Excel 2013 : La validation des données

Réaliser une adresse automatique

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Vous pouvez créer des adresses automatiques, simplement en saisissant le nom, Excel se chargeant du reste.
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Transcription

Durant cette séquence, nous allons apprendre ensemble à réaliser une adresse automatique, grâce à la validation de données. Qu'est-ce que j'entends par adresse automatique ? Le but est de construire un formulaire, ça peut être une facture ou un formulaire pour vos employés et, si vous précisez quelque part le nom de votre client, ça peut être un nom, un prénom d'employé, son adresse va se remplir automatiquement, sans que vous n'ayez rien à faire. Comment on y parvient ? Il faut deux choses. Premièrement là par exemple on va partir sur une facture. Également il me faut une base de données avec des adresses, si possible dans le même classeur. Commençons, je vais changer la vue, ça me donne une idée de la mise en forme de mon document. À partir de là, je vais me créer un encadré, c'est ici que je vais faire figurer l'adresse. Je crée une bordure pour me faire un repère visuel, on n'est pas obligé de le laisser à la fin, c'est juste pour l'exercice. Premièrement ici nous allons créer une liste déroulante de base, le but est d'y faire figurer les noms des clients. Ensuite nous allons utiliser des fonctions RechercheV pour pouvoir faire apparaître les bonnes informations aux bons endroits. Commençons par la liste déroulante. Rien de plus simple, je me place au bon endroit puis je vais dans Données, Validation des données, Autoriser, Liste et pour la source je vais chercher mes clients, comme ceci. Si votre base de données de contacts est amenée à changer souvent, je vous recommande d'utiliser une liste déroulante dynamique. Si vous ne savez pas de quoi il s'agit, je vous invite à consulter la vidéo qui traite de ce sujet. Je fais Ok et là j'ai un bouton qui est discret, si je clique à côté il est invisible. Là je peux cliquer et mes clients apparaissent, une liste classique. Maintenant la partie la plus complexe va consister à écrire les fonctions RechercheV. Je vais prendre SARL Machin = recherchev. Sa structure est peu intuitive mais, plus vous la pratiquerez, plus ce sera simple. Pour une RechercheV, il me faut une valeur_cherchée, une table_matrice et un no_index_col. La valeur_cherchée c'est l'information que vous recherchez, ici ça va être notre client. Table_matrice c'est où vous recherchez cette information, nous on va la rechercher dans notre base de données d'adresses. Enfin no_index_col consiste à préciser dans quelle colonne se trouve l'information que je dois afficher, c'est peu clair pour le moment, ça deviendra de plus en plus simple par la suite. Commençons, valeur_cherchée c'est mon client, ; la table matrice se trouve dans la feuille Adresse. Ici je sélectionne mon tableau. Il reconnaît le tableau, c'est parfait, donc RechercheV va scanner mes différents clients dans ce tableau et ensuite, ; , je vais lui préciser dans quelle colonne se trouve l'information que je souhaite afficher, moi c'est l'adresse qui m'intéresse. Pour Excel il y a une une colonne 4, une colonne 5. Je vais donc écrire 2 puisque c'est ce que je veux. Dernier élément que je n'ai pas mentionné, la valeur proche. Ici Excel me demande si je souhaite une correspondance approximative, une correspondance exacte. En gros, s'il ne trouve pas l'information que je recherche, est-ce qu'il doit mettre quelque chose qui se rapproche ou est-ce qu'il ne doit rien mettre ? Si ce n'est pas clair et quoi qu'il en soit, choisissez toujours Correspondance exacte, vous pouvez double-cliquer ou l'écrire, c'est pareil. E5;Tableau1;2; FAUX. Je ferme la parenthèse et je fais Entrée. Ici ça a fonctionné, SARL Machin est bien au 101, Allée des Roses, comme on peut le voir ici. Je vais agrandir pour que vous puissiez voir, voilà. Si je change mon client, son adresse s'adapte automatiquement, c'est bon, ça fonctionne. Poursuivons avec l'adresse complémentaire. Plutôt que de réécrire la formule, je vais la copier et la coller. Je me souviens juste que l'adresse complémentaire n'est pas dans la deuxième colonne mais dans la troisième colonne. Je vais directement dans la barre de formule pour éviter certains décalages, je sélectionne tout, Ctrl ou Cmd + C selon que vous soyez sur PC ou Mac, Entrée. Je clique dans Ctrl ou Cmd + V. Ici je change l'index de colonne, je mets 3, Entrée. C'est bon, j'ai l'adresse complémentaire, ça marche ! Pas tout à fait, regardez ! Là je vais changer de client et je vais mettre Etienne Bidul et là il m'indique 0. C'est normal, là Etienne Bidul n'a pas d'adresse complémentaire donc il met 0, cependant je ne peux pas me permettre d'imprimer ça sur un document, je vais donc devoir utiliser une petite finesse, ici je vais utiliser une fonction Si. Je me place avant la RechercheV et je complète ma formule. Si toute cette formule me donne un résultat de 0, alors, ; , je ne veux rien afficher, sinon je vais afficher le reste de façon classique. Je sélectionne tout, Ctrl ou Cmd + C, Ctrl ou Cmd + V. Je ferme avec une parenthèse et regardons l'effet. Là j'ai bien ma formule mais elle n'affiche rien, c'est exactement ce que je souhaite. Si je change mon client, c'est bon, ça fonctionne aussi. Il ne me reste plus que le code postal et la ville. Je reprends la première formule, je la sélectionne, Ctrl ou Cmd + C. Je me souviens que le code postal se situe dans la quatrième colonne, je colle la formule dans la barre de formule et, dans index colonne, je mets 4. C'est bon et pour celui-ci je colle la formule. La ville, je me souviens que l'index colonne c'était le 5. Je fais Entrée. Libre à moi de changer les alignements si je le souhaite. Je peux sélectionner ceci, aller dans Accueil puis serrer à gauche. Si vous souhaitez rapprocher le code postal de la ville, vous devez utiliser une concaténation. Si vous ne savez pas ce que c'est, je vous invite à consulter une vidéo qui traite de ce sujet. Quoi qu'il en soit, vous avez une adresse automatique qui est parfaitement fonctionnelle. Vous savez désormais comment réaliser une adresse automatique grâce à la validation de données dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : La validation des données

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Date de parution :9 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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