Les fondements du bilan de performance

Préparer l'entretien d'évaluation

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Pour assurer le succès de vos entretiens d'évaluation, nous allons évoquer la meilleure manière de nous préparer. La bonne préparation des entretiens est un élément important de leur réussite.
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Transcription

Pour assurer le succès de vos entretiens annuels d’évaluation, nous allons évoquer la meilleure manière de les préparer. En effet, la bonne préparation des entretiens est un élément important de leur réussite. Préparer c’est communiquer, et informer pour lever les réticences et les préjugés. Regrouper toutes les informations utiles et programmer et assurer la logistique. En tout premier lieu, réussir les entretiens implique de la communication de la part de la direction de l’entreprise qui doit rappeler en amont de toute action, les objectifs de l’entretien et les conditions de sa mise en œuvre aux représentants du personnel, aux salariés et aux responsables hiérarchiques. Ils doivent expliquer le sens et les objectifs de l’entretien, donner les informations principales sur le déroulement de l’entretien, les modalités et les enjeux, et transmettre tous les supports qui vont permettre au salarié de se préparer. À savoir, la fiche de poste, le référentiel de compétences, le guide pour préparer l’entretien, le support qui permettra de consigner le compte-rendu d’entretien, et enfin le passeport de compétences qui permet de consigner par écrit, tout ce que l’on sait faire dans un cadre professionnel, et cela afin de mieux se connaitre soi-même, pour favoriser sa mobilité interne et externe. Le but du jeu, est que le salarié n’ait aucune surprise le jour J, et qu’il ait toutes les informations et les supports nécessaires pour se préparer correctement. En deuxième lieu, il faut informer les salariés, insister sur l’intérêt que l’entretien représente pour eux, et lever les réticences des salariés qui pourraient penser que c’est un entretien inutile, que tout est joué d’avance, et encore bien d’autres choses très négatives et donc improductives. Pour ceux qui auraient encore des réticences, il ne faut pas hésiter en amont à leur demander s’ils ont des questions. Il peut être aussi aidant de passer du temps avec eux de manière informelle, afin de préciser le cadre, le contexte et les objectifs de cet entretien. En troisième lieu, il faut regrouper toutes les informations d’évaluation, sur lesquelles vous allez vous appuyer. Cela peut être le dossier des ressources humaines, le questionnaire d’auto-évaluation, l’évaluation à 360 degrés, ou bien, vos notes personnelles effectuées tout au long de l’année. Préparez vos remarques, questions, arguments, exemples, de sorte d'avoir des éléments à la fois qualitatifs, et quantitatifs, contextualisés et donc objectifs. Vous allez devoir travailler la forme de manière à faciliter les échanges et être entendu. En quatrième lieu, préparer c’est programmer les entretiens. Il faut choisir un moment qui soit adapté aux obligations des deux intervenants, et qui permette d’aborder l’entretien de manière sereine. Il ne faut pas oublier, un mois avant l’entretien, d’envoyer un mail individuel, contenant toutes les informations nécessaires, tous les supports, ainsi que la date, le lieu, la durée, et un rappel des objectifs de l’entretien. Deux semaines avant l’entretien, réserver si c’est nécessaire, le lieu dans lequel les entretiens vont avoir lieu. Le choix du lieu aura toute son importance. Il faut choisir un lieu, favorisant la confiance et l’échange, il ne faut pas aller dans le bureau du supérieur car cela représente trop la hiérarchie, et cela peut impressionner et mettre mal à l’aise le salarié. Il est préférable de sortir du cadre quotidien du salarié, et donc éviter son bureau s’il en a un. Si possible, privatiser un espace comme une salle de réunion, et disposer la salle de manière à être assis côte à côte et ne pas être séparés par une table. Cela renforcerait la position de supériorité hiérarchique, alors qu’il est préférable de créer une ambiance de collaboration. Deux semaines avant, il est temps également de se poser la question de la nécessité ou non, d’avoir un représentant des ressources humaines ou un autre manager à vos côtés. En effet, certaines situations conflictuelles, peuvent nécessiter la présence d’une tierce personne. Le salarié devra être informé, du coup l’information de la présence inhabituelle d’un témoin, pourrait avoir un effet pervers, et envenimer d’autant plus la situation. Il faut donc être très vigilant et n’avoir recours à cette possibilité que dans le cas d’une forte conviction de conflit potentiel.

Les fondements du bilan de performance

Rendez les évaluations de performance de vos employés plus objectives et moins stressantes. Fixez des objectifs, sachez recueillir les commentaires de vos collaborateurs, etc.

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Date de parution :15 déc. 2016

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