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Office 365 : L'essentiel de Word pour Mac

Réaliser un publipostage d'étiquettes

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Vous allez définir le type de document et choisir les étiquettes. Apprenez aussi à choisir et à filtrer la liste des destinataires, à insérer les champs de fusion, et prévisualisez les résultats.
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Transcription

Nous allons explorer ensemble maintenant un autre type de publipostage. Ce que je vais vouloir créer, ce sont des étiquettes. Bien évidemment déclinée par le nombre d'enregistrements que j'ai dans ma source de données. Donc, ça se trouve toujours ici, dans l'onglet publiopstage. Je commence toujours à partir de démarrer le publipostage. Si ce n'est que là, ce ne sont pas des lettres que je vais choisir mais des étiquettes. Première étape, il va falloir que je choisisse le format d'étiquette. Vous en avez déjà une certaine quantité par fournisseur d'étiquette mais bien évidemment, vous pourriez créer vous même votre propre étiquette en faisant ce qui s'appelle de la personnalisation. Moi, je vais prendre la première, le principe sera le même. Donc, j'ai validé la création de mes étiquettes. Vous voyez qu'elles vont apparaître au fur et à mesure. Petite précision, c'est un tableau donc vous voyez, si vous voulez voir vraiment la délimitation de vos étiquettes, rappelez-vous que vous pouvez passer dans le deuxième onglet, qui s'appelle disposition pour demander à afficher le quadrillage. Comme ça, vous verrez mieux, en fin de compte, comment va être constituée votre étiquette. Je reviens sur l'onglet publipostage. J'ai créé mon document principal. Maintenant, il va falloir que j'aille à nouveau chercher ma liste pour définir mes destinataires. Même principe, je peux créer une liste sur place, utiliser une liste existante, choisir des contacts Outlook, des contacts Apple, et puis bien évidemment, aller chercher dans FileMaker Pro. Donc moi, je vais utiliser une liste existante et l'associer. Une fois que l'association est réalisée, il me demande évidemment quelle page ou quelle plage de cellules je veux exploiter. Moi, c'est bien, effectivement la feuille qui s'appelle base. Je n'ai plus qu'à faire ok pour avoir l'association entre mon document principal à savoir mes étiquettes et bien évidemment, ma source de données Excel. Et je n'ai plus qu'à monter mes étiquettes en insérant mes champs de fusion. Donc, je veux dans un premier temps la civilité, petit espace. N'oubliez pas les espaces, souvent on les oublie et on s'en aperçoit quand on passe en aperçu. D'où l'importance de passer en prévisualisation des résultats. Le nom, Espace. Le prénom. Je passe à la ligne avec ma touche Entrée. Je viens chercher ici Adresse 1. Entrée. Adresse 2. Donc vous avez compris le principe. En fin de compte, je monte ma maquette. Code postal. Et ville. À partir du moment où j'ai défini ce que je voulais voir dans mes étiquettes, je n'ai plus qu'à valider pour qu'automatiquement toutes mes étiquettes soient automatiquement propagées. J'ai bien évidemment la possibilité de voir ça en fonction des resultats. N'oubliez pas que j'aurais pu filtrer les destinataires, ce que je n'ai pas fait. Je vous l'avais montré précédemment mais là, je voulais en avoir une plus grosse quantité. D'ailleurs, je vais voir combien j'en ai. Vous voyez, je vois que j'ai 30 enregistrements. Ce qui fait que Word m'a bien évidemment créé autant de pages que d'enregistrements de manière à avoir la totalité de mes étiquettes. La petite modification et la petite différence par rapport à ce qu'on avait vu précédemment sur les courriers, c'est maintenant que je suis en aperçu, en prévisualisation des résultats, je me dis que moi, en fin de compte, j'aimerais que cette partie-là, c'est à dire le nom de la personne, sa civilité et son prénom, apparaissent par exemple en gras. Donc, je reviens ici sur l'onglet accueil pour changer la mise en forme. Et puis je dis que c'est très bien, mais comment est-ce que je fais pour que ça soit gras partout ? Je ne vais pas passer sur chaque étiquette. Imaginez si j'en ai 500 pour faire la modification. Alors, il y a un petit truc à ne pas oublier et c'est une toute petite icône. Donc quand on le sait, tout va bien, si on ne le sait pas, des fois, on perd un peu de temps pour ça. Lorsque vous êtes sur la propagation d'étiquettes, vous avez ici une petite touche qui vous permet de mettre à jour les étiquettes. C'est à dire que toutes les modifications que vous allez y apporter que ça soit ce que j'ai fait moi, mettre en gras, mais tout type de modifications, Dès que je vais cliquer ici sur ce bouton, ça va être propagé en fin de compte, à la totalité des étiquettes. Donc voilà, en fin de compte, ce petit truc qu'il faut savoir, si vous voulez modifier quoi que ce soit. À savoir que vous ne voulez plus que ça soit en noir mais que vous voulez par exemple que ça soit en bleu. Ça va être le même principe. Il va falloir à chaque fois penser à revenir ici et à demander à propager les modifications. Après, la suite reste toujours la même. À savoir que je peux lui demander ou de fusionner la totalité, ou seulement l'enregistrement courant parce qu'il me faut uniquement cette partie-là. Ou de le personnaliser en disant de temps à temps. Et puis, je termine ici la fusion. Je vous conseille systématiquement de créer ce qui s'appelle le document de fusion et de ne pas l'envoyer directement à l'imprimante histoire de bien vérifier. Et voici, en fin de compte, mon document de sortie qui s'appelle étiquette 2, où vous voyez bien la déclinaison, en fin de compte, de tous les noms que j'avais dans ma source de données. Donc voilà comment on réalise un publipostage mais cette fois-ci basé sur des étiquettes.

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