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Visio 2016 : La modélisation de processus

Préparer les pages de métaprocessus, de description et de légende

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Préparez quelques pages exigées par les normes et les standards. Puis finalisez globalement votre modèle Visio.
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Transcription

Dans les finitions de notre modèle, il nous reste à préparer quelques petits détails. Il se peut qu'il y ait des personnes, dans certains départements qui vont utiliser votre modèle pour faire des dizaines de processus. Comme on le sait dans Visio, il vaut mieux faire un maximum de processus dans le même fichier. Hors certaines normes exigent qu'il y ait un processus qui représente les interactions entre tous les processus. C'est ce que l'on appelle un Méta-processus Il serait peut-être utile de présenter ou si vous préférez de préparer la page du méta-processus dans le modèle lui-même. Pour ceci, on va créer une nouvelle page qu'on va mettre tout au début. On va l'appeler Metaprocessus. Évitez les accents parce que ça peut poser problème. Une fois que vous avez cette page, les normes n'exigent pas de cartouche particulière pour les méta-processus, du moins je n'en ai jamais vu qui allaient dans ce sens-là. On peut donc aller dans les options de mise en page de la page de méta-processus et dire que ça n'aura aucun arrière-plan. On fait un ok et on a une page totalement vierge, prête à accueillir le méta-processus avec également les liaisons dynamiques aux autres processus. Ça, c'est la première chose. Deuxième chose, c'est de créer une page des légendes. Effectivement certaines normes exigent que vous créiez une page avec toutes les symboliques que vous avez utilisées et leur description. Donc on va créer à cet effet une page à la fin, donc là elle est déjà juste avant les pages de premier plan. On va appeler cette page : Légendes. Il n'y a aucune norme qui spécifie comment cette page doit être structurée. On va la mettre en Portrait. On va dans Paysage, Taille de la page et ici on va se mettre en Portrait pour le plan de travail et pour l'impression. Et on fait un Ok. J'ai vu des clients qui préparaient déjà des exemples pour leurs collaborateurs sur comment ils pourraient éventuellement structurer la page des Légendes, en mettant quelques symboles à gauche et ensuite quelques textes à droite. Voilà pour la page des Légendes. Il nous reste encore un autre type de page à voir. C'est ce qu'on appelle la page de description. C'est une page exigée par une certaine quantité de normes et de standards. Normalement la page de description doit être associée à chaque processus, un processus a une page de description. On va ajouter ici une page. Ça va être page 5. On va mettre DP pour Description Processus et là on va mettre XX pour sous-entendre description du processus numéro. Les pages de descriptions sont assez simplement constituées. Il y a plusieurs manières de les faire parce que la plupart des normes n'exige pas de structures particulières. Ce sont souvent de simples boîtes de texte de hauteurs variables et qui contiennent des intitulés ou des puces déjà préfaites. Là par exemple, j'ai créé une zone de texte, je vais me positionner en haut, à droite, en Arial 12. Je vais mettre ici, comme l'exige un grand nombre de normes-- je vois qu'à nouveau il s'est mis tout en majuscules donc on va se mettre en Normal. On va mettre ici Rôle du processus entre parenthèses Description résumée de l'activité Deux-points. Là on peut mettre trois petits points, trois petits points, trois petits points, etc. Ceci va être le titre en gras. Ceci pourrait être notre premier canevas qu'on va remplir de blancs. On va mettre un trait noir autour. On va le disposer sur la page de façon un peu plus convenable. Comme ça, ça n'a pas l'air mal. Et ensuite on peut copier-coller cette structure-là et changer les intitulés. Le deuxième, c'est objectif(s) puisque c'est une exigence de certaines normes de définir les objectifs ou, selon certaines normes, les finalité(s) ou exigences du processus. Ensuite ici souvent ce sont des puces, on peut déjà préparer le listing de puces. Ensuite certaines normes exigent que l'on puisse décrire la valeur ajoutée du processus. Par contre, je vais enlever les puces parce que c'est souvent un texte continu. Je ne vais mettre qu'une seule ligne de texte, réduire la taille de la zone et puis on va mettre Valeur ajoutée : Ensuite il y en a qui exigent ce qu'on appelle les Faits Générateurs ou Déclencheurs du Processus. Déclencheurs du processus, entre parenthèses Avec les fréquences, c'est-à-dire la périodicité. Ensuite il y a des standards et des normes qui exigent qu'on leur donne la liste des intrants et des extrants. Donc là typiquement on va mettre Intrants. Deux-points. Ensuite ici, Extrants, avec à nouveau quelques puces. Comme ceci. Là on va adapter un petit peu ça pour que ce soit plus esthétique. Et ainsi de suite, on peut encore ajouter plusieurs cadres de zones de texte de descriptifs puisque, de toute façon, ça dépend des normes. Après vous allez devoir, jouer avec la hauteur et la taille de texte. Sachez que, dans la pratique, puisque un des prérequis de cette formation, rappelez-vous, c'est d'avoir suivi des formations de théories de processus ou de l'ingénierie des processus, en réalité il y a à peu près le double de zones de texte lorsqu'on va dans les normes les plus exigentes au monde. Mais ceci nous donne déjà une idée et un exemple de base, avec lequel on peut partir pour cette formation sans avoir à passer 40 minutes à faire toutes les boîtes que l'on trouve habituellement. On va se remettre sur la page méta-processus. On va enregistrer le fichier et puis on va passer au dernier point de cette préparation.

Visio 2016 : La modélisation de processus

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Logiciel :
Visio Visio 2016
Spécial abonnés
Date de parution :14 nov. 2016

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