​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Planifier le gestionnaire d'absence et les règles

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Apprenez à paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau. Faites également un tour d'horizon des règles de gestion automatique de message durant son activation.
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Transcription

Nous allons maintenant voir quelles sont les options de paramétrage dont je peux disposer, sur l’onglet qui s’appelle l’onglet « Fichier » d’Outlook. Et dans un premier temps nous allons parler d’une fonctionnalité qui n’est possible, bien évidemment qu’en contexte entreprise. C’est ce qui s’appelle le gestionnaire d’absence du bureau. C’est quoi ce gestionnaire d’absence du bureau ? C’est quelque chose que je vais trouver ici, sur l’onglet « Fichier », et qui s’appelle « Réponses automatiques » C’est le fait d’envoyer automatiquement un message aux personnes qui essaient de me joindre pendant mon absence. Bien évidemment, un message que j’aurais personnalisé au préalable. Donc je vais venir ici, définir quelles sont en fin de compte les caractéristiques de ce message d’absence de bureau. En termes d’évolution, c’est vrai que c’est une fonctionnalité qui a toujours existé dans Outlook, qui n’était pas vraiment facile à utiliser parce qu’il fallait penser à venir mettre son gestionnaire d’absence du bureau au moment où on partait en congé, ce qui n’était pas très, très pratique. Dorénavant, on a la possibilité de planifier en plus de partir en fin de compte et donc de décider d’envoyer des réponses uniquement pendant un laps de temps qu’on aura défini au départ. Donc je vais dire : « ici, moi je veux mettre ce gestionnaire d’absence du bureau automatiquement en place ici, à partir de lundi prochain, 8 heures du matin, 8 heures et demie, voyons, enfin 8 heures et demie, pas commencer trop tôt, et ça, jusqu’au lundi suivant, on va mettre ça jusqu’au vendredi soir à 18 heures 30. » Donc j’ai planifié ce gestionnaire d’absence du bureau, premièrement. Deuxièmement, je vais pouvoir gérer cette fois-ci deux types de messages. Pour les personnes à l’intérieur de mon entreprise qu’on appelle « Au sein de mon organisation », et voyez que là j’ai marqué « Veuillez contacter Augusto Simoes pendant mes congés », signé « Sabine ». Mais j’aurais pu également personnaliser un message différent ici, pour les personnes qui sont en dehors de mon entreprise. Et même ce message, je vais pouvoir le restreindre, non pas à toutes les personnes qui chercheraient à me contacter, et notamment la partie pub, mais uniquement aux personnes qui font partie de ma liste de contacts. Quand j’entends liste de contact, c’est vraiment les contacts que l’on a dans le module « Contact » et je vais pouvoir faire là un autre type de message. Alors, « je suis absente jusqu’au... etc. etc. etc. », je vous fais grâce de la suite, et voyez que ce sera pas du tout le même message que je vais envoyer aux personnes internes et aux personnes externes. Donc ça c’est première étape. Deuxième étape, je peux également dire : « tiens, j’aimerais bien mettre en place quelque chose en termes d’automatisation quand je suis absente. » Dès que l’on parle d’automatisation côté Outlook, on entend ce qu’on appelle des « règles de gestion automatique de message. » Et moi notamment, bah j’aimerais que certains messages qui ont une caractéristique particulière soient automatiquement transférés à Laurent Valente, mais attention, pas tout le temps, que pendant le moment où je vais être absent, donc à partir du moment où ceci était planifié. Alors, je vais peut-être pas mettre un mois, excusez-moi. Si, si, c’est ça. Un mois, autant pour moi Je pensais que je partais trop en congé. Donc je vais définir ici, dans mon gestionnaire d’absence du bureau, attention, ce n’est pas la même chose qu’ici hein. Si je venais définir les règles ici, ça serait pour tout le temps. Là, les règles que je vais définir par cet intermédiaire, ne seront bien évidemment actives que pendant ma période d’absence. Donc je vais définir ici les règles, je vais donc ajouter ici une règle. Cette règle, ça va être non pas d’une personne en particulier, mais avec un objet particulier qui va être « Formation ». Voilà, seuls les messages dont l’objet va porter le mot « Formation » doivent être transférés, et je vais choisir à qui, bah je vais le transférer, je vous ai dit, à Laurent Valente. Voilà qui est fait. Bien sûr, j’aurais pu venir choisir autre