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Excel 2013 : Astuces et techniques

Personnaliser le ruban et la barre d'accès rapide

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Créez un environnement Excel personnalisé en configurant la barre d'accès rapide et le ruban. Enfin, définissez les options d'ouverture d'Excel.
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Transcription

Il peut être également utile dans certains cas de figure de personnaliser l’environnement d’Excel. Et déjà un des premiers points de départ, c’est sur quoi on arrive quand on ouvre Excel. Et c’est ce que je vais vous montrer. Par défaut, lorsque j’ouvre Excel, j’arrive automatiquement sur ce qu’on appelle ici l’écran de démarrage où j’ai la possibilité d’avoir accès aux fichiers récents, d’ouvrir d’autres classeurs et puis ici, de partir d’un modèle prédéfini. Bien évidemment qu’ils peuvent être personnalisables également. Je viens donc ici créer un nouveau classeur sur le modèle standard. Pourquoi est-ce que je n’ai plus le même affichage que j’avais sur la version précédente ? Tout simplement à cause des options par défaut d’Excel et c’est ce que nous allons aller voir. Ici sur l’onglet « Fichier », j’ai tout à fait en bas ce qui correspond aux « Options » et parmi les options, celle qui m’intéresse dans un tout premier temps, c’est celle qui s’appelle les options « Général ». Et dans la partie qui correspond aux « Options de démarrage », j’ai quelque chose qui me dit qu'au démarrage d’Excel, l’écran de démarrage sera automatiquement affiché. C’est ce fameux écran que je viens de vous montrer. Malgré tout, si vous ne voulez pas repasser par cet écran de démarrage, il suffit de décocher ici cette petite case, de valider, je peux maintenant refermer Excel. Voyons faire le test à l’ouverture d’Excel. J’arrive directement sur un nouveau classeur. Rien ne m’empêchera par la suite, bien évidement, de revenir ici pour venir créer un nouvel élément là, à partir des différents modèles que je vous ai montrés. Voilà une des premières options qu’on est peut-être amené à modifier puisque c’est nouveau dans la version d’Excel 2013. Autre chose maintenant : il existe ici ce qui s’appelle la « Barre d’accès rapide ». Barre d’accès rapide qui, par défaut, au démarrage, ne contient que trois icônes. Ce sont des raccourcis en fin de compte, à savoir « Enregistrer », « Retour arrière », « Annuler » et « Rétablir ». Mais vous avez également ici sur le côté, une série de propositions que vous pouvez rajouter ici dans la barre d’accès rapide, comme le fait de créer un nouveau classeur, de rajouter l’aperçu avant impression que j’ai déjà rajouté et puis de passer, peut-être aller faire d’autres personnalisations à partir des options à nouveau. Alors je vais rajouter ici le fait de créer un nouveau classeur, voilà qui est fait. Donc on a la possibilité de choisir parmi ces options-là. Mais on n'a pas tout. Avant de passer dans les options à proprement parler qui apparaissent sur l’onglet « FICHIER » d’Excel, je viens vous montrer simplement une petite chose très, très importante. Vous savez dans Excel, dès qu’on ne sait pas quelque chose, il faut penser à faire un clic avec le bouton droit. Et c’est justement ce que je vais vous montrer parce que cette barre d’outils est totalement personnalisable, en venant rajouter n’importe quelle information qui se trouve présente sur un des onglets de votre ruban. Je vous donne un exemple. Vous avez trouvé intéressant le fait de créer un nom ou de le définir. Alors regardez que si je fais un clic avec le bouton droit, je peux rajouter cette option ici, elle sera toujours à ma disposition dorénavant quand j’ouvrirai Excel. De la même façon, on a vu certaines choses, en termes de, par exemple protection, en termes de partage. Donc je vais peut-être venir ici dans la partie « Révision » pour chercher l’option de « Partager le classeur », clic-droit, « Ajouter à la barre d’Accès rapide ». Et voilà comment, au fur et à mesure, vous pouvez à