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L'essentiel d'Excel 2016

Réaliser un tableau

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Vous allez maintenant apprendre à réaliser rapidement votre tableau. Jean-Luc Delon vous montre la méthodologie et les premières étapes.
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Transcription

Nous avons terminé la préparation de notre tableau sur papier. Nous sommes en possession d'un gabarit qui nous indique clairement où mettre chacun des éléments de notre tableau dans Excel et nous avons toutes les formules qui sont prêtes à être saisies dans Excel. Avant de passer à l'étape suivante, faites attention à une chose : les formules que j'ai faites ici sont des formules simplistes. Le but ici est de vous montrer comment il faut raisonner. Je peux vous garantir que ce que je viens de vous expliquer, et notamment la manière de positionner les dollars, est valide à 100 % quelle que soit la nature du tableau que vous faites. Que vous fassiez un tableau de gestion des stocks, un tableau comptable, un tableau paies, un tableau ce que vous voulez, cette méthodologie de travail, préparation sur papier, est toujours strictement identique. Vous devez la suivre au pied de la lettre, systématiquement. Au bout d'un certain temps, vous allez, à force de répétition, acquérir des automatismes et vous allez aller de plus en plus vite à la réalisation de votre gabarit sur une feuille de papier ce qui vous fera, bien évidemment, gagner beaucoup de temps lorsque, au lieu de petites formules simplettes comme celle-là, vous aborderez des formules beaucoup plus complexes. Une fois que tout ceci est prêt sur papier, qu'est-ce qui me reste à faire ? Il me reste à passer à la réalisation. La réalisation, c'est quoi ? C'est, dans un premier temps, « Créer et nommer les onglets ». Dans un deuxième temps, si on en a besoin, c'est-à-dire si notre problème requiert plusieurs feuilles, on va faire ce que l'on appelle un « groupe de travail ». Puis, dans un troisième temps, on va saisir les données communes. Là, les données communes, c'est dans le cas où j'ai plusieurs feuilles, je vais saisir les données communes à toutes ces feuilles. Si je n'ai qu'une seule feuille, je vais saisir les données communes à cette seule feuille. Ensuite, je vais saisir les formules communes. Si, donc, j'ai plusieurs feuilles, je vais saisir mes formules pour ces plusieurs feuilles. Si je n'ai qu'une seule feuille, je ne vais saisir les formules que pour cette feuille. Ensuite, si j'ai fait en amont un groupe de travail, je vais dissocier mon groupe de travail à ce niveau-là. Puis, je vais saisir les valeurs qui sont différentes d'une feuille de calcul à l'autre lorsque, bien évidemment, je travaille sur plusieurs feuilles. Si je ne travaille que sur une seule feuille, je saisis les valeurs que nécessite cette feuille. Et là, voilà, j'ai terminé mon travail, il ne me restera plus qu'à faire une mise en page et une impression par exemple. Alors, parlons peu parlons bien et voyons voir comment tout ceci fonctionne. Commençons par créer et nommer les onglets. Je me positionne sur Excel dans un classeur avec une seule feuille, je double-clique sur le nom de la feuille et là je vais nommer mon onglet, je vais l'appeler « Promotion ». Maintenant que j'ai nommé mon onglet, je pourrais créer d'autres onglets en cliquant sur le petit signe « + ». Moi, dans mon problème, je n'ai besoin que d'une seule feuille. J'ai nommé mon onglet et je n'ai pas besoin d'en créer d'autres. Maintenant, je passe à l'étape suivante : « Si besoin, faire un groupe de travail ». Je n'ai pas besoin de faire de groupe de travail vu que je n'ai qu'une seule feuille. Donc je peux passer à l'étape suivante : « Saisir les données communes ». Ça, par contre, c'est ce que je dois faire maintenant. Je vais donc saisir toutes les valeurs qui ne sont pas des formules, finalement. Cela veut donc dire qu'il faut que je saisisse tout ce qui est « Famille », « Remise », « Produit », « Table », « Chaise », « Lit », « Prix », « 2 % », « Meuble », « 95 € », « 75 € » et « 550 € », et puis que je saisisse « Remise » et « Net ». Donc je vais saisir tous les éléments qui ne sont pas des formules de calcul et qui sont identiques dans toutes les feuilles que j'utilise. Là, comme j'utilise qu'une seule feuille, je vais être amené à tout saisir. Si j'utilisais plusieurs feuilles, par exemple une feuille par famille, je ne saisirais que les intitulés. Je saisirais « Famille », « Remise », « Produit ». Je saisirais « Prix », « Remise », « Net » mais je ne saisirais pas le reste. Pourquoi ? Parce que dans la feuille d'à côté, peut-être que la « Famille » ne sera pas des meubles, peut-être que le taux ne sera pas le même, les produits et les prix ne seront pas les mêmes, donc, les éléments variables, je ne les ai saisirais pas. Dans mon cas, vu que je n'ai qu'une seule feuille, je peux tout saisir hormis les formules. Allons-y. Je me positionne, j'écris « Famille ». À côté, je vais écrire « Meuble ». Voilà, je mets « Remise » ici. Je mets mon « 2% ». Je descends et je vais maintenant mettre la suite, à savoir ici « Produit », « prix ». À côté, on va mettre « remise ». Et à côté, on va mettre « net ». Maintenant, il ne me reste plus qu'à saisir les différents produits et les différents prix. J'écris donc « Table », « chaise », et « Lit ». Ensuite, je vais