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SharePoint 2016 : Les flux de travail

Personnaliser un flux de travail d'approbation

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Modifiez le comportement par défaut d'un flux de travail d'approbation à l'aide de l'interface graphique.
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Transcription

Dans cette vidéo, vous allez modifier le comportement par défaut d’un flux de travail d’approbation. En particulier, vous allez changer la condition d’achèvement, afin que l’élément en cours de la liste Affaires soit approuvé dès qu'au moins 51% des participants l’ont approuvé au lieu de 100% par défaut. Alors pour cela, eh bien vous allez tout simplement créer donc un workflow. Donc allez-y, vous faites Flux de travail. Ça c’est bien. Et là vous allez ajouter à la liste Affaires, ce workflow. Voilà, très bien. Et donc la première étape, c’est de démarrer le processus d’approbation. On tape Démarrer, et vous avez effectivement le processus d’approbation qui est disponible. Vous pouvez maintenant le personnaliser. Alors vous cliquez sur Approbation. Et là vous arrivez dans le détail, en fait, du processus, qui est proposé par Microsoft, que vous pouvez personnaliser. Alors déjà, vous allez changer le nom. Vous allez l’appeler Approbation article, lui donner un nom significatif. Le Propriétaire : eh bien vous allez changer le propriétaire. Et là, vous allez faire une recherche de flux de travail pour un utilisateur. C'est-à-dire que vous allez faire en fait une recherche dynamique d’un utilisateur. Donc vous faites Ajouter. Il vous demande quel utilisateur vous souhaitez. Donc là dans le Champ de la source, vous allez prendre tout simplement le nom du responsable. Vous avez une colonne qui s’appelle Responsable. Voilà, c’est ça, Responsable. Et vous cliquez sur OK. Donc c’est parfait, c’est parfait. C’est le responsable de l’élément en cours qui sera le propriétaire du workflow. Ensuite vous avez la possibilité, eh bien, de le personnaliser, notamment en cliquant sur : Modifier les conditions d’achèvement de ce processus de tâche. Vous avez sous les yeux en fait, eh bien, une logique déjà mise en place par Microsoft, mais que vous pouvez sans problème personnaliser. Vous allez changer la condition d’achèvement afin que l’élément actif de la liste soit approuvé dès qu'au moins 50% des participants l’ont approuvé. Alors dans ce cas-là, vous cliquez sur la condition Si Résultats du processus de tâche:Nombre de Approuvé, là vous voyez en fait un peu plus le détail. Et dans le champ de la source, vous prenez, non pas le nombre d’approuvés, mais vous avez le pourcentage d’approuvés. Vous faites OK. Au lieu du mot égal, vous allez dire supérieur à, et la valeur : donc nous avons dit 51. Alors, comme c'est un pourcentage, en fait c’est par défaut 51%. Donc vous pouvez enregistrer déjà ce que vous avez fait. Très bien. Revenez maintenant sur Approbation d’article. Maintenant, vous retournez dans le flux de travail. Il ne reste plus qu’à indiquer quels sont les utilisateurs qui doivent effectivement approuver. Alors il vous faut au moins 3 participants. Donc vous allez mettre déjà vous-même. Cliquez là. Ici, vous allez vous chercher vous-même. Ajouter. Vous allez ajouter un autre utilisateur, donc ça va être Alice. Vous pouvez l'ajouter directement même si elle n’apparaît pas ici. Ah, il y a une requête qui est faite au niveau de l’Active directory. Et troisième étape d’affectation : là ici, je vais mettre Bob. Hop, ça y est, il est allé chercher Bob. Donc là on va faire une requête en série. On va mettre un titre quand même. Ici on va mettre quelque chose de très simple. On va mettre Approbation d’un article. Et un petit message : Merci, Merci d’approuver. Voilà, le reste, alors après, évidemment on peut affiner, on peut mettre des durées, etc. Ici on va déjà aller à l’essentiel. Cliquez sur OK. Alors vérifiez qu’il n’y a pas d’erreur. Donc normalement ça doit être bon. Très bien. Vous pouvez, du coup, le publier. Voilà, donc vous allez aller sur, hop, Ouvrir la liste associée. Voilà, vous êtes sur la liste Affaires. Vous allez ajouter donc une Poupée, Poupée rose. Important : il faut que vous mettiez votre compte à vous puisque ça fait partie effectivement du paramétrage que vous avez mis en œuvre à l’instant dans le workflow. Là vous faites Enregistrer. Et vous lancez le workflow. Donc c'est le C, c’est le dernier. Voilà, c’est celui-là. Faites Démarrer. OK. Donc il est bien démarré, on voit qu’il est en cours. On va aller directement dans Tâches, maintenant on a compris. Approbation d’un article sur Poupée rose, c’est parfait. Ça a été assigné à Claude, c’est très bien. Je l’ouvre, OK. Je peux aller voir l’article. Je vérifie, tout est bon. J’approuve. Vous avez une deuxième tâche qui a été créée automatiquement pour Alice. Donc vous jouez le rôle d’Alice évidemment. Vous ouvrez Alice. Tac, tac, tac, tout vous paraît bien. Ok, vous êtes d’accord. Vous faites Approuver. Donc ça veut dire que vous avez déjà deux-tiers des autorisations qui ont été accordées. Mais le workflow n’est pas vraiment terminé. Donc je vais jouer le rôle de Bob. Sauf que cette fois-ci évidemment, je ne vais pas approuver. Je vais rejeter. Voilà, je rejette. Donc, j’ai refusé. Il y a 2 approbations et 1 refus. Je vais dans Affaires. Et je vois que Poupée rose a été quand même approuvée. Ce qui est logique puisque le vote positif d’Alice et de Claude représente 66% d’approbation. Et même si Bob a rejeté, l’article est quand même approuvé. Il n’y aurait eu qu’une seule approbation et deux rejets, évidemment à ce moment-là, l’article aurait été refusé. Donc vous avez vu dans cette vidéo comment vous pouviez personnaliser en profondeur, et j’ai envie de dire, je vous donne des outils, mais sachez que vous pouvez aller encore beaucoup plus loin au niveau de la personnalisation de ce type de workflow. Vous avez vu, quand vous cliquez dessus, vous avez énormément de possibilités supplémentaires. Il est clair que ça sera intéressant, mais déjà vous avez vu à quel point vous pouviez changer le comportement par défaut d’un workflow. Une fois que vous avez compris le principe, vous serez en mesure, j’imagine, sans aucune difficulté, d’aller plus loin dans la personnalisation.

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