Excel 2016 : Astuces et techniques

Personnaliser les options de mises en forme conditionnelles

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Apprenez à modifier des règles de mise en forme conditionnelle par défaut. Vous allez en créer d'autres de manière personnalisée, afin de répondre à des contraintes de valeurs seuils ou à des besoins spécifiques.
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Transcription

Voyons voir ensemble comment personnaliser ces mises en forme conditionnelles. avec un premier exemple. Je vous explique tout de suite, j'ai quatre personnes, qui font partie d'un service commercial. Voilà le chiffre d'affaires qu'ils ont réalisé à l'heure actuelle et leur objectif peut être une constante que j'ai fixée ici à soixante, ou une variable, donc le résultat d'une opération. J'aimerais mettre en place une mise en forme conditionnelle très visuelle pour savoir où est-ce qu'ils en sont. Ce que je vais mettre ici, c'est ce qui s'appelle des barres de données, ou des vue-mètres, un petit peu des jauges. Mais vous voyez que si je m'arrête là, on ne peut pas dire que ça corresponde vraiment à ce que je veux, parce que Paul qui est à 45, on a l'impression qu'il a atteint son objectif, qui est pourtant ici à soixante. Donc ce que je vais faire, c'est revenir personnaliser une mise en forme conditionnelle, que j'ai appliquée de façon standard. Comment ? En re-développant ici les mises en forme conditionnelles, gérer les règles. Je prends cette règle, je décide de la modifier. Et là je m'aperçois qu'Excel a fait ça en automatique, par rapport aux valeurs qu'il a trouvé. Moi, ce n'est pas ce que je veux. Je veux que ma valeur minimum ici soit un nombre qui est zéro, et que ma valeur, pour l'instant maximum, soit un nombre, et tant qu'à faire, on va mettre soixante, puisque c'est l'objectif de ma constante. Lorsque je vais venir valider, vous pouvez constater que, maintenant, on a une vue qui est plus près de la réalité, en quelque sorte. Et si je fais passer Paul ici à cinquante-sept, on voit bien qu'il n'a pas encore atteint son objectif. Voilà pour un premier cas de figure, avec une constante. Deuxième cas de figure, on sait très bien que la plupart du temps, ça évolue en fonction de résultats calculés. Donc je reviens sélectionner ma mise en forme, je reviens à nouveau lui demander de gérer les règles. Je remodifie cette règle de mise en forme, et cette fois-ci, la valeur maximum ne va pas être obtenue comme je l'ai fait tout à l'heure, par rapport à un nombre qui est fixe, mais par rapport à une variable que j'ai en cellule F2, donc je vais me contenter ici de venir chercher la valeur de ma cellule de résultat. Lorsque je valide, bien évidemment, dans un premier temps je vais avoir le même type de résultats. Mais si je viens ici modifier à nouveau, vous pouvez constater qu'on voit toujours que Paul, n'est toujours pas arrivé à atteindre son objectif complètement. Par contre si je reviens ici, que je modifie les valeurs du tableau, que je passe de cinq à quarante-cinq, bien évidemment ça veut dire que mon objectif a évolué, et la mise en forme conditionnelle également. Passons maintenant voir un autre type de mise en forme conditionnelle personnalisée, un peu plus complexe. À savoir que ce que j'aimerais, moi je gère des projets, donc j'aimerai avoir une indication sous forme d'une petite icône, avec la différence entre ma date du jour et la date d'échéance du projet, si je suis dans les clous, ou si je suis en retard. Bref, j'aimerais que si j'ai plus de trente jours, ça apparaisse en vert, si malgré tout je suis en retard, que ça apparaisse en rouge. Et ça, je voudrais avoir cette indication, sur quelque chose qui n'existe pas en terme d'icône. Je vous le montre, si je viens voir les jeux d'icônes qui sont à ma disposition dans Excel, je n'ai pas cette petite horloge. Alors comment faire ? En fin de compte, je vais tricher un petit peu. On peut mettre de la mise en forme conditionnelle sur n'importe quelle saisie. Or, ce que je vais saisir, c'est une insertion. Une insertion de quoi ? De caractères spéciaux, ce qu'on appelle dorénavant des symboles. J'ai choisi ma galerie qui s'appelle les Wingdings 2, et puis je n'ai plus qu'à aller chercher ma petite horloge. Après l'avoir insérée, c'est un caractère d'imprimerie, donc je peux définir ici que je le veux centré, que je le veux un peu plus gros. Et, tant qu'à faire, je vais mettre une couleur que vous pourrez visualiser un peu mieux. Je vais mettre un orange un peu plus flashy là, voilà. Comme ça, vous le verrez mieux. Je vais même le mettre en gras. Ok. Et j'incrémente cette saisie partout sur toutes mes cellules. Lorsque j'ai fait ça, maintenant il faut que je place ma mise en forme conditionnelle sur la saisie que je viens de faire. Donc je vais venir ici sur mise en forme conditionnelle, seulement cette fois-ci, je ne vais pas exploiter une mise en forme conditionnelle prédéfinie, même si je la personnalise, je vais en créer une nouvelle. Donc je viens créer ici une nouvelle règle de mise en forme conditionnelle, non pas basée sur les valeurs des cellules, mais basée sur une formule. Qui dit formule, dit automatiquement égal, et là ce qui m'intéresse, c'est de faire la différence entre ces deux dates. Donc je vais dire, si la valeur de la date du jour ici, qui arrive automatiquement en valeur absolue, et c'est ce que je désire, moins la valeur de cette cellule qui ne doit pas, par contre, être une valeur absolue, donc il faudrait que j'enlève les dollars. Bien évidemment, je vais pas faire ça manuellement, c'est une source d'erreurs. Regardez que si je sélectionne cette cellule, le petit truc que vous pourrez ré-exploiter dans n'importe quelle formule ou fonction d'Excel, et je viens appuyer sur la touche F4 de mon clavier, je vais changer les comportements de ma cellule, passer de absolu à minix, mix à nouveau mais cette fois-ci en colonne, et puis relative. Et c'est bien relative que je veux. Et moi, ce qui m'intéresse, c'est de dire que si la différence entre ces deux dates est inférieure à moins de trente jours, j'aimerais montrer que je suis dans les clous, donc je vais mettre ça en gras et en vert. Première mise en forme conditionnelle. Mais c'est pas tout. Parce que ce que j'aimerais à nouveau, c'est en ajouter une deuxième toujours appliquée par rapport à une formule, donc je recommence. Ce que je voudrais, c'est si la différence entre cette valeur, toujours en absolu, et celle-ci, toujours en relatif. Voilà. Et si cette différence est supérieure à zéro, c'est que je suis malheureusement en retard. Donc je vais mettre un format, qui est un format un peu plus visible, on va dire que je veux que ce soit en gras et en rouge. Il ne nous reste plus qu'à vérifier maintenant. Si je viens changer ici la date de mon projet : là, la date d'échéance est au mois de mai, nous sommes au mois de février, j'ai largement de quoi faire. Si par contre, maintenant, je viens changer ça, et je dis que cette date elle est au mois de février. Alors, entre le 2 février et le 22 février, je suis en retard. Donc, je passe bien ici en rouge. Si par contre, je viens faire une modification à nouveau ici, et que je dis "bien voilà, la date du jour, c'est le 22", et je vais changer cela à la date du mars. Regardez que je vais passer ici en orange, qui était ma couleur par défaut. Ce qui veut dire que j'ai pu réaliser une mise en forme conditionnelle, à partir d'une icône qui n'apparaît pas dans les icônes d'Excel, et la personnaliser par rapport à une formule.

Excel 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :10 mars 2016

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