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Outlook 2013 : La gestion du temps

Que sont les rendez-vous et les réunions ?

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Faites connaissance avec les réunions et les rendez-vous dans Outlook 2013. Cette vidéo vous en dira tant !
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Transcription

Nous allons dans ce chapitre aborder la manière d'enregistrer les événements. Nous pouvons dans Outlook 2013 enregistrer les événements dans le Calendrier ou dans les Tâches. Nous avons vu qu'il y avait deux approches possibles: la première approche consiste à mettre dans le Calendrier uniquement les rendez-vous, et dans les Tâches, les différents travaux que nous avons à accomplir. La deuxième approche consiste à enregistrer dans le Calendrier à la fois les rendez-vous, mais aussi les tâches que nous avons à accomplir, Pour peu que ces tâches fassent plus de, par exemple, 15 minutes. Toute tâche, dont la durée est supérieure à 15 ou 30 minutes,, c'est vous qui fixez le top, est enregistrée dans le Calendrier. Toute les tâches, dont la durée est inférieure à 15, eh bien, sont enregistrées dans les Tâches. Peu importe, hein, quelle que soit l'approche que vous allez choisir, il vous faut apprendre à vous servir du Calendrier et des Tâches. Donc, le but de ce chapitre, c'est de voir un petit peu la notion de calendrier, même la voir très en détail. Alors, je réduis cette fenêtre et je me retrouve donc sur le lien Calendrier d'Outlook 2013. Quand je survole ce lien, je vois paraître les prochains rendez-vous que j'ai, ainsi que le mois actif. Nous avons sur cet écran, donc, les rubans, les rubans que nous connaissons bien, depuis deux mil sept, hein, depuis le pack Office 2007 Nous avons ici, sur la gauche, le calendrier du mois actif. La liste ici de tous les calendriers que nous gérons, est à cet emplacement l'affichage du calendrier sur lequel nous sommes actuellement, je suis sur mon calendrier Rendez-vous pro. Alors, qu'est-ce que nous allons apprendre à l'intérieur de ce chapitre? Eh bien, nous allons voir dans un premier temps comment créer un nouveau rendez-vous, un rendez-vous unique. Nous verrons non seulement comment créer ce nouveau rendez-vous, mais nous verrons aussi comment le gérer. En effet, lorsque vous prenez un rendez-vous, celui-ci peut évoluer dans le temps, hein. Vous pouvez avoir le besoin de changer la date de ce rendez-vous, ou de changer la durée de ce rendez-vous, l'heure de départ, l'heure d'arrivée. Donc, nous allons apprendre comment dans l'un de nos calendriers nous pouvons créer un rendez-vous, et comment nous pouvons le gérer dans le temps. Une fois que nous aurons vu comment gérer un rendez-vous, eh bien, nous apprendrons à créer des rendez-vous dits périodiques. Alors, c'est quoi, un rendez-vous périodique? C'est un rendez-vous qui va avoir lieu, par exemple, toutes les semaines, ou qui va avoir lieu une fois par mois, ou qui va avoir lieu une fois par trimestre ou par année. Les rendez-vous périodiques, donc, c'est quelque chose d'extrêmement pratique notamment lorsque vous avez quelque chose qui s’étale dans la durée. Alors, nous apprendrons bien évidemment à créer ces rendez-vous périodiques, à les mettre dans tel ou tel calendrier à notre convenance. Nous verrons aussi qu'il est possible de modifier un seul des événements périodiques ou toute la série des événements périodiques. Une fois que nous aurons abordé cette notion, nous pourrons passer à une autre notion qui est toute aussi intéressante, qui est la notion de Création de réunion. Alors, c'est quoi, une réunion? Bah, c'est ce que vous faites dans la vie de tous les jours, hein! Une réunion, c'est le fait que plusieurs personnes se réunissent en même endroit pour parler d'un sujet donné. Eh bien, nous allons voir qu'avec Outlook 2013 et un serveur Microsoft Exchange il est possible de mettre en place des réunions très très facilement. Lorsque vous n'avez pas Outlook ou lorsque vous n'avez pas de serveur Exchange sur votre réseau, vous êtes obligé soit d'envoyer un mail à tous les participants de la réunion, soit de téléphoner à ces participants, de leur demander leur disponibilité et ensuite par regroupement déterminer quel est le moment où tout le monde est libre pour que vous puissiez caler votre réunion. Eh bien, tout ça, c'était avant, parce que maintenant, à partir du moment où sur votre réseau vous avez un serveur Microsoft Exchange, ou bien, si votre entreprise a un compte sur Office 365, vous allez pouvoir créer des réunions sans importuner les différents protagonistes. Vous allez pouvoir créer votre réunion et voir instantanément la disponibilité de chacun des protagonistes au moment où vous souhaitez faire cette réunion. Si une ou plusieurs personnes n'est pas disponible à ce moment-là, Outlook va vous indiquer quel est le moment le plus proche par rapport au moment où vous créez cette réunion, quel est le moment le plus proche où il y a disponibilité de tout le monde pour venir à cette réunion. Donc, ça facilite énormément l'existence. Mais ça va beaucoup plus loin, nous allons voir aussi que lorsque l'on crée une réunion, non seulement on connaît la disponibilité des gens, mais, en plus, on envoie automatiquement un mail à toutes ces personnes, et ces personnes vont pouvoir accepter de manière définitive, ou accepter de manière provisoire, ou refuser notre invitation à cette réunion, ce qui nous permettra donc de gérer la présence ou l'absence de telle ou telle personne à cette réunion. Voilà, donc, les différentes choses que nous allons aborder. Ensuite nous verrons bien évidemment quelque chose de très important. C'est que, lorsque nous avons un grand nombre de calendriers, et dans chacun d'entre eux, un grand nombre d'événements, eh bien, il faut pouvoir retrouver rapidement telle ou telle événement. Eh bien, nous apprendrons à faire des recherches avec Outlook au milieu de tous nos calendriers.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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