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Outlook 2013 : La gestion du temps

Pourquoi créer plusieurs calendriers ?

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Qu'est-ce qu'un calendrier dans Microsoft Outlook ? Apprenez ici à en créer et comprenez pourquoi il est utile d'aller dans cette direction.
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Transcription

Si vous avez pris l'heureuse initiative de gérer votre temps à l'aide du Calendrier et des Tâches d'Outlook, Vous allez vous retrouver avec un très très grand nombre de possibilités. Dans le Calendrier, vous pouvez avoir plusieurs groupes de calendriers, à l'intérieur desquels on peut stocker plusieurs calendriers différents. Alors, ça paraît bien compliqué, mais vous allez voir, c'est extrêmement simple. Dans un premier temps imaginons que sur votre ordinateur vous ayez Outlook et que vous ne soyez pas connecté à un réseau d'entreprise. Eh bien, dans le groupe Mes calendriers qui se crée automatiquement l'installation d'Outlook vous allez trouver la première fois que vous mettrez Outlook en route, un seul et unique calendrier baptisé Calendrier. Vous pouvez bien évidemment utiliser ce Calendrier pour prendre des rendez-vous simples ou des rendez-vous récurrents, touts choses que nous verrons dans les prochains tutoriels. Vous avez aussi la possibilité dans le groupe Mes calendriers de créer autant de calendriers que vous le souhaitez, comme par exemple ic, nous avons le Calendrier Planning Salles de Formations et le Calendrier Rendez-vous pro. L'intérêt de créer plusieurs calendriers, bien, c'est que cela permet de bien sérier des choses dans mon Rendez-vous pro, je n'aurai que des rendez-vous professionnels, je pourrai maintenant me créer un autre calendrier, Rendez-vous personnels, de manière à ce que il n'y ait pas d'interaction entre mes Rendez-vous pro et mes Rendez-vous personnels. J'ai dans ce cas-là besoin de créer un calendrier pour gérer les plannings des Salles de formation de mon organisme. Alors, c'est extrêmement intéressant parce que je ne peux pas gérer ce planning de salle à l'intérieur de mon calendrier Rendez-vous pro, ça serait un petit peu trop mélangé, pas facile à gérer, donc là, eh bien, j'ai éclaté ça sous la forme de deux calendriers séparés. Tous les calendriers du groupe Mes calendriers sont situés sur mon disque dur et ne sont pas accessibles par d'autres personnes. Maintenant, si votre ordinateur est connecté à un réseau d'entreprise et que sur ce réseau d'entreprise il y a un serveur Microsoft Exchange, Dans ce cas-là vous allez avoir la possibilité d'avoir un autre groupe baptisé Autres calendriers. Dans ce groupe Autres calendriers vous allez pouvoir trouver un premier calendrier baptisé ici Calendrier tout court, le même que celui-là, qui est donc le calendrier standard créé automatiquement au moment où on met en œuvre votre compte pour le serveur Microsoft Exchange. Vous allez avoir la possibilité dans Autres calendriers de créer autant de calendriers que vous le souhaitez, de la même manière que pour Mes calendriers. La différence entre les deux, c'est quoi ? C'est que tout calendrier créé dans le groupe Autres calendriers, sera un calendrier partageable. Je n'ai pas dit « partagez » , j'ai dit « partageable ». La différence, c'est quoi ? C'est que je crée mes calendriers qui sont situés sur le serveur Microsoft Exchange, et lorsque je le souhaite, j'ai la possibilité de prendre n'importe lequel de ces calendriers, de dire: « Je souhaite le partager avec Pierre, Paul ou Jacques », contrairement aux calendriers du groupe Mes calendriers qui, eux, ne sont pas partageables. Si votre entreprise ne possède pas de serveur Microsoft exchange, eh bien, ce groupe Autres calendriers n'existe pas, sauf si votre entreprise s'abonne, par exemple, à un compte Office 365 en ligne chez Microsoft. Lorsque vous avez un compte Office 365, vous avez à disposition un serveur Microsoft Exchange que vous ne voyez pas, que vous n'avez pas à gérer, mais qui vous permet de créer des calendriers partageables avec toute personne dans votre entreprise. Ensuite, nous allons trouver un troisième groupe. Ce troisième groupe n'apparaît que si quelqu'un a décidé à un moment donné de partager son calendrier avec vous. A partir du moment où au moins une personne a au moins une fois partagé un calendrier avec vous, ce groupe fait son apparition, à l'intérieur duquel on peut trouver le calendrier que la personne a partagé avec vous. Voilà, donc, les différentes possibilités. Donc, je résume : lorsque vous avez Outlook mis en route pour la première fois sur votre ordinateur et que sur votre réseau d'entreprise vous n'avez pas Microsoft Exchange, ou que votre entreprise n'a pas de compte sur Office 365, vous n'avez que le groupe Mes calendriers avec un seul et unique calendrier dedans; et là, vous allez pouvoir créer autant de calendriers que vous le souhaitez, sur votre disque dur, à l’intérieur de ce groupe. Si votre entreprise a un compte Office 365 ou un serveur Microsoft Exchange sur le réseau de l'entreprise, vous allez avoir en plus du groupe Mes calendriers un groupe Autres calendriers dans lequel vous allez pouvoir avoir autant de calendriers que vous le souhaitez, mais ces calendriers, au lieu d'être stockés sur votre ordinateur, sont stockés sur le serveur Microsoft Exchange. Enfin, éventuellement, vous pouvez trouver un troisième groupe, le groupe Calendriers partagés qui lui n'apparaît que si quelqu'un partage un calendrier avec vous.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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