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Les fondements de la gestion du temps

Planifier efficacement

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Comme pour tous les outils de gestion du temps, la planification est une source de gain de temps si vous appliquez la bonne méthode. Suivez les conseils d'Ingrid Pieronne.
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Transcription

Une bonne planification permet de gérer son temps de manière optimale. Le but de la planification est d'être capable d'estimer la date de fin d'un projet, d'une tâche en tenant compte de toutes ses contraintes comme par exemple les ressources nécessaires, le budget alloué et les délais dont on dispose. Le planning qui en résulte permet d'avoir une vision globale de ce que l'on a à faire sur une période donnée. Le planning n'est néanmoins pas un document statique. Il doit être suivi et adapté si nécessaire. Moins on a de temps, plus on est tenté de penser que la planification est une perte de temps inutile. Pourtant, moins on a de temps, plus la planification est nécessaire. Il est nécessaire et utile de prendre du temps pour gérer votre temps. Pour planifier de manière efficace, vous pouvez utiliser la méthode TEMPS. La méthode TEMPS est définie par les lettres que forme son acronyme. Tout d'abord le T comme Tout noter de ce que l'on a à faire, c'est-à-dire que toutes vos activités doivent réellement figurer sur votre planning. Par exemple, les rendez-vous, les coups de téléphone, la lecture des mails, les réunions, les entretiens, réellement tout ce que vous avez à faire et qui est prévisible. Puis le E comme Estimer la durée de chaque activité prévue. Il est effectivement important d'estimer le temps nécessaire à chaque activité de la journée. Ensuite, le M comme Ménager un temps de battement pour pouvoir intégrer les imprévus. Il est d'usage de dire qu'il ne faut pas planifier plus de 60% de son temps en prévision des contretemps et des interruptions éventuelles ainsi que des activités spontanées ou sociales. Nous parlerons également plus en détail de la gestion des imprévus dans un prochain chapitre de cette formation. Après le M vient le P comme Poser ses priorités. Poser ses priorités, c'est savoir dans quel ordre réaliser ses tâches mais aussi savoir en déléguer certaines et supprimer d'autres qui ne sont ni importantes ni urgentes. Nous verrons aussi toutes ces notions dans les chapitres suivants dans notre formation. Et enfin, le S comme S'assurer que tout a été fait, reporte à une date ultérieure ce qui n'a pas pu l'être. Pour planifier de manière efficace, il ne faut pas oublier de prendre en considération l'ensemble des contraintes auxquelles vous pouvez être confronté. Il faut donc lister les ressources dont vous disposez, qu'elles soient financières, humaines ou de temps. Renseignez-vous sur les compétences et disponibilités des personnes auxquelles vous allez devoir faire appel, sur la disponibilité des lieux ou des outils dont vous aurez besoin et prenez en compte les événements extérieurs dont vous pourriez dépendre. En appliquant cette simple méthode et ces conseils, votre planning sera optimisé et votre gestion de temps gagnera en efficacité.

Les fondements de la gestion du temps

Apprenez à gagner du temps. Maîtrisez les outils de gestion du temps, améliorez votre posture et mettez en place une stratégie pour reprendre le pouvoir sur votre temps.

1h15 (24 vidéos)
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Date de parution :30 mai 2017

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