L'essentiel de Project 2013

Préparer le zoom ou l'échelle de temps

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Apprenez à personnaliser le zoom et soyez averti d'une petite défaillance du logiciel face au changement de zoom.
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Transcription

Nous allons maintenant parler, toujours au niveau de la communication, de l'échelle de zoom, un petit peu plus en détail. Effectivement, rappelez-vous qu'en bas à droite du logiciel, dans la barre d'état, on a comme dans Word, Excel et Powerpoint, ici un curseur de zoom, comme vous pouvez le voir, on peut s'amuser vraiment à aller à gauche, ce qui donne des « trimestres » avec des « semestres ». Ou vraiment tout à droite, on voit les jours par pas de deux heures. La chose étant c'est que soit il y a des gens qui veulent aller beaucoup plus en détail, voire même à la minute, ou il y a des gens qui veulent aller avec un zoom encore plus en arrière, où ils ont carrément les années, avec semestre un et semestre deux. Il faut savoir que ceci est possible et je vais vous le montrer, mais avec la demande la plus fréquente, pas celle avec l'année et les deux semestres. Ce n'est vraiment pas la plus demandée Donc, voyons ceci. D'abord, pour personnaliser l'échelle de temps, il vous suffit de faire un « clic droit » sur cette échelle, et vous avez une option qui s'appelle « Échelle de temps ». L'échelle de temps, il faut comprendre qu'elle a trois niveaux, par défaut, et qu'il y en a toujours que deux qui sont affichés, par défaut, lorsqu'on ouvre le logiciel pour la première fois. Il y a le « Niveau intermédiaire » et le « Niveau inférieur ». Les trois niveaux qui sont là. Le « Niveau supérieur » n'est pas activé par défaut. Imaginez qu'on souhaiterait un affichage à trois « niveaux ». Que vous soyez dans le niveau supérieur, le niveau intermédiaire, ou le niveau inférieur, à chaque endroit, vous pouvez dire je veux un « Trois niveaux ». Ça va changer le « Afficher » dans les autres onglets aussi. Maintenant, imaginez la situation suivante, nous souhaiterions un affichage qui nous montre notre projet, avec des unités de semaines, semaines numérotées depuis le début de l'année. C'est l'idée. Ensuite, chaque semaine doit être affichée avec le mois auquel elle appartient. Et les mois doivent être affichés avec l'année à laquelle ils appartiennent. Voyons, d'abord le « niveau supérieur », on va dire qu'on veut une « année ». On veut l'année par pas de un, c'est pour ça « nombre » va rester 1. Et « l'étiquette », c'est-à-dire comment l'année est affichée, on va laisser « 2009, 2010 », ça va amplement. Vous voyez qu'on a quelques autres choix, mais le plus classique, ça reste simplement l'année. On va « centrer » l'année, par contre, pour qu'elle soit au milieu des douze mois de l'année, tout simplement. Maintenant, le « niveau intermédiaire », on va lui dire idéalement j'aimerais les « semestres », ou les « trimestres », ça se tient à peu près, on demande les deux tout aussi souvent l'un que l'autre. Si je prends par exemple des « trimestres », je vais dire je veux les trimestres par pas de un, et ensuite, je veux simplement qu'il soit numéroté premier trimestre, deuxième trimestre, troisième trimestre, mais si possible, « centré ». Ensuite, le « niveau inférieur » ici, je vais vouloir des « semaines ». Donc, je vais prendre ici « Semaines ». Et là, le pas des semaines, je ne veux pas une semaine sur huit. je veux une semaine par une. Par contre, je ne veux pas que les semaines s'affichent avec le premier jour de la semaine, mais avec le numéro de semaine, depuis le début de l'année. C'est pour ça que dans « Étiquette », on va aller chercher ici la seule option que Microsoft propose pour avoir les numéros de semaines depuis le début de l'année, c'est le « 1, 2, 52 », qui est ici. Le « Semaine 1 », « Semaine 2 » que vous voyez là, et le « S1, S2, S3 » ou le « 1, 2, 3, 4 », c'est non pas depuis le début de l'année, mais c'est depuis le début du projet, ce qui n'est pas la même chose. Donc là, on va prendre le « 1, 2, 52 ». Et une fois que ceci est fait, normalement l'idée, c'est de jouer ici avec les zooms, pour avoir quelque chose qui soit le plus condensé possible, tout en étant toujours lisible, afin que lorsqu'on imprime les plannings, l'impression prenne la surface minimale de papier, ou tienne au maximum dans un PDF d'une certaine taille. Là, je vais réduire encore un peu, là c'est trop. ce n'est pas joli, voilà, comme ça, « 60 % ». Si on valide ça par « OK », là vous pouvez voir qu'on a notre grille, « 3e trimestre », « 2e trimestre », « 1er trimestre », « 2012 ». Je peux partir à droite et là, vous voyez, on a notre « planning » de projet avec l'année 2016, les trimestres visibles et les semaines. C'est une manière de construire simplement l'échelle de temps. Évidemment, on peut retourner à n'importe quel moment dans « Échelle de temps », puis changer un petit peu, ou même beaucoup le pourcentage, ce qui va évidemment changer la largeur de votre projet actuel. Il faut savoir qu'il y a quelque chose qui est très embêtant avec « Project », c'est d'ailleurs une des premières choses qui fait qu'on parle des macros dans les formations de base, juste parler, on ne les pratique pas, c'est le problème que quand vous avez personnalisé l'échelle de temps, et que vous jouez ici avec le curseur, ou avec le « - » et le « + », au fait, il va casser le travail que vous avez fait au niveau de l'échelle de temps, je m'explique. Regardez ici bien notre échelle de temps, je clique sur un « + ». Voilà, ça change l'échelle de temps, comme vous pouvez le voir. J'ai perdu les trimestres avec les années. Tout s'est décalé, pas de problème, je reviens en arrière avec le bouton retour en arrière. Là évidemment, je récupère heureusement. Mais le gag, c'est que si on le fait avec le « + », et qu'on se dit je vais revenir avec le « - », on ne récupère jamais. Donc, il suffit que vous ayez zoomé et dézoomé un peu, et puis vous vous dites je fais plein de manips maintenant, tout à coup, vous allez voir que vous avez perdu votre échelle de temps, vous faites arrière, arrière, arrière. Donc, vous cliquez sur Annuler, Annuler. Non seulement vous allez annuler les actions que vous avez faites, mais en plus, vous risquez de ne même pas retrouver de zoom que vous aviez fait, puisque vous avez fait trop de manips entre temps. Et donc, c'est vraiment quelque chose d'embêtant. Là, je peux faire « Annuler », parce que je n'ai pas fait trop de manips. Donc là, je retourne maintenant à ce qu'on avait fait. Souvent il y en a qui disent mais comment on peut pallier à ça ? Il faut faire une macro, et cette macro, on la met souvent en tant que bouton dans la barre d'accès rapide. Mais ça, c'est le sujet des cours Macros de Microsoft Project, auxquels je vous renvoie d'ailleurs, pour ceux que ça intéresse. Donc, voilà pour ce sujet concernant l'échelle de temps dans « Project ».

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Date de parution :28 juil. 2016

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