Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Réaliser une consolidation

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Dans cette vidéo, vous allez découvrir comment utiliser l'outil Consolidation d'Excel. Vous allez ainsi pouvoir cumuler plusieurs données d'un tableau, de plusieurs tableaux, etc.
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Transcription

Je vous propose maintenant de découvrir comment on peut faire une consolidation grâce à l'outil Consolider est prévu dans Excel. Alors d'abord, qu'est-ce que c'est qu'une consolidation ? C'est le fait d'avoir des valeurs dans plusieurs tableaux et de souhaiter les regrouper, les additionner dans un autre tableau, mais pas que additionner, on peut faire d'autres types de calculs. Nous dans notre cas, ça sera une addition. J'ai en « janvier » une feuille avec des clients qui m'ont acheté des produits, et j'ai donc le chiffre d'affaire pour chacun de mes clients pour chacun des produits. J'ai en « février » la même chose, et en « mars » la même chose, maintenant ce que je souhaite, c'est avoir dans le trimestre une feuille consolidée, c'est-à-dire un récapitulatif de tout ce qui s'est passé pendant le trimestre. Comment est-ce que je peux faire ça ? Tout simplement en utilisant dans l'onglet Données l'icône Consolider. Cette icône fait apparaître cette boite de dialogue dans laquelle on peut choisir le type de consolidation qu'on veut faire, Somme, Nombre, Moyenne, Max, Min, Produit, Chiffres, Ecartype, Ecartypep, Var, ou Varp, nous, on se contentera d'une somme. Ensuite, on indique les références, c'est-à-dire quelles sont les cellules que l'on veut prendre, que l'on veut consolider, et ensuite, on dit si ces cellules on veut les lier ou pas aux données sources de manière à ce que si ça change dans la source, ça change dans le tableau consolidé. Alors, voilà le principe, le problème, c'est que vu la taille de nos tableaux ici, ça commence déjà à devenir un peu important, et il va falloir prendre chacune des cellules les unes après les autres, ça peut demander un certain temps pour faire ça. Donc, plutôt que de faire ça cellule par cellule, il est plus judicieux de nommer chacun de nos tableaux, et de travailler par rapport à ces noms, ça nous fera gagner beaucoup de temps. D'autre part, dans la vrai vie, vous pouvez avoir des tableaux encore plus grands que cela, donc vous avez intérêt d'abord à nommer, et ensuite à consolider. Alors, on va voir comment on fait tout ça. Là, ici, je fais Fermer, je ne prends pas en compte rien du tout de ce que je viens de vous montrer, et donc, je viens sur « janvier », et je vais commencer par nommer. Je sélectionne toutes les cellules de mon tableau, je clique dans cette zone-là, et là, j'appelle « janvier », ma zone, je lui donne comme nom « janvier ». Attention, quand vous donnez un nom, vous n'avez pas le droit ni aux accents ni aux espaces blancs. Une fois que vous avez donné un nom, pour valider ce nom, pour le rentrer dans Excel, il faut appuyer sur la touche Entrée. Donc voilà, j'ai nommé dans ma feuille « janvier », toute cette zone « janvier ». Je clique sur « février », je sélectionne, et là, je vais nommer « fevrier », je ne mets pas l'accent, je n'ai pas droit à l'accent, je fais « fevrier » et j'appuie sur Entrée. Et puis de la même manière, je viens sur « mars », je sélectionne, et ici donc, je l'appelle « mars », et j'appuie sur Entrée. Maintenant regardez, si je sélectionne par exemple « janvier » en ouvrant la petite toupie ici, je clique sur « janvier », hop, je me retrouve instantanément sur « janvier » avec toutes mes cellules de sélectionnées. Donc ça, ça veut dire que les noms marchent, ça y est, il a compris, plus de problème. Maintenant, je peux venir dans « trimestre », je me positionne n'importe où, par exemple ici, et là je me dis, voilà, je veux faire ma consolidation. Je viens sur Données. Une fois que je suis sur Données, je viens sur l'icône Consolider, le dialogue que nous avons vu précédemment fait son apparition, je choisis le type de consolidation, dans mon cas, c'est une somme, et je vais indiquer mes références. J'ai besoin de consolider « janvier », alors attention, je consolide « janvier » oui, mais je veux que « janvier » soit lié à la source, donc ma feuille « trimestre » doit être liée à la feuille « janvier » pour que si ça change dans « janvier », ça change dans « trimestre ». Et je le préviens que dans la zone que j'ai baptisée « janvier », la première ligne de cette zone, ce sont des étiquettes, et la première colonne à gauche, ce sont aussi des étiquettes, et maintenant je fais « + ». Donc, je viens de rajouter ma zone. De la même manière, je vais faire « fevrier », je fais « + » en gardant donc tous ces éléments cochés, je fais « + », et puis, je fais « mars », et je fais « + ». J'ai indiqué quelles sont les différentes plages de cellules que je veux consolider. Si je me suis trompé, ben par exemple je prends « mars » ici, je clique sur « - », et voilà, je l'ai supprimé, bon là, on va le remettre, « mars », je fais « + ». Maintenant que tout est fait, il ne me reste plus qu'à consolider, je clique sur OK, et là, tada, je vois apparaître mon tableau avec la consolidation. Donc, j'ai les différentes valeurs, alors on va faire un peu propre, on va venir sur Accueil, on va venir mettre notre jaune ici, on va mettre la taille 16, histoire que ça soit un petit peu plus gros, pareil pour ici, avec la taille à 16, voilà. J'ai peut-être eu la main un peu lourde, alors on va prendre celle-là, je prends le Pinceau, et je glisse là-dessus, voilà, là, on est bien. J'ai ma consolidation qui est faite, on a ici 1489,00 €, alors on va vérifier, on va faire un petit calcul ici, je vais faire, =, je viens dans « janvier », je prends cette valeur, +, je viens dans « février », je prends cette valeur, +, je viens dans « mars », et j'appuie sur Entrée. Et donc là, on va voir, ah oui, parce que dans « mars » je n'ai pas cliqué sur la cellule. Me voilà dans ma cellule, j'appuie sur Entrée, et donc là, ça doit passer comme une lettre à la poste. Ici, on a : « janvier!C4février!C4mars!mars!C4 », mais j'ai deux fois mars, je vais supprimer ça, la moindre petite faute de frappe et monsieur n'est pas content. Et donc là, j'obtiens 1489.00 comme ici, donc ça me prouve bien que cela fonctionne. Alors maintenant, imaginons que dans « janvier », à la place de 547,00 on a 800,00, je valide. Lorsque je viens dans « trimestre », eh bien, je vois que j'ai 1742,00. Si je reviens en arrière, que je fais Cmd + Z pour revenir en arrière, je reviens dans trimestre, eh bien, j'ai 1489,00, donc à priori tout ça fonctionne, je peux supprimer. Alors, cerise sur le gâteau, j'ai en plus, quelque chose d'intéressant. Regardez sur le côté ici, j'ai des « + » et puis j'ai « 1 », « 2 ». Eh oui, il a fait un plan. Il a fait un plan, parce que maintenant si j'ouvre ici, je vois le détail. Si je ferme, et puis ici j'ouvre, et je ferme, etc. J'ai le détail de chacun des éléments. Voilà donc en quelques mots ce en quoi consiste une consolidation, c'est quelque chose d'extrêmement pratique, car ça vous permet notamment quand vous avez des grands tableaux, de rapidement consolider, regrouper toutes les informations pour faire des calculs statistiques de type, donc comme on l'a vu, Somme, Moyenne, Ecartype, Var, j'en passe et des meilleurs.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :30 juin 2017

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