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Créer un tableau de bord interactif avec Excel 2016

Préparer une feuille type

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Dans cette vidéo, vous en saurez plus sur quelques pistes esthétiques pour les feuilles de votre tableau de bord.
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Transcription

Nous allons voir maintenant, comment on peut de façon pertinente, préparer notre feuille Excel ou nos feuilles Excel pour accueillir un Dashboard ou un business Scoredcard. Alors, par rapport à ça, déjà, ce qu'il faut que vous sachiez c'est qu'idéalement votre propre écran devrait avoir la dimension la plus courante de ceux qui vont consulter votre business Scoredcard ou votre Dashboard, autrement dit, votre feuille Excel. Effectivement, si vous avez un écran 21 pouces et qu'ensuite le public-cible, ce sont des personnes qui ont un 15 pouces, évidemment, le résultat va être déplorable. C'est clair qu'ils pourront zoomer ou dézoomer, mais le résultat du zoom et du dézoom est catastrophique dans Excel. Alors voilà, comment vous pouvez travailler. Déjà, il est recommandé de masquer le ruban en double cliquant sur l'un des onglets. C'est une des méthodes, vous savez probablement qu'il y en a plusieurs. Et déjà là, on gagne en surface de travail. Ensuite, également ce que l'on sait : c'est qu'on pourra aussi via Affichage masquer la barre de formules chez nos collègues et ce, de manière automatique. Donc là, pour la barre de formules, ce serait bien que l'on fasse une macro qui a l'ouverture du fichier, l'affiche et la masque. Et ça, cette macro, on se la gardera pour le dernier chapitre qui aussi s'occupera de masquer le ruban automatiquement et de réactiver ce dernier automatiquement. Pour l'instant, je vous montre comment le faire manuellement. Ensuite, également, en allant toujours dans Affichage, normalement, le tableau de bord n'aura pas de quadrillage global sur l'ensemble des colonnes. C'est pour ça qu'on pourra désactiver le quadrillage, soit dès le début, soit une fois le travail terminé. Enfin, que vous le sachiez, à la fin, on n'aura plus les en-têtes. Là aussi, on peut mieux estimer à ce moment là, la surface de travail disponible. Également, à la fin de cette formation, je vous montrerai le code VBA, qui permet de masquer, ici, la barre de navigation des feuilles. Ce qui fait que nos collègues auront un environnement relativement pur. Et vous, une surface de présentation qui aura été maximisée par rapport à un certain type d'écran. Un des problèmes d'une technologie comme Excel, c'est que contrairement au web où il est relativement simple de faire un tableau de bord qui s'adapte automatiquement à la taille de l'écran. Dans Excel, c'est relativement compliqué parce qu'il faut faire du code VBA, qui est assez laborieux puisqu'il va falloir recalculer la taille de tous les graphiques dans la feuille ; Il va falloir recalculer les largeurs des colonnes, les hauteurs des lignes, la police, pour que tout soit visible quelque soit la taille d'écran. Et on s'entend que quand je dis, "tout soit visible", c'est -à-dire que tout soit lisible. Et encore, ça dépend souvent de la myopie ou de l'âge des gens qui consultent vos fichiers parce que ce genre de requêtes m'est déjà arrivé dans le cadre de ma profession, on m'a dit, "Attention ! La personne qui lit a un certain âge et elle n'est pas fan des lunettes." Pour le coup, il faut adapater aussi votre code à ce type d'informations. Là, le code VBA qui va redimensionner tout ça, on oublie ! On va supposer que notre fichier est destiné à un type d'écran. Maintenant, le fond de cette feuille que l'on a là, je vais remettre temporairement ici les en-têtes, vous pouvez le sélectionner en entier, en faisant typiquement un contrôle A. Ou en cliquant sur ici, le coin supérieur gauche. Et ensuite, choisir une couleur de fond de votre choix. Ça, c'est quelque chose de très personnel. Ensuite, quand votre tableau de bord sera terminé, je ne saurai que vous conseiller de masquer les colonnes inutiles, en faisant un Masquer, ça aura tendance à accélérer un petit peu l'ouverture du fichier Excel. Pareil pour les lignes, vous pourrez masquer les lignes qui ne servent à rien. Donc, pour l'instant, je le fais visuellement au bol. Ensuite, par rapport à la feuille, il faut savoir qu'assez souvent, les gens me disent parce qu'ils s'inspirent d'internet ; s'ils ne me le disent pas, de toute façon, je leur propose, en disant, " Mais des fois, je vois des tableaux de bords sur internet où en haut, il y a une sorte de barre de navigation avec des boutons, qui amènent l'utilisateur à tel ou tel autre tableau de bord." Parce que l'idée, c'est que vos collègues ne doivent pas passer par les feuilles pour passer d'un tableau de bord à l'autre parce que ce n'est pas joli, ce n'est pas ludique. Donc, c'est d'avoir une barre de navigation avec des jolis icônes, un joli design. Bref, que ce soit, comme dirait les gens du marketing : que ce soit sexy. Bien évidemment, il faut toujours pondérer le choix de faire une barre de navigation parce que le temps que vous allez faire cette barre de navigation, ça coûte de de l'argent à votre employeur. Et ce n'est pas parce que vous avez une barre de navigation que l'entreprise va faire plus d'argent. Ce n'est pas parce que vous allez faire gagner une seconde par semaine à trois ou quatre individus que le retour sur investissement de votre barre de navigation est forcément présent. Mais bon, supposons qu'on veuille une telle barre de navigation, dans le cas présent, ce que je vais faire, c'est que je vais la mettre dans la colonne A. Donc je e vais faire une barre de navigation verticale. Et puis le texte, dans cette colonne A qui sera en dessous des boutons sera en blanc donc, je peux préparer le texte en blanc. Cela va de soi, que l'on peut insérer le logo de l'entreprise quelque part, par exemple, je peux tout à fait aller dans Insertion, Image en ligne. Ici, je vais écrire Logo, Microsoft png parce que le png, ce sont des images avec fonds transparents. Par exemple, je vais prendre ce logo-là, je fais Insérer. On peut pour le coup, le redimensionner ; Voilà, comme ceci ! Donc, vous pouvez mettre le Logo, soit carrément dans la zone du tableau de bord, soit dans la zone de la barre de navigation. Ça, bien évidemment, c'est un choix très personnel. En termes de places, je préfère le mettre dans la zone du tableau de bord. Maintenant, il y a un autre problème dont il faut être conscient par rapport à la barre latérale : on voudrait que cette future barre avec des boutons soit dans chaque feuille. Et malheureusement ce n'est pas comme un site web, où, on peut faire qu'automatiquement, à l'aide d'un langage qui s'appelle le CSS, en changeant sur une page, ça change sur toutes les autres pages. Ce n'est pas facilement faisable dans Excel sans VBA. Nous, ce qu'on fera dans cette formation, c'est qu'à chaque fois qu'on mettra à jour la colonne A, on la copiera et on la collera sur les autres feuilles. Donc, voilà au niveau des préparatifs de la feuille une.

Créer un tableau de bord interactif avec Excel 2016

Concevez des tableaux de bord pertinents, qu’ils soient dynamiques ou non, avec Excel. Utilisez pour cela les fonctions, les graphiques, les segments, les macros, etc.

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Date de parution :18 août 2016

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