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L'essentiel de Project 2013

Planifier les tâches manuellement ou automatiquement

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Comprenez l'utilité du mode de planification des tâches, manuel ou automatique, dans une optique de simulation.
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Transcription

Donc, en supposant que nous ayons fait le jalonnement de notre projet, le phasage, l'ordonnancement et le séquençage, travail qui peut durer de quelques heures à quelques semaines, ou à plusieurs mois, voire dans certains cas, plusieurs années. Eh bien, en supposant que ce travail ayant été fait, bien que nous nous intéressions maintenant à un nouveau chapitre qui va être les propriétés de base des tâches. Pour voir la première propriété qui va nous intéresser maintenant, qui est l'utilisation du mode manuel ou automatique dans Project, qui est une nouveauté, si mes souvenirs sont bons, je crois, depuis la version 2010. Eh bien, permettez-moi de créer une nouvelle tâche à cet effet. Donc, dans la phase 5, ici, de « Planification », on va insérer une nouvelle ligne. On va créer ici une tâche fictive 5. Ensuite, nous allons sélectionner le jalon de la phase précédente avec le jalon de la phase 5 et la nouvelle tâche qu'on vient de créer. On va faire des petites relations en fin à début. Rien d'extraordinaire. Et puis, d'ailleurs, je vais lier la tâche hiérarchique 4.4 avec la 4.5. Donc là, on a quelque chose qui est un séquençage naturel. Évidemment, on sait déjà qu'on peut forcer le respect des liaisons pour que la tâche, qui est en mode manuel, se positionne au bon endroit. Maintenant, comme je disais, revenons sur le mode manuel, un peu plus en détail. Premièrement, on a vu que le mode manuel permettait, lorsqu'on changeait la durée d'une tâche ou sa position dans le temps, de voir si les tâches qui succédaient étaient impactées ou pas. Et on a vu qu'à ce moment-là, Microsoft avait fait un visuel qui nous indiquait un impact visuellement parlant, que si et seulement si une tâche avait un retard. Pour preuve, si je prends par exemple ici, la tâche avec le code hiérarchique 4.3 et que je la monte à 8 jours, on voit ici que la tâche avec le code hiérarchique 4.4 est entourée d'un petit pointillé. Ce qui veut dire qu'elle est implicitement impactée. Donc, ça, on l'avait déjà vu et qu'il fallait cliquer sur Respecter les liaisons pour voir l'impact se faire sur la tâche sélectionnée, ou qu'on pouvait prendre toutes les tâches en dessous et dire « respecter les liaisons » pour que toutes les tâches succédantes soient impactées aussi. Ça, c'est du déjà vu. Et également, je fais quand même un petit pic de rappel que si au contraire, on a de l'avance, Microsoft n'indique aucun visuel pour dire qu'il y a un impact quelconque. Ceci étant fait, maintenant, creusons un petit peu ce mode automatique manuel avec justement notre « tâche 5 ». Donc, déjà, vous pouvez remarquer que notre « tâche 5 » qui est ici, elle a une petite punaise, ce qui signifie qu'elle est en mode manuel. Le mode manuel a deux utilités majeures. La première utilité, c'est qu'on peut simuler des retards ou des avances sur des projets. Bon, normalement, on va plutôt simuler des retards. Et on peut voir ce qui va être impacté ou pas, comme je vous l'ai fait à l'instant. Donc, là, c'est une punaise. Mais regardez une chose : si je change, par exemple ici, la tâche qui précède donc, qui est un jalon instantané pour l'instant, et que je le change à une tâche normale, on sait qu'à ce moment-là, la tâche est donc simplement trait-tillé pour montrer qu'il y a un impact. Ça on le sait, ce n'est pas nouveau. Mais maintenant, si j'annule ceci, et que je vais sur le petit bouton où il y a la punaise pour dire que je veux que ce soit en mode « Planifié automatique ». Ou si je veux planifier en mode automatique plusieurs tâches en même temps, je cliquerai là sur « Planification automatique ». La tâche change de couleur, elle passe en bleu. Si maintenant, mon jalon début planification passe, par exemple, à un jour estimé, on voit que l'impact est direct. Donc, ça, c'est déjà la grosse différence entre le mode automatique et le mode manuel. Il faut savoir une chose de mon retour d'expérience et des échos que j'ai de mes clients, c'est qu'il faut éviter absolument d'avoir des tâches en mode manuel si vous travaillez avec des débutants parce qu'ils ne vont absolument pas comprendre ce qui se passe dans le planning. Évitez d'utiliser également le manuel si vos partenaires, vos clients ou vos fournisseurs ont une vieille version de Project. Parce qu'avec Project 2007 et antérieur, ce mode n'existait pas. Ce qui fait que toutes les tâches vont passer en mode automatique. Maintenant, passons à la prochaine étape : la deuxième utilité du mode manuel. Regardez bien, si je crée une nouvelle tâche qui s'appelle « Tâche 6 ». Par exemple, je lui donne une durée d'une semaine estimée. Eh bien, cette « Tâche 6 », actuellement, elle a une punaise avec un point d'interrogation. