Excel 2016 : La validation des données

Réaliser une adresse automatique

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Avec Excel, vous pouvez créer des adresses automatiques. Saisissez uniquement le nom, et le programme se chargera du reste.
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Transcription

Durant cette séquence, nous allons apprendre ensemble à réaliser une adresse automatique. Qu'est-ce que j'entends par adresse automatique ? Le but est de créer un formulaire et sitôt que, dans ce formulaire, j'ai précisé le nom d'un client, ou un prénom ou un nom d'un employé, par exemple, dès que je l'ai fait, son adresse doit apparaitre automatiquement. Pour ce faire, nous avons besoin de deux choses à la base. Un, d'une base qui va me servir de formulaire. Ici je vais prendre le cas d'une facture. Et si possible dans le même document, un endroit avec toutes mes adresses. Retournons ici. Je vais changer le mode de vue. Je ne vais pas créer un document à l'échelle. Je vais juste vous montrer comment la structure fonctionne. Ici, nous allons créer un semblant de facture avec en haut à droite l'adresse de mon client. Nous allons le faire en deux étapes. La première étape va consister à construire une liste déroulante ici. Je vais faire un encadré pour que ce soit plus clair. Avec le nom du client, on aura l'adresse, l'adresse complémentaire, le code postal et la ville. Je vais donc l'encadrer. Comme ceci. Ici, je vais avoir besoin d'une liste déroulante qui s'appuie sur les clients que j'ai dans ma base de données. Ça, nous savons déjà le faire. Je retourne à ma facture. Je vais dans Données Validation des données. Ici je mets Liste. Et là, pour ma source, je vais dans « Clients » et je sélectionne tous mes clients. Ici, je vous recommande d'utiliser une liste déroulante dynamique si vous avez tendance à modifier fréquemment vos clients. Je vous invite à consulter la vidéo qui traite de ce sujet. Je fais OK. Là, on peut voir que j'ai un bouton qui est absolument invisible. Toutefois, je peux écrire rapidement mes noms de clients. OK. La première étape est bonne. Le but maintenant est d'adapter l'adresse aux clients que j'ai. Pour y parvenir, je vais devoir utiliser la fonction « recherche v ». Je vais l'écrire. « = recherchev » J'ouvre une parenthèse. Elle est peu intuitive à comprendre, mais une fois qu'on a commencé à travailler avec, cela devient plus simple. Recherchev a besoin d'une valeur cherchée, d'une table matrice et d'un numéro d'index de colonne. La valeur cherchée c'est évidemment ce que vous recherchez. Ici, ça va être notre client. La table matrice c'est où vous cherchez cette information. Nous, ça va être dans notre base de données d'adresses. Et numéro d'index de colonne, il va falloir indiquer un numéro à Excel qui va permettre de préciser la colonne qui contient l'information que je recherche. Procédons étape par étape. Valeur cherchée, c'est le plus simple, c'est la cellule qui content mon client. OK. Point-virgule. Table matrice. Je vais dans « Clients». C'est là où j'ai tous mes clients. OK. Là, j'ai toujours ma formule qui s'écrit au fur et à mesure. Point-virgule. Numéro d'index de colonne. Là, pour Excel, j'ai une, deux, trois, quatre, cinq colonnes. Moi, je veux préciser l'adresse. L'adresse se trouve dans la deuxième colonne. Je vais donc écrire le chiffre 2. Enfin et pour finir, point-virgule. C'est un mode d'écriture. Il demande une valeur proche. Il me demande, est-ce qu'il faut une correspondance approximative, ou une correspondance exacte ? En gros, s'il ne trouve pas l'information, est-ce qu'il ne doit rien afficher, ou afficher quelque chose qui s'en rapproche ? Si ça ne vous semble pas clair, cherchez toujours à mettre une correspondance exacte, Double-cliquez dessus ou écrivez « faux ». Ça fait partie de son fonctionnement. Reprenons. Recherchev E5 tableau1 2 faux. La fonction est peu intuitive, mais vous allez voir, ça va venir. Je ferme la parenthèse, je fais Entrée. Là, j'ai la SARL Machin qui est bien en 101 Allée des Roses. Regardons. SARL Machin, 101 Allée des Roses. Si je change mon client, l'adresse s'adapte automatiquement. Et cela serait valable quel que soit le nombre de clients. Je n'ai plus besoin de les réécrire. Ici, je vais avoir besoin de l'adresse complémentaire. Je n'ai pas besoin de réécrire toute la formule. Je sais juste que là, l'adresse était dans la deuxième colonne, l'adresse complémentaire est dans la troisième colonne. Je prends cette cellule, je copie, je vais à côté, je colle. Attention, en copiant et en collant, elle s est décalée. Donc, ce que je recherche se trouve en E5. C'est bon. La bonne cellule est bien encadrée. Et l'index de colonne n'est pas le 2 mais le 3. Je fais Entrée. Vous voyez que l'adresse se construit au fur et à mesure. Là, on peut voir que j'ai un problème. Pour Étienne Bidule, je n'ai pas d'adresse complémentaire. Du coup, il m'affiche « 0 ». Mais moi, je ne peux pas me permettre d'écrire « 0 » dans mon adresse. Ici, je vais devoir compléter la formule. Je clique à l'intérieur. Je vais la compléter avec une fonction « si ». « si », j'ouvre la parenthèse, si tout ceci est égal à zéro, point-virgule, je n'affiche rien. Sinon, s'il affiche quelque chose, je veux qu'il fasse cette formule, comme convenu. Je la copie, Control+ ou Command+C, je la colle, Control+ ou Command+V. Et je ferme. Faisons Entrée, voyons voir ce que ça donne. Pour Étienne Bidule, j'ai bien une zone qui est blanche. Pourtant, notez que la formule est toujours là. C'est bon. Si je mets un autre client, l'adresse s'affiche correctement. Il ne me reste plus qu'à indiquer le code postal et la ville. Là je vais directement prendre la formule, Control+C, et je vais l'afficher là, Control+V. Là, ce n'est pas l'élément que je souhaite. Ce que je veux, c'est le code postal. Il se trouve dans la quatrième colonne. Je retourne dans ma formule. Index colonne. Je précise quatrième. Enfin, il ne me reste plus qu'à préciser la ville, qui est dans la cinquième colonne. Je peux coller directement, et je précise. Voici. Si besoin, souvenez-vous que vous pouvez changer vos alignements. Pas de problème avec ça. Si vous souhaitez rapprocher le code postal de la ville, il faut utiliser la concaténation.

Excel 2016 : La validation des données

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Date de parution :13 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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