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L'essentiel d'Excel 2016

Réaliser un audit des cellules

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Comment repérer les cellules liées à une cellule précise ? Faites un audit des cellules et trouvez celles que vous recherchez.
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Transcription

Je vous convie maintenant à ouvrir dans les fichiers exercices de cette formation le document baptisé « Audit feuille ». Qu'est-ce que nous allons voir dans ce tutoriel à travers ce document ? Nous allons voir la notion d'auditer une feuille, c'est à dire savoir par exemple que telle cellule a comme dépendance telle et telle autres cellules, ou bien telle cellule a comme antécédent telle ou telle autre cellules. Vous allez me dire, « À quoi ça sert ? » Ça sert à auditer une feuille de manière à comprendre les interactions possibles entre différentes cellules lorsque ce n'est pas nous, par exemple, qui avons fait la feuille. Là, vous allez trouver dans ce classeur « Audit feuille » trois feuilles : une feuille liste dans laquelle j'ai une liste de produits, j'ai quatre produits avec la référence, la désignation, le prix unitaire hors taxe, et un code correspondant à un taux de remise. La deuxième feuille qui s'appelle « Taux de remise », je retrouve le code, et face à chacun des codes je trouve un taux de remise correspondant. Et donc dans la dernière feuille, je vais chercher par l'intermédiaire d'une liste déroulante tel ou tel produit, et instantanément on m'affiche le nom du produit, le prix unitaire de ce produit, d'ailleurs que je vais carrosser tout de suite avec des virgules, et on m'affiche le taux correspondant. Donc ici j'ai « h563 », c'est une armoire à 1500. Si je regarde « h563 », c'est bien une armoire à 1500. Le code du taux c'est trois si je regarde ici, trois ça correspond à 5%. Je viens dans « Produit », j'ai effectivement ici 5%. Donc ces cellules sont, à priori, liées les unes aux autres, je ne sais pas trop comment et j'aimerai avoir plus de détails parce que lorsque je clique sur la formule, par exemple ici ça commence à faire une formule un peu longue, et ça risque très rapidement de me perdre, alors comment faire ? On va commencer par exemple par la référence ici. Quelles sont les cellules qui dépendent de cette référence, c'est à dire, si je change cette référence, quelles sont les cellules impactées par ce changement ? Vous vous mettez sur la cellule que vous voulez analyser, vous venez sur l'onglet « Formules », et là vous allez trouver dans le groupe « Vérification des formules » le lien « Repérer les dépendants ». Si vous cliquez sur « Repérer les dépendants », vous allez vois apparaître une flèche bleue comme ça qui nous indique que de la cellule B1, à partir de cette cellule-là, il faut savoir que la cellule B2 dépends de B1, dépends aussi B3, dépends aussi B4. Donc là, je vois à l'aide de ces petites flèches que le fait de modifier quelque chose dans B1 va impacter le contenu de B2, de B3, de B4. Si je veux faire disparaître ces différentes flèches, je reviens toujours dans « Formules », toujours dans « Vérification des formules », « Supprimer les flèches ». Maintenant on peut faire la manœuvre inverse, par exemple je me mets ici sur le taux, et je vais toujours dans « Formules », « Vérification des formules », je vais aller chercher « Repérer les antécédents », ceux qui précèdent. Cette cellule là, avant, pour arriver à ce 5%, qu'est-ce qui s'est passé ? Je clique sur « Repérer les antécédents », et là je vois que l'antécédent direct de cette cellule c'est la cellule B1 dans cette feuille, ce qui est symbolisé par ce trait bleu avec la petite flèche. Par contre je vois une ligne en pointillés, cette ligne en pointillés m'indique qu'en réalité cette cellule a des antécédents qui ne sont pas dans la même feuille que la feuille où je me trouve, donc pas dans la feuille « Produit ». Si je veux savoir de quelle feuille il s'agit, il me suffit tout bêtement de double-cliquer sur le trait en pointillés et là dans ce dialogue, je vois apparaître la liste des feuilles dans lesquelles se trouvent les informations antécédentes à celle-là. Donc là je vois par exemple que pour faire ce calcul-là, pour faire cette formule, je suis allé chercher des informations dans la feuille « Taux remise », je suis allé chercher des informations situées de A2 à B5. Et puis je suis allé aussi dans la feuille liste, de A2 à B5. Ce sont des outils qui nous permettent de mieux comprendre l'architecture d'un document Si je redouble-clic dessus ici et que je viens sur l'un des choix, si je valide par ok, je me retrouve directement sur le choix en question sélectionné. Ça a bien sélectionné toutes les cellules auxquelles je fais appel. Je reviens sur « Produit », je fais « Supprimer les flèches ». On va voir maintenant ce que ça dit, par exemple ici. Là actuellement, j'ai 5%. Si je me mets sur la cellule avec le 5%, et que je dis que je veux « Repérer les dépendants » ou les antécédents, on va prendre les dépendants. Là on me dit, voilà, actuellement, parce que ça peut changer, mais actuellement le 5% est utilisé dans une autre feuille, laquelle ? Je double-clic, et là je trouve « Produit » cellule B4. Si je clique dessus et que je fais ok, je vois bien qu'effectivement il y a bien « Produit » cellule B4. Si maintenant je viens à changer ici et que je prends un autre produit, si je reviens dans « Taux de remise », qu'est-ce qu'il va se passer ? Il va se passer que, je ne suis plus du tout sur le 5,5% ici, donc il faut que je me positionne là et que je dise que je veux repérer les dépendants. Là je vois les dépendants, mais vous remarquez qu'on a gardé le premier choix. C'est à dire que, si je fais plusieurs fois la manipulation « Repérer les dépendants », à chaque fois que je la fais, je rajoute un lien jusqu'à temps qu'il n'y en ait plus. Voilà donc les différentes possibilités que l'on a en magasin par rapport à l'audit des cellules. À vous maintenant d'utiliser ces différentes possibilités pour analyser toutes les feuilles qui passeront à portée de votre souris.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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