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L'essentiel d'Excel 2016

Préparer son tableau pour l'impression

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Il est important de régler les options d'impression avant de sortir vos documents. Procédez au paramétrage nécessaire pour imprimer votre tableau.
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Transcription

Fatalement, à un moment donné ou à un autre, vous allez avoir le besoin d'imprimer votre tableau. Celui-ci peut être tout petit, comme celui de cet exemple, exemple que vous trouverez dans les sources de cette formation au chapitre 12 et qui s'appelle « Impression.xlsx », ou alors il peut être aussi relativement long comme cette liste-là. Lorsque vous souhaitez imprimer avec Excel, il ne faut pas vous contentez de faire « Fichiers » comme dans les autres logiciels, puis « Imprimer ». Il vous faut, dans un premier temps, expliquer à Excel quel est le rapport entre votre feuille de calcul et la surface d'une feuille au format A4. Regardez, là je n'ai absolument rien fait. Qu'est-ce que j'obtiens ? J'obtiens un tout petit tableau, tout riquiqui dans son coin. Si je passe dans la deuxième feuille, dans la feuille « Vente », et que je fait à nouveau Fichiers Imprimer, qu'est-ce que j'obtiens ? J'obtiens une liste qui s'étale sur deux page et donc, arrivé sur la deuxième page par exemple, je n'ai plus les en-têtes de colonnes. C'est tout serré dans un coin, c'est pas très lisible, c'est pas très exploitable. Donc, avant de faire Fichiers Imprimer il vous faut préparer le travail d'impression, c'est à dire adapter votre feuille de calcul à la taille d'une feuille au format A4 si vous imprimez en A4. Alors, commençons par un petit tableau. J'ai la possibilité, lorsque je souhaite imprimer, de définir tout ou partie de mon tableau pour imprimer. Si je souhaite imprimer qu'une partie de mon tableau, je sélectionne que la partie qui m'intéresse. Si je souhaite tout imprimer, je peux aussi sélectionner l'ensemble. Une fois que j'ai fait cette sélection, je viens dans « Mise en page », et dans le groupe « Mise en page », je viens sur Zone d'impression Définir. Ceci explique à Excel quelle est la partie que je souhaite imprimer. Donc ça peut être juste quelques cellules ou l'ensemble. Maintenant que ceci est fait, toujours dans l'onglet « Mise en page », et dans le groupe « Mise en page », j'ai la possibilité d'agir sur les marges. Je peux prendre des marges normales, des marges larges, des marges étroites ou faire des marges personnalisées. Je préfère personnellement cette option de marge spersonnalisées parce que ça me fait apparaître cette boîte de dialogue dans laquelle il y a beaucoup de réglages possibles et notamment, regardez-bien, vous voyez que mon tableau pour l'instant il est en haut à gauche. Si je mets une croix dans « Centrer sur la page » horizontalement et centrer verticalement, mon tableau va être parfaitement centré sur ma feuille de papier. D'autre part, je peux bien évidemment régler les marges. Je vais mettre 3,5 cm approximativement « 3,8 cm » d'un côté, « 3,8 cm » de l'autre. J'ai donc réglé mes marges. Je peux régler la marge haute et la marge basse, l'en-tête et le pied de page, mais je peux aussi travailler par rapport à la page pour choisir « Portrait » ou « Paysage ». Sachant que ce réglage, « Portrait » ou « Paysage », je le trouve dans cette icône « Orientation ». Autre chose qui peut être intéressant, c'est le « Réduire/agrandir à : 100 % de la taille normale » ou alors « Ajuster » pour que ça tienne sur une page en largueur et une page en hauteur. Lorsque je clique là-dessus et que je viens en mode « Aperçu », je vais voir que mon tableau est parfaitement centré. Là je l'ai centré, j'ai dit que je voulais qu'il tienne sur une page au format A4, il tient. Il n'a pas été ni grossi ni diminué en taille parce qu'il est tout petit. Maintenant, si je prends le deuxième élément, la liste ici, que je sélectionne toutes les valeurs, comme ceci, voilà, et là je vais lui dire que ça, c'est ma « ZoneImpr ». « Définir ». Je viens maintenant dans « Marges ». Je vais choisir « Marges personnalisées », je veux centrer verticalement, horizontalement je viens dans « Pages ». Là regardez bien, si je lui dis d'ajuster sur une page en largeur et une page en hauteur, plutôt que d'avoir trois ou quatre pages, si je viens en mode « Aperçu ». Je vais avoir tout mon tableau qui va tenir sur une seule feuille. Effectivement, c'est écrit tout petit. Mais on ne peut pas avoir le beurre et l'argent du beurre, c'est soit vous utilisez plusieurs pages, soit vous souhaitez en utiliser qu'une. Eh bien, en en utilisant qu'une seule vous pouvez arriver à tout faire tenir. Bien évidement, c'est au détriment de la lisibilité, Excel adapte la taille des caractères pour que tout tienne sur la page tel que vous l'avez demandé. Je reviens sur mon premier tableau. Je vais maintenant toujours aller sur Marges Marges personnalisées, et je vais aller sur « En-tête/Pied de page ». Il est toujours intéressant de mettre un