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Planifier ses tâches

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Réfléchissez à l'ordre de déroulement chronologique des différentes tâches. Découvrez cette étape en détail.

Transcription

Maintenant parlons de l'étape quatre de la planification qui consiste à réfléchir à l'ordre chronologique du déroulement des différentes tâches. Nous allons imaginer le projet d'ouvrir un centre de distribution dans un pays européen, et nous allons nous aider de post-it. J'ai listé avec mon équipe les différentes tâches, et les voici. Je dois choisir le pays, recruter le personnel, acheter ou louer des locaux, effectuer des travaux et acheter des matériels. Si vous vous dites : « Je ne sais pas par où commencer », c'est que vous avez besoin de faire cet exercice que je vais appeler la méthode post-it. C'est le cœur du projet. Je commencerai probablement par le pays. Ensuite je recrute le manager, qui lui-même pourra recruter le personnel. Je chercherai un site, je l'achèterai et je ferai les travaux nécessaires, acheter les meubles. Vous pouvez déléguer cette tâche au manager, et une fois que les travaux seront terminés et les meubles achetés, nous pourrons les installer. L'ouverture sera la dernière étape, je vais la positionner ici. L'autorisation d'exercer, j'en ai besoin pour quand ? Entre parenthèses, lorsque vous réalisez cet exercice, je vous encourage vivement à inviter les membres de votre équipe. Ils vous apporteront des suggestions, poseront des questions utiles et se sentiront impliqués. Je pense que je vais demander l'autorisation d'exercer en même temps que je recherche le site. Je n'achèterai pas les locaux tant que je n'aurai pas obtenu l'autorisation. L'ordre me paraît bon. La prochaine action est de relier les post-it entre eux à l'aide de flèches. Une fois que j'ai choisi le pays, Je recrute le manager, je demande l'autorisation, je cherche les locaux, mais je ne vais pas acheter les locaux avant d'avoir obtenu ici l'autorisation. Si j'ai l'autorisation, je vais pouvoir les acheter. Je fais les travaux, le manager achète les matériels, et les meubles, et les fournitures, et recrute ici le personnel. une fois les meubles livrés, je peux les installer à condition que les travaux ici soient terminés. Une fois que j'ai installé les meubles et recruté le personnel, je peux démarrer mon activité. En faisant cela, si je réalise que j'ai oublié la formation du personnel, par exemple, je peux toujours ajouter le post-it ici. Vous voyez que l'exercice ne prend pas longtemps. En situation ça prendra une vingtaine de minutes. Il y a deux raisons pour procéder ainsi. La première est de mettre les tâches dans l'ordre, la seconde est de tracer le parcours le plus long, ce qui va nous indiquer la durée du projet. De mes expériences précédentes je connaîtrais le nom de semaine nécessaire pour chaque tâche. Supposons que le choix du pays prenne quatre semaines, le recrutement du manager six, la demande d'autorisation dix semaines. Beaucoup de formalités dans ce projet. Je pourrais les trouver les locaux en cinq, dix semaines pour acquérir le bâtiment et huit semaines pour les travaux d'aménagement. La réalité des chiffres n'est pas importante ici, c'est juste un exemple. Pour le recrutement du personnel, disons, huit semaines, acheter des fournitures prendra deux semaines, et deux semaines pour l'installation. L'ouverture est un événement, donc nous noterons la durée comme étant zéro. L'important ici est de noter les durées sur les post-it, pas sur les flèches. Et nous allons voir maintenant quel est le parcours le plus long. Si je fais le total, j'obtiens 34 semaines. Je connais maintenant la durée de mon projet et je peux me poser la question «Est-ce que cela me convient ?» Si ça ne me convient pas, je peux accélérer le processus. Nous verrons ce point dans la prochaine étape. J'ai maintenant un projet de 34 semaines. Mon équipe est impliquée, et c'est super! J'ai identifié la durée des différentes tâches et celles qui sont critiques pour le projet. Par critique, je veux dire les tâches ou actions qui pourraient, si elles échouaient, remettre sérieusement en cause la viabilité du projet. J'ai également noté celles qui le sont moins, et celles qui sont flottantes. Celle-ci, par exemple, a une durée de cinq semaines, et elle doit être exécutée avant celle-là et après celle-là qui dure dix semaines, le temps d'obtention des autorisations. Donc, nous avons cinq semaines, deux battements entre les deux. Maintenant, je dois m'assurer que l'estimation des tâches critiques est correctement évaluée, car, si ça prend six ou sept semaines pour trouver des locaux, ce n'est pas tellement important, de même que celles-ci peuvent changer. Mais celles-ci qui m'indique la durée que je vais annoncer à mon client doivent être juste. Il peut donc s'avérer judicieux pour vous de vérifier une seconde fois l'estimation de la durée de ces tâches critiques. Voici la méthode post-it qui permet de formaliser le parcours sous forme graphique. Je vous recommande fortement de faire cet exercice avant de créer un diagramme Gantt.

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Date de parution :10 nov. 2016

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