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire que, simplement, elle n'a pas de date de début ni de fin. Je peux, certes, par exemple, lui faire une relation Fin à Début et que la tâche qui la précède. Et le fait de lui faire une relation Fin à Début avec la tâche qui précède va automatiquement lui imposer des dates. Maintenant, dans la réalité 1, il peut se passer que l'information de la durée de la tâche n'a pas été encore communiquée. Donc là, je pourrais dire par exemple : « attente e-mail ». Et ça, c'est quelque chose de génial avec le mode manuel qui est une nouveauté 2010, c'est qu'on peut enfin mettre des textes plutôt que des durées. Alors, vous voyez que ça garde les dates ; mais la durée, c'est maintenant un texte, ce n'est plus une information exacte. Et la punaise est passée en mode avec un « ? » pour dire qu'une information est manquante. Je peux remettre ici, par exemple, une semaine estimée. Et à ce moment-là, le « ? » disparait. Mais la date de début, par exemple, elle pourrait aussi être indéterminée. Par exemple, ici je pourrais mettre « ?????? » pour dire que je ne la connais pas. À ce moment-là, je garde la durée d'une semaine estimée. J'ai un texte ici, et donc, la punaise attend « ? » pour dire qu'il manque au moins une des informations. Ceci pour dire que vous pouvez mettre des textes où vous voulez, dans n'importe lequel des champs qui, dans les vieilles versions de Project, sont obligatoires, c'est-à-dire la durée, la date de début ou la date de fin. Et dès qu'un de ces champs n'a pas une information cohérente, c'est-à-dire une date ou respectivement une durée, la punaise se verra transformer avec un « ? » . Là, dans le cas présent, ce que je vais faire c'est que, simplement, je vais dire : Oui, j'ai une durée estimée mais je n'ai ni de date de début, ni de date de fin. Vous remarquerez que si j'enlève la date de début et la date de fin, ça enlève automatiquement la durée. C'est un choix de Microsoft. Si je remets une semaine estimée, À ce moment-là, je garde la durée mais je n'ai toujours pas de date. C'est souvent, d'ailleurs, ce qui est utilisé. Par contre, remarquez bien la position de la tâche en mode manuel qui est ici, elle est plus cohérente. Si, évidemment, je clique sur « Respecter les liaisons », vous savez ce qui va se passer. Des dates vont réapparaitre. Donc là, pour le coup, je ne vais pas le faire. Maintenant, vous avez remarqué qu'à chaque fois qu'on crée une tâche, au fait, elle se crée en mode manuel. Si c'est quelque chose qui vous énerve, et normalement, c’est le cas Parce qu'on met seulement des tâches en mode manuel pour lesquelles on n'a pas d'infos sur lesquelles on veut faire des simulations. Eh bien, dans la barre d'état de Project, vous avez ici en bas : « Nouvelles tâchesPlanifié manuellement » Il vous suffit de cliquer sur ce bouton et de dire non. Dorénavant, j'ai toutes les nouvelles tâches planifiées en mode automatique. Vous voyez que je viens de cliquer dessus. Effectivement, c'est marqué : « NOUVELLES TÂCHES : PLANIFIÉES AUTOMATIQUEMENT» . Si je crée en-dessous de « Tâche 6 » une « Tâche 7 », par exemple, 3 jours estimés. Vous remarquerez tout de suite que cette tâche est en mode automatique ; évidemment, on peut la repasser en mode manuel à n'importe quel moment. Et je peux donc la lier, par exemple, en fin à début, avec ma « Tâche 5 ». Donc, cette tâche se voit obligatoirement affectée une durée : une date de début et une date de fin, puisque c'est une tâche en mode automatique. Et évidemment, si je lui mets des liaisons, ou que les tâches qui précèdent subissent des retards ou des avances, elle est automatiquement impactée. Pour preuve : donc, si je la passe à un jour estimé, voilà, vous voyez que ça impacte la « tâche 7 ». Et si on passe, par exemple, à 3 jours estimés, vous allez voir que ça impacte directement aussi la « tâche 7 ». Donc le système fonctionne très bien. Donc voilà pour le concept de mode manuel ou automatique. Et comme je vous l'ai dit, je vous recommande fortement de mettre, par défaut, toutes vos tâches, en mode planifié automatique, et d'envoyer vos fichiers à des gens qui ne connaissent pas bien le logiciel avec que des tâches en mode automatique. Ça vous évitera de mauvaises surprises.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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