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Préparer une réunion

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Un calendrier vous permettra de partager et d'être informé des prochaines réunions, échéances et autres évènements.
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Transcription

Un des gros avantages de SharePoint est évidemment la collaboration et le partage d'informations. Un calendrier partagé permet d'être informé des prochaines réunions, échéances et autres événements. Donc vous allez créer un calendrier que vous appellerez « CODIR », par exemple, sur le site Fruits & Légumes. Allez, on y va, et on va lui ajouter deux réunions. Donc, on ajoute une application, et ici, vous souhaitez créer un calendrier, vous tapez « Cal », par exemple. Vous avez le modèle Calendrier, très bien. Et vous l'appelez, on avait dit, « CODIR ». Voilà, vous créez. Ça y est, le calendrier est créé. Maintenant, vous allez créer, dans ce calendrier, deux réunions. Vous l'ouvrez, bien sûr, vous allez cliquer sur le bouton Ajouter qui apparaît quand vous survolez une case, voilà, vous pouvez cliquer dedans si vous voulez, et vous avez « Ajouter », et vous pouvez ajouter une réunion, donc, par exemple, la première réunion va être « Évaluation de la situation ». Voilà, c'est un exemple, évidemment. Vous pouvez renseigner l'emplacement, nous, on va surtout s'intéresser aux champs obligatoires. 15 h - 16 h, c'est très bien, on pourrait mettre une description, on peut catégoriser la réunion, en disant qu'elle est de type « Professionnelle ». Voilà. On peut faire de la périodicité, des manipulations assez classiques. Cliquez sur Enregistrer, et voilà, la réunion apparaît. Donc, ça c'est bien, le rendez-vous est fait. Ensuite, vous avez, pour l'instant, créé un calendrier. Maintenant, vous allez créer une deuxième réunion. Par exemple, la semaine prochaine, voilà, vous cliquez dans la case et vous faites « Ajouter ». Et vous devez traiter un problème urgent, « Décision à prendre ». On va juste mettre l'heure, par exemple, 11-13 h. Et une catégorie, « Professionnelle » aussi, pourquoi pas. C'est facultatif, mais bon, c'est juste pour vous montrer une possibilité. Vous cliquez sur Enregistrer. Voilà, donc vos deux réunions sont bien faites. Maintenant, vous allez sur le ruban Calendrier, et vous voyez apparaître encore le bouton « Se connecter à Outlook ». On clique dessus, on va autoriser la connexion au site. Et en fait, Outlook se lance, le voilà, et demande si vous voulez connecter ce calendrier à Outlook, on va dire oui. Et le calendrier apparaît avec, évidemment, les tâches, qui sont accessibles en modification parce que j'ai les droits pour le faire, attention. On peut, mais ce sont des fonctionnalités d'Outlook, superposer les deux calendriers, par exemple, le calendrier personnel et le calendrier commun qui est partagé maintenant. Vous avez tout à fait la possibilité de modifier, on va le faire d'ailleurs, on va modifier cette réunion-là. Je vais l'ouvrir tout simplement, je change l'intitulé, ça va être « Réunion de crise ». Voilà, on a un gros problème à résoudre, donc on va changer le titre. On enregistre. Donc cette modification a bien été faite dans Outlook. Maintenant, si je regarde dans SharePoint, je vais simplement changer d'affichage le temps que ça se rafraichisse. Et j'ai bien, effectivement, une mise à jour du contenu qui a été faite.

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Date de parution :30 août 2016
Mis à jour le:28 févr. 2017

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