Écrire des e-mails professionnels

Privilégier les expressions courtes

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Apprenez à rendre vos écrits plus digestes à l'aide des expressions courtes. Évitez les pièges des termes et des locutions trop longs.
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Plus encore que dans n'importe quel autre écrit professionnel, l'e-mail exige de la concision. Il faut pouvoir dire le maximum de choses essentielles avec un minimum de mots et même un minimum de lettres. Plus vos phrases seront courtes, plus votre lecteur sera disposé à les lire et plus elles auront d'impact sur lui. Et en plus vous réduirez les risques de mauvaise construction. A contrario, plus une phrase est longue, avec de longs mots, plus elle demande des efforts de compréhension de la part du lecteur. Courte, ça veut dire quoi ? Avec moins d'une douzaine de mots par phrase, vous pouvez faire passer votre message. Pas besoin d'utiliser des expressions alambiquées et des tournures trop lourdes, il s'agit aller droit au but. Quand une expression vous vient à l'esprit mais qu'elle est un peu longue, demandez-vous si elle peut être réduite d'un ou deux mots. Par exemple, si vous avez utilisé la périphrase verbale « être en train de regarder », sans doute pouvez-vous vous contenter du verbe regarder au présent tout simplement. « Elle s'est mise à écrire » ou « elle vient d'écrire » peut être changé en « elle a écrit ». De même, on peut généralement se passer de l'expression « il s'avère que », très souvent employée en milieu professionnel. D'ailleurs les tournures impersonnelles de ce type peuvent être facilement remplacées. « Il a été constaté que » devient « Nous avons constaté que ». « Faire part de » peut souvent être remplacé par « informer de ». « Procéder à l'examen de » peut se simplifier en « examiner ». « Est le résultat de » est réductible en « résulter de ». Vous comprenez ce que je veux dire ? Ce sont quelques exemples parmi beaucoup d'autres. Il peut y avoir périphrase aussi dans des groupes nominaux. Regardez si vous pouvez simplifier. « La langue anglaise » devient « l'anglais ». « Une évolution positive » pourrait éventuellement se changer en « une hausse ». « Celui qui lit » devient « le lecteur ». « Par un concours de circonstances imprévues » devient « par hasard ». N'essayez pas de faire des effets de style pour montrer votre culture en employant des circonlocutions du type « billets verts » pour parler des dollars ou « capitale des Gaules » pour parler de Lyon. Si, si, je l'ai déjà vu dans un e-mail. Par ailleurs, si vous pouvez choisir entre deux synonymes vraiment interchangeables, préférez le mot ou l'expression comportant le moins de syllabes, qui est souvent le plus courant d'ailleurs. Remplacez par exemple « à l'instar de » par « comme ». « Nonobstant » par « malgré ». « Acquisition » par « achat ». « Investigation » par « enquête ». « Signification » par « sens ». « Transmission » par « envoi ». « Un grand nombre de » par « beaucoup de ». « Consensus » par « accord ». « Suffisamment de » par « assez de ». « Excessivement » par « trop », etc...` Dans le même ordre d'idée, vous pouvez, avec modération, utiliser des abréviations courantes du type « etc. » pour « et caetera », « n° » pour « numéro », « P.-S. » pour « Post-scriptum ». Il m'est arrivé d'écrire des S.V.P dans des e-mails pour dire s'il vous plait. Vous voyez, plutôt que de se faire plaisir avec des termes un peu rares, parfois un peu pompeux, il faut simplifier la tâche du lecteur en choisissant des termes très rapidement compréhensibles. Je compte sur vous.

Écrire des e-mails professionnels

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Date de parution :21 déc. 2016

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