écrire les prix : « 95 », « 75 » et « 550 ». Maintenant, il ne me reste plus qu'à me lancer dans la partie calculs. La première formule que je dois écrire, c'est le prix que multiplie le taux de remise : égal « $B4 » que multiplie « $B$2 ». Cette formule, je dois l'écrire dans la cellule C4 jusqu'à la dernière cellule, en l'occurrence ici, jusqu'à la cellule C6. Alors, comment est-ce que je vais faire cela ? Je vais commencer par sélectionner toutes les cellules dans lesquelles je souhaite écrire ma formule. Le principe dans l'environnement Windows, que vous soyez dans Excel, dans Word ou dans n'importe quel logiciel, est toujours le même : sélection, action sur cette sélection. Donc, je n'écris pas ma formule. Je sélectionne en premier les cellules dans lesquelles je veux écrire cette formule. Je commence par faire une sélection. Maintenant, je vais faire une action. L'action, c'est écrire ma formule. Je tape « = », j'ai besoin du prix, je clique sur le prix. Donc, là je vois apparaître B4. Je pourrais aussi taper B4 au clavier mais je ne vous le conseille pas parce que, lorsque vous allez par la suite travailler sur plusieurs feuilles, ça devient un peu laborieux de taper notamment le nom de la feuille et le numéro de cellule qui vous intéresse, Vous risquez de faire des fautes de frappe, Prenez plutôt l'habitude d'aller cliquer, c'est beaucoup plus simple. Il y a moins de boutons sur une souris que sur un clavier. Donc, là, j'ai fait « = » et j'ai cliqué sur « B4 ». Maintenant, je dois mettre mes dollars. Mes dollars, rappelez-vous, nous avons vu qu'il y avait au total une possibilité avec les dollars devant la colonne et devant la ligne, une possibilité avec les dollars que devant la ligne, une possibilité avec les dollars que devant la colonne et, au final, une possibilité sans dollar. Au total, nous avions donc quatre possibilités. Et bien, ces quatre possibilités sont contenues dans une seule et unique touche du clavier : La touche de fonction F4. Regardez sur votre clavier complètement en haut. Vous avez à gauche la touche Échap et ensuite vous avez à côté toute une série de touches numérotées : F1, F2, F3, F4, F5, etc. Regardez la touche F4. Lorsque j'appuie une fois dessus, j'obtiens « $B$4 ». Lorsque je réappuie sur F4, j'obtiens « B$4 ». Lorsque je réappuie sur F4 , j'obtiens « $B4 ». Lorsque je réappuie sur F4, je n'ai plus de dollar. Si je laisse mon doigt sur la touche, je passe par toutes les positions. Donc, en faisant un F4 autant de fois que nécessaire, Je viens sur la position que j'ai prévu sur ma feuille de papier, en l'occurrence celle-ci. Je fais ensuite que multiplie et là je vais chercher mon taux de remise. Je clique dessus et je fais F4 de telle sorte que j'obtienne très exactement ce que j'ai prévu sur ma feuille de papier. Nous avions, sur la feuille de papier, égal « $B4 » que multiplie « $B2$2 ». Dans Excel, j'ai bien « =$B4*$B2$2 ». J'ai fini d'écrire ma formule, elle est parfaitement conforme à ce qu'il y a sur mon papier. Il ne me reste plus qu'à dire à Excel je veux valider cette formule et je souhaite que tu la recopies dans toutes les cellules que j'ai présélectionnées avant d'écrire la formule. Pour faire cela, je vais au clavier enfoncer la touche contrôle, la touche où il y a écrit dessus ou « Control » ou « Ctrl » à droite ou à gauche de la barre d'espace, peu importe. Je maintiens cette touche enfoncée, je ne la relâche pas quoiqu'il arrive et tout en la maintenant enfoncée, j'appuie avec un deuxième doigt sur la touche Entrée. À partir de ce moment-là, le calcul est recopié dans toutes les cellules. Regardez : première cellule, la cellule que j'ai écrite, deuxième cellule, la formule générée par Excel. Ici, le « B4 » s'est transformé en dessous en « B5 ». Par contre, vous remarquez que le « B2 », eh bien, en dessous c'est toujours « B2 ». Puis, en dessous, le « B4 » s'est transformé en « B6 ». Par contre, le « B2 » est toujours « B2 ». Pour bien comprendre l'utilité des dollars, je vais vous faire une petite démonstration. Je me mets à côté et je vais refaire la même formule sans mettre les dollars. Je fais « = », je prends mon prix, que multiplie, je prends mon taux. Je fais Ctrl+Entrée, qu'est-ce que j'obtiens ? J'obtiens : la première valeur est bonne, la seconde, il y a un message d'erreur et la troisième c'est tout et n'importe quoi. Pourquoi ? Parce que, comme je n'ai pas mis de dollar, le « B4 » que multiplie « B2 » s'est transformé en dessous en « B5 » que multiplie « B3 ». Donc il a pris la cellule « B5 », c'est à dire « 75 », et il l'a multiplié par « B3 », c'est-à-dire le mot « prix ». Il a multiplié un nombre par du texte, ce qui donne une erreur. En dessous, il a fait « B6 », il a pris « 550 » qu'il a multiplié par « B4 ». « B6 » qu'il a multiplié par « 95 ». Donc, il a multiplié « 550 » par « 95 » ce qui est complètement farfelu vis-à-vis de mon problème. Ceci vous montre bien l'utilité des dollars. Dans le premier cas, j'ai posé mes dollars et j'ai obtenu le bon résultat du premier coup. Dans le deuxième cas, je n'ai pas mis de dollar du tout ou je les ai mal mis, ce qui revient au même, et là j'obtiens quelque chose qui ne fonctionne pas. Je sélectionne, j'efface tout ça. Maintenant, il ne nous reste plus qu'à faire la dernière formule.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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