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Positionner des tâches flottantes

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En dehors du chemin critique, quelques tâches sont plus flexibles mais nécessitent une certaine rigueur. Apprenez à les placer correctement.

Transcription

Maintenant que votre chemin critique est établi avec précision et contingence, nous allons voir à présent comment placer les tâches flottantes c'est-à-dire les tâches qui ne sont pas cadenassées entre deux autres. Sur notre graphe, il s'agit des tâches représentées en bleu. Placer une tâche mobile sur un graphe peut paraître simple. Mais toute la difficulté réside dans le bon placement. En d'autres termes, une tâche flottante bien positionnée sera un gage de qualité dans la réalisation de votre projet. Rassurez-vous, ces tâches flottantes sont tout de même moins risquées que les tâches critiques du fait de leur mobilité, un regard ou une erreur d'interprétation aura moins d'incidences et de répercussions sur la date de livraison finale. Vous verrez qu'avec une méthode précise et avec un peu d'expérience, vous pourrez même les placer intuitivement. Afin de positionner correctement ces tâches flottantes, vous devez connaître deux concepts. Le premier concerne le placement d'une tâche flottante à l'intérieur de son champs des possibles par rapport à une tâche fixe. Prenons l'exemple ici de la tâche « obtenir un permis commercial » qui est une tâche flottante et qui dépend de la tâche « identifier un pays adéquat » qui elle, est fixe. La tâche « obtenir un permis commercial » dépend donc de la tâche « identifier un pays adéquat », et également de la tâche « acheter un emplacement. » Ces deux tâches étant sur le chemin critique, la tâche « obtenir un permis commercial » devra impérativement commencer à la fin de la première et s'achever avant le début de la seconde. Le laps de temps disponible entre les deux est de quatre semaines alors que notre tâche « obtenir un permis commercial » ne dure que deux semaines. Nous aurons ainsi un délai de deux semaines pour placer librement notre tâche. Le placement idéal serait de décaler la tâche d'une semaine afin de la positionner au milieu, nous aurions ainsi une marge d'une semaine avant le début et après la tâche. L'autre concept, légèrement plus délicat, est lié au placement d'une tâche flottante Cela nous assurerait une double marge de sécurité. par rapport à une autre tâche flottante. Prenons l'exemple de la tâche « faire la publicité du produit. » Il s'agit donc d'une tâche flottante qui dépend d'une autre tâche flottante, « obtenir un permis commercial ». Nous n'avons ainsi plus une mais deux variables qui peuvent se déplacer et être mobiles en même temps. Il faudra donc avoir une analyse juste et pertinente afin de placer au mieux ces deux tâches. La prochaine décision est de savoir s'il faut les lancer au plus tôt ou au plus tard, autrement dit la date à laquelle la tâche peut commencer dès que possible et la date à laquelle elle ne peut plus commencer car sinon l'échéance arrivera après la date limite. Il est possible de faire plusieurs versions de son diagramme de Gantt. Je fais habituellement trois versions de mon diagramme de Gantt. La version une où je fais apparaître chaque tâche au plus tôt afin d'apercevoir toutes les dépendances. Cette version permet de comprendre l'articulation de mon diagramme réseau. Elle permet également de bien cibler toutes les marges disponibles après chaque tâche mobile. Une seconde version avec les dates au plus tard pour voir l'amplitude des tâches flottantes. Cela donne une indication sur la date butoir de départ de chaque tâche, autrement, la date de livraison finale est retardée. Donc dans cette version toutes les tâches deviennent des tâches critiques. Et enfin une version où je situe les tâches flottantes principalement en fonction du risque mais aussi en fonction de mon analyse et de mon expérience. Par exemple, je sais que l'obtention d'un permis commercial peut être longue. Je fais donc partir cette tâche au plus tôt possible. Ceci me permet de laisser un maximum de marge après. Ensuite il me paraît opportun de recruter au plus tôt le responsable local. Celui-ci pourra ainsi diriger la publicité du produit ainsi que le recrutement de l'équipe locale et les fournisseurs. Je choisis d'autre part la tâche « acheter du matériel » à la fin car je ne veux pas avoir de coûts supplémentaires de stockage. Je vais donc faire une recherche antérieure des fournisseurs locaux, puis au dernier moment, j'achèterai mon matériel afin de l'installer dans le bâtiment. Concernant la marge du permis commercial, vous en avez déjà certainement tenu compte dans la détermination de la contingence. Mais cela peut vous inciter à prendre des précautions supplémentaires en cas d'hésitation, d'autant plus s'il s'agit d'un pays qu'on ne connaît pas. D'autre part grâce à Microsoft Project, il est possible de décliner facilement plusieurs versions de diagrammes de Gantt plus ou moins optimistes ou pessimistes et même de les comparer. Nous verrons d'ailleurs cette astuce plus tard. Restez une fois de plus simple et concis. Trop de diagrammes différents pourrait vous embrouiller. La clarté de votre projet en serait impactée. Comment me décider si les tâches sont à faire au plus tôt ou au plus tard dans leur gamme flottante ? Les faire au plus tôt signifie clairement un risque réduit. En effet, si elles durent plus longtemps je serais toujours dans les temps. Mais le faire au plus tard a aussi des avantages, plusieurs en fait. La marge brute d'autofinancement et parfois le coût sont meilleurs selon cette approche. Par exemple, la main d'oeuvre coûte chère et vous n'avez pas envie de payer des personnes qui ne travaillent pas entre deux tâches. Donc au plus tard je ferai appel à cette main d'oeuvre, au plus mes coûts de main d'oeuvre seront réduits. Aussi, imaginez que vous achetiez des meubles pour vos bâtiments et que ceux-ci ne peuvent être installés avant deux mois. Où allez-vous les stocker ? Il va vous falloir trouver un dépôt et donc vos coûts augmenteront également. Ainsi, soyez sûr que vos bâtiments soient prêts avant d'acheter les meubles. Maintenant, la disponibilité de vos ressources peut aussi avoir une incidence. Avant de superposer plusieurs tâches, soyez certain que vous aurez assez de main d’œuvre pour les réaliser. Par exemple, vous ne pourrez peut-être pas vous occuper en même temps de trouver des fournisseurs locaux et de recruter une équipe locale. Il vous faudra donc décaler cette deuxième tâche. Une dernière chose : pensez à la clarté de votre diagramme de Gantt. Si c'est plus propre, tout le monde le comprendra facilement. Mettez ainsi les tâches flottantes dans l'ordre chronologique si possible. Comparez ces deux exemples que je vous montre maintenant. Voici le premier. Et voici le second. Je pense que vous reconnaîtrez que le second est beaucoup plus précis et clair. L'autre facteur que vous pourriez éviter est l'entremêlement des lignes d'incidence. Il est difficile voire parfois impossible qu'elles ne se croisent pas. Veillez tout de même à les réduire au possible. Au risque de me répéter, maintenez toujours votre diagramme propre et compréhensible. Un bon moyen est de demander l'avis d'une personne extérieure au service. Ce sera un bon indicateur, partez toujours du principe que les personnes qui vont voir ce document ne connaissent pas autant de choses que vous. À présent, à vous de jouer. Alors, voulez-vous lancer les tâches flottantes plus tôt ou plus tard ? Votre diagramme est-il clair et propre ? Avez-vous demandé un avis extérieur ?

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Date de parution :22 nov. 2016

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