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Excel 2013 : Astuces et techniques

Programmer la mise à jour des données

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Dans cette vidéo, vous apprendrez à paramétrer la fréquence de mise à jour automatique des données de tableaux croisés dynamiques.
04:29

Transcription

Tous mes tableaux croisés dynamiques, que ça soit le tableau croisé dynamique général ou les tableaux croisés dynamiques enfants, proviennent bien évidemment des données de ma source de données qui est ma base de vins. Maintenant si je voulais faire une modification assez visible, histoire qu'on la voit bien, je vais passer ici le prix unitaire à 500 et je vais passer le chiffre d'affaires plus exactement à 10 000. Jusqu'à présent, et nous allons passer voir ça tout de suite, est-ce que je vois le résultat des modifications que j'ai apportées ? Alors la valeur que j'ai modifiée, c'est une valeur de vin rouge et vous pouvez constatez ici que sur les vins rouges, sur la partie qui correspond au « 1* », j'ai toujours la valeur qui était initiale à 4 000, pourquoi ? Tout simplement parce qu'il va falloir que je vienne actualiser mon tableau croisé dynamique pour avoir le résultat également sur la totalité des tableaux croisés dynamiques enfants mais il va falloir que je le fasse manuellement. Donc je vous montre, je l'actualise ici, clic-droit, « Actualiser ». J'ai bien l'actualisation qui s'est faite, nous allons le voir tout de suite ici. Au niveau du vin rouge, vous voyez que je suis bien passée à 10 000. Maintenant, il est évident que ça, je n'ai pas à le faire sur la totalité des tableaux croisés dynamiques mais il faut quand même que je le fasse une fois. Or très souvent, qu'est-ce qui se passe ? On travaille la plupart du temps sur ces données, on ne pense pas obligatoirement, avant de quitter notre classeur, à venir actualiser les données et puis le lendemain, lorsqu'on rouvre le classeur, on se dit : j'ai actualisé ou je n'ai pas actualisé ? Alors on va trouver un moyen simple en fin de compte. On va demander à ce que l'actualisation des données se fasse automatiquement à l'ouverture du classeur Excel. Pour ce, je vais replacer sur les options du tableau croisé dynamique, je vais faire un clic avec le bouton droit, je vais atteindre les options tel qu'on l'a vu tout à l'heure pour la partie « Affichage » mais cette fois-ci, je vais revenir au niveau des « Données » et c'est au niveau des données que je vais trouver la possibilité d'« Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier ». Et étant donné que j'ai plusieurs rapports de tableaux croisés dynamiques qui sont liés, regardez l'information qu'il va me donner dès que je vais valider. Il va me dire que les modifications apportées à l'option de l'actualisation vont être automatiquement reportées sur la totalité des rapports de tableaux croisés dynamiques et ça m'arrange, c'est ce que je veux. Ça veut dire que dorénavant lorsque je vais faire, avant de quitter en fin de compte mon bureau, une modification sur une valeur que je veux repasser à 10 ici et là, je vais le repasser à 5 000, je viens fermer le classeur, je ne passe pas sur mes tableaux croisés dynamiques, donc je n'ai pas vérifié s'ils ont été actualisés ou pas et je n'en ai pas besoin. Je ferme Excel, j'enregistre mes modifications, je reviens ouvrir mon fichier. Ici il me propose les fichiers récents et je vais ouvrir celui sur lequel nous étions en train de travailler. Il ne m'a rien demandé mais passons voir ce qui se passe maintenant si je reprends ici par exemple directement le tableau croisé dynamique de mes vins « Rouge », vous voyez que la valeur qui était à 10 000 est repassée à 5 000 et si ici, histoire de le voir plus clairement, je demandais à voir à nouveau non pas une moyenne mais une « Somme » pour la partie des prix, je pourrais venir faire un filtre. Alors, c'était au niveau des « Régions » ici. Ce sera plus simple de venir lui demander de ne voir que les « Bourgognes » et c'était un Bourgogne avec une étoile. Regardez que j'ai bien ici la valeur qui est repassée à 10. Ce qui veut dire que sans action de ma part, tous mes tableaux croisés dynamiques, parce que je ne suis pas obligée d'en rester là, à partir de celui-ci, j'aurais pu créer d'autres tableaux croisés dynamiques enfants. Bref, l'actualisation se sera effectuée automatiquement à l'ouverture du classeur sur la totalité de mes tableaux croisés dynamiques.

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Date de parution :19 mai 2017

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