chose hein, j’aurais pu demander à répondre avec un modèle particulier, le déplacer, mais attention, le déplacer ça ne se fera que quand vous rouvrez votre boite aux lettres, quand vous revenez. Là, c’est vraiment quelque chose qui va se passer même en mon absence, c'est-à-dire mon ordinateur éteint. Donc j’ai validé en fin de compte cette règle. Elle est automatiquement active. Vous voyez qu’elle est cochée et ici, je n’ai plus qu’à maintenant venir modifier ça et puis je vais même tricher un petit peu parce que si je veux vous montrer le résultat, bah ça ne fonctionnerait qu’à partir de lundi prochain. Donc je vais venir ici, dire : « voilà, c’était à partir de Lundi 22 et jusqu’au quatre. » Donc je vais venir ici valider. Voilà mon gestionnaire d’absence du bureau est mis en place. Ce que je vais faire c’est fermer en fin de compte mon client de messagerie. Je suis partie hein, nous sommes bien d’accord. Et là, je vais venir cette fois-ci non pas en tant que Laurent Valente mais en tant qu’Augusto Simoes. Donc je vais revenir vous montrer cette fenêtre ici. Au niveau de la messagerie d’Augusto Simoes, je vais donc créer un nouveau message. Ce nouveau message est adressé à Sabine, avec dans un premier temps, le mot « Formation » dans l’objet et on va faire « test de routage », et j’envoie ce message. Regardez, déjà une chose, avant même de cliquer sur le bouton « Envoyer », je suis en interne hein, c’est un collègue à moi, il voit automatiquement ce qui s’appelle ici, les informations courriers, c'est-à-dire que il voit que j’ai placé fin de compte, déjà mon gestionnaire d’absence du bureau. Donc s’il avait vraiment une question importante à me poser, dont il attend la réponse immédiatement, je pense qu’il changerait son fusil d’épaule et qu’il poserait la question à quelqu’un d’autre. Et ok, j’envoie ce message. Je viens d’envoyer un autre tout de suite, celui-ci toujours à Sabine. Mais par contre, là je ne vais pas mettre le mot « Formation » je vais mettre le mot « Teste » parce que j’ai créé une règle de classement aussi. Je vais mettre en place, bah voilà euh... « suivi de projet ». Ok. Et j’envoie également ce message. Voilà pour la partie qui est la partie Augusto Simoes. Rappelez-vous, moi je suis toujours en congé. Donc maintenant je vais venir ouvrir, bah la messagerie de Laurent Valente. Encore une fois, j’utilise les applications web pour ne pas vous montrer ça sur le même client. Et regardez que automatiquement Laurent Valente a reçu quoi ici ? Il a reçu un mail de la part de Sabine Paris qui est pourtant en congé hein, nous sommes bien d’accord. Mais étant donné que ma règle automatique a été de dire : « ok, dès qu’il y a un message qui arrive pendant mon absence et qui contient dans l’objet le mot "Formation", ce qui est le cas, bah tu le transfères automatiquement à Laurent Valente. » Voilà en fin de compte comment j’ai pu mettre en place des règles de gestion automatique pendant mes congés. Alors, je vais rester pour justement vous montrer que je reviens en fin de compte au bureau, je vais revenir, moi ici changer mon gestionnaire d’absence du bureau, donc je vais faire en sorte que c’est comme si j’étais revenue hein en quelque sorte. Voilà. Je reviens ici. Voyez que j’ai bien reçu les deux mails d’Augusto Simoes hein, puisque c’est un transfert, j’en ai quand même une copie chez moi. Et puis maintenant, je vais demander à nouveau à Augusto Simoes de venir renvoyer un mail qui est à nouveau toujours à Sabine avec l’objet qui est « Formation suite». Voilà. Et il envoie en fin de compte ce message. Ok, maintenant si je vais voir, bah du côté de Sabine, je vais bien avoir dans d’ici quelques petites secondes, on va le titiller un peu hein. Voilà le « Formation suite ». Et puis je vais aller voir maintenant qu’est-ce qui se passe, mais cette fois-ci du côté de Laurent Valente et voilà que j’ai ici la messagerie, je vous montre hein, qui est bien la messagerie de Laurent Valente. Et la messagerie de Laurent Valente, j’ai beau réactualiser l’affichage, je n’aurais pas le mail qui s’appelle « Formation suite », et pour cause : cette règle n’est active que quand j’ai mis en place mon gestionnaire d’absence du bureau. Donc voilà en fin de compte expliqué la fonctionnalité de gestion d’absence du bureau, la planification, les deux types d’envoi de message, et surtout la gestion des règles que l’on peut mettre en place à ce moment-là.

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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