Créer un planning avec Excel 2016

Préparer la table d'entrée

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Préparez la table d'entrée de la planification en vous inspirant fortement des colonnes fondamentales. Ces colonnes existent typiquement dans un logiciel comme Microsoft Project.
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Transcription

Nous allons maintenant aborder le dernier chapitre de cette formation dont le but va être de créer une planification de type diagramme à barres. Quelle est l’idée derrière ? C’est que beaucoup d’individus dans les entreprises et administrations recherchent à créer ce que fait, par exemple, le logiciel de la suite Office, qui s’appelle Project, qui permet de créer des plannings de projets, entre autres, ou également des gestions de planification de réservations de chambres d’hôtel ou d’auberge ou également de centres de séminaire et qui fait beaucoup plus que ça. Mais, idéalement dans Excel, souvent, les gens veulent simplement pouvoir représenter un visuel de ces petits rectangles de couleur que vous voyez là. Et à ce moment-là, on appelle ça un diagramme à barres. Si on veut représenter également ici les flèches qui permettent de faire des dynamiques de connexion très importantes dans le domaine de la gestion de projets. On ne verra pas ça dans cette formation parce qu’il faut utiliser du VBA et on s’interdit de faire usage du VBA. Maintenant, il faut savoir une chose, c'est que si, avec Excel, votre but, c'est de recréer Microsoft Project, qui coûte entre 650 et 1200 euros en fonction du type de version de Project, si vous êtes un très bon développeur, il vous faudra à peu près trois mois, à plein temps, de codes informatiques pour recréer l’équivalent de Project dans Excel. Évidemment, il faut mettre sur la balance trois mois de travail et entre 650 et 1100 francs et si vous êtes quelqu’un qui n’est pas forcément doué ou qui n’a jamais fait de programmation, vous pouvez compter à peu près, de ce que j’ai pu voir chez certains clients qui ont recréé la roue, entre cinq et sept ans de travail. Maintenant, on va commencer par le commencement. C’est que, si vous observez bien, on a ici, dans les logiciels de gestion de projets quels qu’ils soient, ce qu’on appelle une table avec certaines informations concernant les tâches. Alors, attention, les tâches ont, dans les logiciels de gestion de projets professionnels, plus de 300 colonnes de données standardisées. On ne va pas faire 300 colonnes dans notre fichier Excel, qui est ici derrière. Mais on va faire quelques éléments d’idée. Donc déjà, on va préparer la structure de base de notre fichier de planification. On va, dans un premier temps, faire ici une zone réservée pour un futur logo. Ça pourrait être le logo du client. Donc là on va mettre « Logo Client ». Bien évidemment, on peut sélectionner cette zone et la mettre en blanc pour bien dire aux collègues qu’on attend que, là, le logo du client soit inséré en tant qu’image. Une fois ceci fait, on va dans la cellule A6, par exemple, écrire ID qui veut dire Identificateur. Il faut savoir que chaque tâche doit avoir un numéro d’identification unique, non seulement au niveau du projet, mais au niveau de l’ensemble de tous les projets de votre organisation. Ensuite, on peut raccourcir cette colonne. Certes, ça raccourcit aussi le logo qu’il y a au-dessus. À ce moment-là, on peut tout à fait centrer et fusionner le petit titre « Logo Client ». Ensuite, il y a typiquement, dans le cas du minimum, le nom de la tâche qui est souvent une information relativement longue. Pour le coup, ici on voit qu’on rallonge encore une fois la zone du logo. Il vaut peut-être mieux -- et là je vous montre typiquement ce qu’on fait souvent -- c’est défusionner, refusionner, laisser tomber la partie qui est ici en allant effacer tout avec la gomme et on remet une bordure juste pour la partie qui nous intéresse. Donc on a l’ID, la colonne avec le nom des tâches, ensuite, on a le travail, c’est-à-dire l’effort homme en heure. Ici, on