en-tête ou/et un pied de page parce que ça permet notamment de connaître la date d'impression. Alors, il faut savoir que vous pouvez créer des en-têtes, mais vous pouvez aussi utiliser des modèles. Si j'ouvre cette petite boîte, je peux par exemple choisir le modèle ou il y a uniquement le numéro de page. Je peux aussi choisir le modèle où il y a le nom du fichier, où il y a le nom de la feuille, etc. Vous avez donc ici plusieurs modèles qui sont proposés. Une chose intéressante, c'est le modèle où il y a la date. Alors maintenant si aucun des modèles ne vous intéresse, vous pouvez faire un en-tête personnalisé ou un pied de page personnalisé. Vous cliquez, pour ce faire, sur « En-tête personnalisé », ou « Pied de page personnalisé » suivant le cas, vous arrivez dans ce dialogue et là vous avez le haut de votre feuille en format A4 qui est partagé en trois grandes zones : la gauche, le centre, la droite. Par exemple, je souhaite mettre sur la gauche un numéro de page. Je clique sur cette icône pour l'obtenir. Des petites bulles apparaissent et vous disent à quoi ça sert. Par exemple ici je voudrais le calendrier. Je mets la date. Donc, sur la partie gauche de mon impression j'aurais la date. Sur la partie droite, je veux qu'il y est écrit, donc je clique dans la case : « Page ». Je fais un espace et maintenant je vais lui dire je veux le numéro de page. Donc derrière le mot « Page » il y aura le numéro de page. Je fais « Ok ». Maintenant si je viens en mode « Aperçu », Eh bien, j'ai en haut ici la date et là le numéro de la page qui fait son apparition. Je reviens en arrière, je vais toujours revenir sur mes « Marges », « Marges personnalisées ». Je vais maintenant demander à ce que mon tableau soit un petit peu plus gros parce que là il est un peu petit. Je vais prendre la première option. Là je vais lui dire que je veux aller à « 115 % ». Si je fais « Aperçu », vous voyez que mon tableau est beaucoup plus gros qu'il ne l'était tout à l'heure. Je reviens en arrière. Je viens toujours sur « Marges », « Marges personnalisée ». Dernière petite chose intéressante, c'est le dernier onglet : l'onglet « Feuille ». L'onglet « Feuille » va me permettre de faire des choses qui sont utiles. Par exemple, je peux demander à l'impression d'avoir le quadrillage, c'est à dire les entourages de cellules ici. Je peux demander à ce qu'on imprime en noir et blanc, en qualité brouillon. Je veux les en-têtes des lignes et des colonnes, je veux qu'il y est écrit « A, B, C, D, 1, 2, 3, 4 ». Il me suffit donc de cocher ces différentes cases en fonction de ce que je souhaite obtenir. Dernière petite chose, notamment pour les listes. Là j'ai une liste. Lorsque, cette liste, je souhaite l'imprimer. Eh bien, il va y avoir, sauf si j'ai demandé autre chose. Là je vais demander « Réduire/agrandir » donc à « 100 % » de la taille nominale. Je viens maintenant sur « Feuille ». Donc, lorsque je demande cette impression, je vais être obligé de travailler sur plusieurs feuilles Ce que j'aimerais, c'est reproduire l'en-tête des colonnes sur chacune des feuilles. Pour ce faire, toujours dans « Feuille », j'ai la possibilité de dire « Lignes à répéter en haut ». Je clique sur cette icône et je glisse tout simplement sur la zone, donc sur la première ligne ici. Je glisse dessus ou je clique tout simplement sur la première ligne. Je clique sur mon icône. Maintenant donc, lorsque je vais faire « Aperçu », regardez bien, j'ai l'en-tête des colonnes sur la page numéro 1. Quand je passe sur la page numéro deux, j'ai aussi l'en-tête des colonnes. Quand je passe sur la page numéro trois, eh bien j'ai aussi l'en-tête des colonnes. Donc, on a la possibilité vraiment de régler les choses comme on le souhaite. Là je suis en orientation portrait, j'aurais aussi pu travailler en orientation paysage. Bref. En deux mots comme en trois, lorsque vous souhaitez imprimer, ne faites jamais Fichiers Imprimer directement mais passez plutôt par l'onglet « Mise en page ». Faites vos différents réglages de marges, d'orientation, de taille, taille du papier, peut-être que vous avez une imprimante en format A3, donc choisissez A3 dans ce cas-là. Définissez donc la taille du papier, la zone que vous souhaitez imprimer, les sauts de pages éventuels. Vous pouvez faire du décorum avec des arrières-plans, etc. L'arrière-plan n'a d'intérêt que dans le cas où vous voulez mettre un message du type « Duplicata » ou « Copie conforme ». Mettre des images en arrière-plan, ça n'améliore pas la lisibilité. Donc à éviter d'utiliser, l'arrière-plan. Ensuite, une fois que vous avez fait vos différents réglages, là vous pouvez effectivement faire Fichiers Imprimer. Dernière chose, sachez que lorsque vous enregistrez votre classeur, vous allez enregistrer tout ce paramétrage et donc, à partir de là lorsque vous revenez quelque temps plus tard et que vous relancez une impression, les caractéristiques d'impression que vous avez déjà réglé sont conservées.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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