L'essentiel de Microsoft Teams

Planifier une réunion et inviter des participants

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Vous avez la possibilité de planifier une réunion avec Microsoft Teams et d'inviter des personnes à y participer.

Transcription

Nous savons qu'il est possible de faire des réunions audio/vidéo à partir d'une équipe et à l'intérieur d'une équipe, à partir d'un canal. Nous pouvons initier cette réunion audio/vidéo directement en une réponse, en cliquant sur la petite caméra ici ou bien en initiant une nouvelle conversation. Lorsque nous cliquons sur cette icône, nous avons vu qu'il était possible de lancer la conversation immédiatement en cliquant sur « Rejoindre maintenant », mais dans certains cas, on sait que les gens sont occupés et ce n'est pas tout de suite qu'on veut faire notre réunion audio/vidéo, et dans ce cas-là, on veut planifier notre réunion. Comment fait-on pour planifier ? On peut cliquer ici sur le lien « Planifier une réunion », ce qui fait apparaître cette fenêtre. Je fais « Fermer ». Une autre possibilité, lorsque vous voulez planifier une réunion, c'est de venir sur l'icône « Réunions », située à gauche de l'écran où je vois qu'aujourd'hui je n'ai pas de réunion et demain non plus. Si je veux maintenant planifier une réunion, je peux cliquer sur ce lien et je me retrouve sur le même écran que précédemment. On va faire une planification. On va dire que le titre de notre réunion est : « à propos... ... du site... ... restaurant... ... chez Marcel ». Où aura lieu cette réunion ? Pour l'instant, on n'a pas la possibilité d'indiquer un lieu dans une liste de choix. On ne peut pas cliquer sur un lieu, mais on pourrait écrire ici un lieu de manière à indiquer aux gens à quel endroit va être initiée cette réunion, en sachant qu'on n'a pas vraiment besoin là d'indiquer un lieu puisque les personnes peuvent être complètement à l'autre bout de la planète, vu qu'on travaille sur Internet, mais vous pouvez utiliser la case « Localisation » pour indiquer où vous êtes, vous, l'initiateur de la réunion. Ensuite, vous allez pouvoir sélectionner un canal pour votre réunion. Lorsque vous ouvrez cette case, sachant que l'information est facultative, vous pouvez aller... ... sur une de vos équipes et à l'intérieur d'une équipe, sur un canal. Je vais prendre le canal correspondant à la réunion. Ensuite, je peux ajouter des personnes. Je clique sur « Ajouter des personnes » et je vais écrire le nom de la personne, comme ceci. Je peux ajouter comme ça autant de personnes que je le souhaite pour cette réunion. Encore faut-il que les personnes en question aient l'équipement nécessaire pour pouvoir se connecter. Ensuite, on peut planifier cette réunion à un jour précis. On va dire, par exemple, le 16 avril 2017, on va indiquer une heure comme 10:00, et la fin, c'est le même jour à 10:30, pourquoi pas. On peut répéter cette réunion tous les X fois et on a la possibilité de mettre un petit message d'accompagnement. Donc, on va marquer : « cette réunion... ... est importante » ou tout autre message qui vous convient avec les mêmes possibilités qu'habituellement en termes de mise en forme. Une fois que c'est fait, on clique sur « Planifier une réunion ». On patiente quelques secondes, le temps que les choses se mettent en place et à ce moment-là, on voit apparaître dans le fil de la conversation, « à propos du site restaurant chez Marcel » et on a donc la date de la réunion qui est indiquée. Si je clique sur les trois petits points, je peux avoir le détail de la réunion que je retrouve ici. Je fais « Fermer ». Une autre possibilité, je vais réduire l'application, c'est lorsque je suis en ligne, de venir sur mon compte Office 365 et de venir dans mon calendrier. Si je viens dans mon calendrier ou si les personnes que j'ai invitées vont dans leur calendrier, elles vont trouver la réunion. La voilà, elle est ici, cette réunion. Vous voyez que ça a un impact à différents endroits d'Office 365. Évidemment, quand vous planifiez une réunion de ce type, il faut le faire avec des personnes qui sont équipées. Il faut vérifier que ces personnes sont bien disponibles le jour de la réunion, de manière à ce que cette réunion ne tourne pas court. Voilà donc en quelques mots comment faire lorsque vous avez le besoin de planifier une ou plusieurs réunions dans le temps car dans cette liste ici, vous avez la possibilité, bien sûr, d'en ajouter. Lorsque vous avez planifié ainsi une série de réunions, vous pouvez aller sur n'importe laquelle de ces réunions en cliquant dessus. Vous voyez ses caractéristiques. Vous avez la possibilité de modifier les caractéristiques et vous avez la possibilité de déclencher la réunion tout de suite, en cliquant sur le bouton « Rejoindre ». Voilà, vous savez tout à présent. Il ne vous reste plus qu'à essayer.

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1h26 (24 vidéos)
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Date de parution :5 mai 2017

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