Écrire des e-mails professionnels

Privilégier le temps présent

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Votre formateur vous explique comment utiliser judicieusement les temps et les modes verbaux. Prenez soin de rédiger vos e-mails au présent.
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Transcription

Je n'insisterais jamais assez, je crois, sur l'importance des verbes dans vos écrits professionnels. En tant que noyaux de chaque phrase, ce sont eux qui véhiculent le plus d'informations. Bien les choisir est un impératif. Bien les conjuguer, aussi. En général, les écrits professionnels ne laissent que peu de place au mode de l'irréel, à savoir le subjonctif et le conditionnel. Cela tombe bien, ils ne sont pas toujours faciles à utiliser. Le subjonctif est le mode du doute, du souhait, de l'indignation, de l'étonnement, de tout ce qui a moins de 50 % de chances de se produire. Certaines fois, vous allez devoir employer le subjonctif présent, « Il faut qu'il comprenne », « Je doute que vous arriviez à l'heure », « Nous souhaitons que tu réussisses », « Il est important que tu t'en souviennes », « Pour peu qu'il soit en retard », etc. Certaines locutions conjonctives appellent en effet le subjonctif. En voici une liste. Mais attention, ce n'est pas parce que vous avez la conjonction « que » qu'il faut automatiquement mettre le subjonctif. Par exemple, si « avant que » est suivi obligatoirement du subjonctif, « après que » doit être suivi de l'indicatif. On écrit « Après qu'il a fait son travail » et non « Après qu'il ait fait son travail ». Dans les écrits professionnels, vous ne devriez pas avoir à conjuguer un verbe au subjonctif passé. En tout cas je vous le déconseille. Il y a toujours moyen de tourner la phrase autrement. « Il fallait que nous comprissions » peut se mettre au présent « Il a fallu que nous comprenions » ou mieux encore se transformer en « Nous avons dû comprendre », c'est-à-dire l'indicatif passé composé. Le danger à l'écrit vient du fait que certaines formes du subjonctif présent et de l'indicatif présent se prononcent pareil alors que leur graphie diffèrent. « Ce serait bien que tu coures là-bas » prend -es à la fin alors qu'à l'indicatif, « tu cours » s'écrit sans e et se termine par un s. « Pourvu qu'il voie » au subjonctif s'écrit avec un e à la fin de « voir » et non un t, comme à l'indicatif. Pour savoir à quel mode conjuguer ce type de verbe problématique, remplacez-le par un autre verbe à la prononciation très distincte d'un mode à l'autre. Il y en a un qui passe partout, c'est « faire ». On dit « Pourvu qu'il fasse », c'est très différent de « Pourvu qu'il fait ». Et cela sonne bien mieux. Je sais immédiatement dans ce cas qu'il faut que je mette le subjonctif. Le mode conditionnel quand à lui sert à exprimer un souhait, une hypothèse ou un fait soumis à une condition, comme son nom l'indique d'ailleurs. Avec lui on peut aussi atténuer une demande : « Je souhaiterais vous rencontrer ». Or dans les écrits professionnels il faut être clair, direct. Ne pas prêter le flanc aux interprétations. Pas trop de demi-mesures. Je vous conseille donc d'éviter ce genre de formulation mais plutôt d'écrire « Je souhaite vous rencontrer » et puis proposer une date et une heure. Mieux vaut encore une fois utiliser l'indicatif pour éviter les malentendus. « Si vous venez à telle heure nous serons là pour vous accueillir », en l’occurrence le futur. Pour intéresser le lecteur, il faut rendre votre discours proche de ses préoccupations. On sait que son attention se fixera plus facilement sur le message s'il y a une certaine proximité dans le temps. C'est pourquoi on va surtout parler au présent de l'indicatif, le temps de la réalité immédiate : « J'ai l'honneur de vous communiquer... », « Nous vous demandons de bien vouloir », « Nous vous remercions... », « Nous vous signalons que ce retard nous cause un certain préjudice. » Avec le présent, vos phrases sont plus dynamiques, elles ont plus d'impact dans l'imaginaire de votre lecteur. Si vous avez à évoquer des faits antérieurs à cette réalité, employez le passé composé ou l'imparfait, selon que ces faits sont respectivement assez proches et brefs ou bien assez lointains et durables. Ne faites pas intervenir le passé simple ou le passé antérieur, vous vous ridiculiseriez. Si vous n'êtes pas sûr de la construction d'un verbe à un certain temps, vérifiez-la sur bescherelle.com, par exemple. Enfin, je terminerai avec l'impératif, c'est le mode de l'ordre, du conseil, de la recommandation. En tant que tel il est bien sûr à utiliser avec prudence et discernement. Vous éviterez absolument de l'employer face à un supérieur ou face à un client. Même si votre lecteur est votre subordonné mieux vaut parfois se servir du futur de l'indicatif pour faire passer l'ordre avec plus de diplomatie. « Vous voudrez bien me rendre ce dossier complété avant le 21/02 ». qui équivaut à un « Je vous demande de me rendre ce dossier avant le 21/02 ». Bref, mettez le présent de l'indicatif au cœur de votre e-mail et aidez-vous des autres temps pour nuancer votre discours.

Écrire des e-mails professionnels

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