Gérer des plannings de projet

Réattribuer les ressources surchargées

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Pour équilibrer la charge de travail, vous pouvez réattribuer des tâches aux personnes disponibles. Vous pouvez réduire une charge de travail sans allonger le projet.
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Transcription

Pour équilibrer la charge de travail, vous pouvez réattribuer les tâches aux personnes disponibles. Si quelqu’un est surchargé, et qu’une autre personne disposant des bonnes compétences est disponible, vous pouvez réduire sa charge de travail sans allonger le projet. Identifiez d’abord les personnes surchargées. Déterminez ensuite si des personnes disposent des mêmes compétences pour leur déléguer des tâches. En fonction des contraintes de votre projet ou entreprise, vous pouvez chercher des employés ou des freelances. Si vous trouvez des personnes ayant les compétences requises disponibles lancez le recrutement dès que possible. Quand vous êtes certains d’avoir trouvé les remplaçants, réattribuez les tâches des personnes surchargées. Informez la personne surchargée que vous avez allégé sa charge de travail. L’avantage de cette méthode est de taille. Les tâches réattribuées sont effectuées à l’heure. Cette approche ne rallonge pas le projet mais ce n’est pas toujours le cas. Voici quelques éléments à prendre en compte quand vous réattribuez des ressources. Les remplaçants moins expérimentés peuvent travailler plus lentement ou produire un travail de moins bonne qualité. Ils pourraient avoir besoin de l’aide des personnes que vous essayez d’aider. S’ils sont compétents vous devrez peut-être les payer plus chère. En cherchant vos remplaçants, pensez aux compétences et aux coûts. Evaluez ensuite chaque candidat pour trouver la personne la plus appropriée. Si le remplaçant prend plus de temps, faites un changement hypothétique pour voir s’il ne serait pas plus utile de retarder ou diviser la tâche originale. Si le remplaçant est plus cher, calculez les frais supplémentaires par rapport au budget. Dans le projet type, voyons comment évaluer les options et faire le bon choix. Imaginons que deux développeurs rédigent et modifient les contenus pour le site RH en même temps. Il faut alléger leurs charges de travail tout en respectant les échéances du projet. La date de fin actuelle est le 31 Décembre et le coût est d’environ 86000 Euros. Il est possible d’équilibrer la charge de travail en retardant ou divisant les tâches pour éviter le chevauchement. La modification des contenus doit survenir à la fin de la rédaction. Vous avez essayé de décaler et la date de fin est repoussée au 3 janvier. Le coût ne change pas. Vous pouvez aussi déléguer la tâche de modification à quelqu’un d’autre. Dans votre entreprise seul un rédacteur technique est disponible. Vous avez donc une personne pouvant travailler sur la tâche. De plus, le rédacteur technique est nouveau. Donc il sera plus lent. L’estimation de base est 48 heures. Vous augmentez donc à 60 heures. Cette option repousse la date de fin. Du 31 Décembre la tâche est décalée au 7 Janvier. Le tarif horaire du rédacteur étant inférieur à celui du développeur, le coût diminue à 85200. Imaginons que l’un de vos freelances habituels est disponible. Son tarif horaire est plus élevé que celui des développeurs. Par contre, il connait le projet et travaille vite. Vous estimez qu’il peut terminer la tâche en 32 heures heures au lieu de 48 heures pour les développeurs. Il peut également faire des journées plus longues pour finir plus vite. Ainsi la tâche est un peu plus longue car une seule personne travaille dessus même si elle est rapide. Le projet se termine donc un jour plus tard, le 1er janvier. Le tarif horaire est plus élevé, mais la personne passe moins d’heure sur la tâche. Donc le coût est de 85400. Ici, la date de fin de projet est la plus importante. La meilleure solution est donc de recruter le freelance. Cela permet aussi de réduire le coût. Réattribuer des tâches aux personnes plus disponibles permet d’équilibrer le planning sans rallonger le projet.

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Améliorez vos connaissances dans la planification de projets. Identifiez les éléments à prendre en compte ainsi que les tâches à accomplir, estimez le temps et les coûts, etc.

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Date de parution :28 juin 2016

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