aura la durée calendaire -- voilà, comme ceci -- donc la durée calendaire des tâches. Ensuite, ici on aura le pourcent achevé, comme ceci. Ensuite, on aura le début panifié, ensuite, la fin planifiée, comme ceci. On aura bien évidemment des deadlines, ce qu'on appelle, en franco-français, des échéances. Ensuite, on a une variation entre le planifié et le réel. On a ensuite des prédécesseurs parce qu’évidemment, une tâche a souvent un prédécesseur pour s’exécuter. Ensuite, on a un délai parce que, souvent, entre la tâche et celle qui suit, il peut y avoir une petite marge et enfin on a le « Assigné à », comme ceci. Évidemment, on peut ajuster au mieux toutes ces colonnes. On peut les mettre en gras, on peut ensuite mettre une couleur de fond de notre choix et cela va, sans dire, qu’on peut déjà préparer ici le cas le plus typique que je vois : c’est souvent des projets entre 2000 et 4000 lignes. Et là, on va aller à 4000 pour faire un chiffre rond et joli et on va simplement mettre une bordure de type Toutes les bordures. Maintenant que l’on a ça, on va, ici sur cette zone, activer l’outil de filtrage en anticipant le fait que nos collègues vont peut-être vouloir filtrer. Maintenant qu’on a activé l’outil de filtrage, il va s’agir d’ajuster toutes les colonnes, sinon on ne voit pas bien le titre de chacune de ces colonnes et, toujours dans les préparatifs, on va écrire dans D2 « Début Projet » parce que les logiciels de gestion de projets demandent la date de début du projet et la fin également du projet. L’idée, c’est de voir le fait qu’on ait une zone visuelle qui nous représentera le début et la fin dans le planning comme le font les logiciels de gestion de projets spécialisés. Et puis là, on va typiquement mettre ceci dans une bordure, en gras. Puis là, on va mettre une couleur de fond, par exemple, du vert et ici, une forme d’orange clair. Maintenant que l’on a ça, on va préparer pour la suite, l’échelle de temps qu’il y aura ici à droite de notre tableau. Effectivement, si je vous remontre un logiciel comme Microsoft Project, vous remarquez qu’on a les jours, là, on a les semaines et là, des mois. Alors, on va faire ici le cas qui est très souvent demandé dans Excel. Ici, on aura le nom des jours, c’est-à-dire, lundi, mardi, mercredi, jeudi, etc. Ici, par contre, on aura le numéro du jour ce qu’on va appeler « Jour ». Ensuite ici, on aura le numéro de la semaine ce qu’on va appeler « Semaine », ensuite ici, on aura le nom ou le numéro du mois et enfin, l’année. Donc là, on prépare simplement les zones de travail puis, on peut déjà mettre ceci en gras avec aussi une couleur d’un certain gris, avec ici une certaine bordure intérieure et une certaine bordure extérieure. Maintenant qu’on a ceci, on va deviner que lorsqu’on va faire notre planning par moment, on va descendre et, bien évidemment, quand on descendra, on voudra que la zone qui est là reste toujours à l’écran et, bien évidemment, notre échelle de temps aussi. On va se mettre là dans A7, on va aller dans Affichage, on a un bouton Figer les volets et là, ici c’est marqué Figer la ligne supérieure, mais si on prend Figer la ligne supérieure, au fait, regardez bien, il ne fige que la ligne une et c’est pas ce que l’on veut. Là, on va dire Libérer les volets et, au fait, ce que l’on veut, c’est figer ce qui est supérieur à là où actuellement se trouve la souris. Donc on va dans Figer les volets, qui est là, et maintenant, vous voyez que je peux toujours me déplacer à droite, mais si je me déplace vers le bas, vous remarquerez qu’à ce moment-là, on a effectivement la zone des intitulés qui reste visible, ainsi que la zone avec notre future échelle de temps.

Créer un planning avec Excel 2016

Abordez la planification et la création d'échéanciers dans Excel. Concevez un diagramme à barres avec les activités en cours, un visuel de hiérarchie de tâches et de phases, etc.

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Date de parution :7 sept. 2016

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