recherche dans les listes de données Recherche V.

Calc 5 : La gestion de données

Utilisez les fonctions avancées de Calc pour gérer vos données. Liez des feuilles de calcul et des données externes, créez une liste de données, utilisez les fonctions de tri, etc.

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Date de parution :7 janv. 2016

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