loisir, personnaliser cette petite barre d’outils qui sera bien évidemment à votre disposition chaque fois que vous ouvrirez Excel. Bien évidemment, tout ce qui est fait à un instant t n’est pas affiché dans le marbre. Vous vous rendez compte, au bout d’un certain temps, que définir un nom finalement, c’est plus simple de le faire directement ici, vous n’avez plus besoin de ce raccourci. Pour le supprimer, il suffira de venir à nouveau dessus et de choisir « Supprimer de la barre d’outils ». Bien évidemment, vous n’allez pas supprimer la fonctionnalité. La fonctionnalité, elle apparait toujours à son emplacement initial original. Donc on a tout à fait la possibilité de personnaliser cette barre d’accès rapide directement à partir du ruban mais on a également la possibilité de passer au niveau personnalisation par l’intermédiaire des options qui correspondent à la barre d’outils d’accès rapide et voyez qu’au fur et à mesure ici, ça s’est rempli mais je pourrais rajouter également tout ce qui est présent et pas obligatoirement ce qui est présent dans le ruban « Toutes les commandes » d’Excel. Et quand je demande « Toutes les commandes » d’Excel, c’est vraiment toutes celles qui existent. Donc il y a de quoi faire, vous pouvez vous positionner et demander par exemple : tiens, je voudrais un raccourci spécifique sur « Aucune bordure ». Voilà, il suffira de se positionner ici et de rajouter ce raccourci sur le côté. Je n’en ai plus besoin, il suffira que je me place à nouveau ici et je l’enlève, ce que je peux faire d’ailleurs pour « Nouveau » ici. Donc ça c’est par rapport à la barre d’accès rapide. Il y a également un autre élément qui peut être personnalisé, c’est le ruban en lui-même. Et ce ruban, bien évidemment je peux choisir d’afficher ou de ne pas afficher certains onglets comme l’onglet « Power View » ou l’onglet « Développeur » mais je peux également lui demander de créer, alors je vais agrandir un peu la fenêtre, ça sera mieux, un nouvel onglet pour positionner des choses qui sont importantes pour vous. Donc je vais appeler ce nouvel onglet, je vais le renommer donc. Je vais l’appeler « le mien ». Je manque cruellement d’imagination. Voilà. Et puis je vais pouvoir venir rajouter directement des fonctionnalités : tiens, je voudrais la couleur de remplissage dedans, je l’ajoute ici. De la même façon je voudrais, tiens, pouvoir envoyer directement par courrier électronique. Vous l’avez l’option mais dans l’onglet « Fichier ». Vous voulez le rajouter ici, vous le rajoutez à l’emplacement où vous êtes. Et puis vous savez que les fonctionnalités sont dans des groupes de commandes mais vous avez également ici ce groupe de commandes, vous pourrez lui donner un nom et puis vous pouvez même lui rajouter une petite icône. Donc ça va être « Mon groupe de commandes ». J’aurais pu l’appeler « Favori » également. Voilà qui est fait. Je pourrais très bien créer un nouveau groupe de commandes sur lequel je viendrais mettre autres choses. J’ai besoin, tiens, de l’option de « Figer les volets ». Donc je vais décider de le rajouter ici dans ce nouveau groupe de commandes. Bref, vous pouvez personnaliser à loisir ce ruban. Je vous montre, maintenant ce ruban il est là et voyez que j’ai exactement ce que je vous ai demandé : « Trame de fond », « Courrier électronique », « Figer les volets ». De la même façon, j’aurais pu revenir, intervenir également sur l’emplacement pour le mettre à la fin de mes onglets standards et non pas au milieu. Donc je repasse ici et regardez qu’il est venu se mettre là mais je pourrais très bien déplacer en fin de compte pour le mettre à la suite « d’Affichage ». Ça serait peut-être mieux, je valide et voyez que j’ai bien maintenant mes onglets standards j’entends, et puis mon onglet personnalisé qui est ici. Voilà comment personnaliser certaines options d’Excel de manière à ce que cet environnement corresponde le mieux possible à votre méthode de travail.

Excel 2013 : Astuces et techniques

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