Excel 2013 : L'analyse de données

Préciser les données avec l'outil Sous-total

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L'outil Sous-total est pratique non seulement pour préciser vos données, mais surtout pour imprimer proprement l'intégralité de vos bases de données.
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Transcription

Au cours de ce module, nous allons apprendre ensemble comment utiliser l'outil Sous-total dans Microsoft Excel. Attention, il ne faut pas confondre la fonction SOUS.TOTAL et l'outil Sous-total. La fonction SOUS.TOTAL, vous pouvez l'obtenir en écrivant =sous.total. Ce n'est pas ce que nous allons voir ici, j'efface, je fais Entrée. Pour pouvoir utiliser l'outil Sous-total, vous devez d'abord aller dans DONNÉES puis tout à droite, choisir Sous-total. À quoi sert-il ? Tout d'abord il sert à préciser vos données en rajoutant des totaux, même des sous-totaux pour être plus précis. Mais ce n'est pas tout, il vous permet surtout d'imprimer proprement l'intégralité de vos bases de données. C'est très pratique avant un inventaire par exemple, ou si vous devez contrôler un projet. Voyons comment faire. Pour notre exemple, j'ai cette base de données. Je souhaite avoir des sous-totaux pour mes quantités, pour mes montants bruts et mes montants finaux HT. Je souhaite obtenir ces sous-totaux en fonction de mes commerciaux. Commençons. Avant de faire quoi que ce soit, je dois m'assurer que ma base de données soit bien triée. Là, comme je souhaite faire un tri sur les commerciaux, je fais un clic droit dans la colonne Commerciaux, Trier puis Trier de A à Z. Ensuite je peux aller dans DONNÉES, puis Sous-total. Là je dois faire attention à chaque option. Comme je veux faire un tri par les commerciaux, je dois m'assurer que le sous-total se fasse à chaque changement de commercial. Si j'avais voulu choisir autre chose, Manager par exemple, j'aurais dû trier sur les managers et ensuite choisir Manager. Là restons sur les commerciaux. Ensuite je dois choisir la fonction. Comme je souhaite obtenir des totaux, il s'agit d'une fonction SOMME. Si besoin, j'aurais pu en choisir une autre. Enfin je dois préciser à quoi je souhaite rajouter un sous-total. J'avais dit mes quantités, le montant brut et le montant final HT, je n'ai pas besoin d'autre chose. Pour réaliser des impressions propres, je dois bien veiller à ce que Saut de page entre les groupes soit coché. Et enfin je peux faire OK. Ici mes données n'ont strictement pas changé. Par contre je peux voir qu'à gauche, des barres se sont rajoutées avec des nombres, ils correspondent à un degré de précision. Là je suis naturellement sur le 3, cela veut dire que j'ai toutes mes données, j'ai le degré maximal de précision. Si je clique sur le 1, j'obtiendrai le degré minimal. Je clique et j'obtiens ceci. J'ai bien le total de mes quantités, le total de mon montant brut, si besoin vous pouvez agrandir la colonne en double- cliquant ici, et enfin le total de mon montant final HT. Si vous souhaitez avoir plus de précision, vous pouvez cliquer par exemple sur le 2 et là j'obtiens bien des totaux en fonction de mes commerciaux. Si vous le souhaitez, vous pouvez obtenir le détail des données. Par exemple, si je veux le détail de Bastien qui est en deuxième position, je clique sur le deuxième +, j'ai bien son total et le détail de ses données. Si besoin, je peux recliquer sur le et là je récupère ce que j'avais à la base. Pour tout afficher, vous pouvez à nouveau cliquer sur le 3. Vous pouvez donc jongler en termes de précision pour les données que vous souhaitez afficher. Mais la grande force de Sous-total ne réside pas ici, il vous permet impressions d'avoir des propres. Là si je me contente de ce que j'ai, j'ai mes données qui vont de Date jusqu'à Statut. Si je fais Fichier et Imprimer, j'ai Date jusqu'à Quantité, je n'ai pas toutes mes données. Déjà, en quoi est-ce que Sous-total va m'aider à imprimer mes données ? Si j'avance, je peux voir que le sous-total rajoute une information, mais surtout il me permet un saut de page. C'est-à-dire que je peux agrafer très facilement mes feuilles ou recompiler mes données si besoin. Par contre, cela ne sera pas suffisant si vous souhaitez des impressions propres, il vous faudra aller sur Mise en page et vous assurer que la largeur soit bien sur une page. Ainsi vous aurez l'intégralité de vos données. Fichier, Imprimer et j'ai bien l'intégralité de mes données, problème, elles sont minuscules. Si besoin, vous pouvez changer l'orientation en cliquant ici et en choisissant Paysage, ou alors en allant dans Mise en page et ensuite en choisissant dans l'orientation Paysage. Ce sera mieux. Pensez à cliquer sur Imprimer les titres pour reproduire sur chaque feuille vos différents titres. Vous pouvez donc cliquer ici et dans Lignes haut, à répéter en cliquer et sélectionner la première ligne. Vous pouvez faire OK. Et je vous recommande enfin d'apporter une légère séparation sur votre première ligne. Ҫa peut être en rajoutant une bordure fine, en cliquant ici par exemple. Ou vous pouvez rajouter de la couleur. Regardons ce que cela donne, Fichier, Imprimer et là je peux voir mes différents intitulés. Ici je ne peux pas voir la bordure que j'ai rajoutée, par contre en descendant, je peux voir juste ici que j'ai bien le total de Amélie. Et j'ai un saut de page automatique vers la nouvelle page. Pour Bastien je continue, je déroule vers le bas, là j'ai bien Total de Bastien et je bascule sur la nouvelle feuille. Libre moi d'agrafer à et de regrouper mes données selon mes besoins. Vous savez désormais comment préciser vos données et imprimer proprement vos bases de données grâce à l'outil Sous-total dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : L'analyse de données

Abordez les fonctions d'analyse à condition unique. Importez des données, peaufinez avec les fonctions à conditions multiples et filtrez avec des zones de critère.

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