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Excel 2010 : Astuces et techniques

Personnaliser le ruban et la barre d'accès rapide

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Créez un environnement de travail personnalisé dans Excel. Configurez la barre d'accès rapide et le ruban en fonction de vos besoins.
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Transcription

Comme nous ne travaillons pas tous obligatoirement avec les mêmes fonctionnalités prioritaires. On peut, rapidement, se créer une petite barre d'outils avec les principales fonctionnalités qui nous intéressent. Cette barre d'outils, c'est, ici, ce qui correspond à la barre d'outils d'accès rapide, qui contient, par défaut, la disquette d'enregistrement, le fait d'annuler ou de rétablir. Il nous est proposé, également, ici, d'autres types de possibilités en terme d'ajout, dans cette barre d'accès rapide par rapport à des choses un peu récurrentes. Créer un nouveau document, l'envoyer par courrier électronique, voir la partie d'impression. Mais, tout ceci, encore une fois, ça ne correspond peut-être pas à des choses que je travaille régulièrement. Par exemple, je travaille beaucoup avec des grosses volumétries de données. Donc, j'utilise très souvent des filtres que cela soit dans les « plages » de cellules, dans les tableaux, dans les tableaux croisés dynamiques. On l'a vu à plusieurs reprises, je pourrais venir, à chaque fois, effacer les filtres, comme je pourrais le faire, également, sur cette partie-là. Mais, ce qui m'intéresserait, c'est qu'après avoir appliqué plein de filtres, je puisse, rapidement, tous les supprimer d'un seul coup. Cette fonctionnalité existe. Cette fonctionnalité, elle est, ici, dans l'onglet « Accueil ». Dans ce qui correspond aux fonctionnalités de tris et de filtres. Et c'est ce qui permet de tout effacer d'un seul coup. Seulement, si je suis dans un tableau croisé dynamique, il y a de fortes chances que je travaille, ici, sur les onglets du tableau croisé dynamique. Si je suis sur un tableau, comme ça peut être le cas, ici, je vais être, certainement, également sur l'onglet de tableau. Pour éviter de faire des allers-retours avec, à chaque fois, l'onglet « Accueil ». J'ai, peut-être, intérêt à rajouter cette fonctionnalité, qui, pour moi, est primordiale, là-haut, dans la barre d'accès rapide. Comment faire ? Simplement pensez à faire un clic-droit sur n'importe quelle fonctionnalité que vous avez à disposition sur n'importe quel onglet. Si vous faites un clic avec le bouton droit, vous aurez la possibilité de rajouter cette fonctionnalité à la barre d'accès rapide. Bien évidemment, c'est un paramétrage Excel, c'est-à-dire que la prochaine fois que j'ouvrirai Excel, j'aurai toujours à ma disposition, ici, le fait d'effacer les filtres sur la feuille qui est active. Regardez, en un tour de main, j'ai effacé tous mes filtres et j'aurai eu exactement les mêmes possibilités sur les autres feuilles qui contenaient, peut-être, plusieurs filtres. C'est, déjà, quelque chose qui peut être intéressant et vous pouvez faire cette action avec n'importe quelle fonctionnalité. J'ai vu, par exemple, comment il pouvait être intéressant de partager ou de protéger mon classeur. Je pourrais venir rajouter cette fonctionnalité, ici, directement. Comme le fait de pouvoir créer, par exemple, un nouveau commentaire sans être obligé de retourner dans l'onglet « Révision » pour le faire, ou de faire un clic avec le bouton droit. N'hésitez pas à venir personnaliser cette petite barre d'accès rapide, par rapport à votre propre utilisation. Et puis, rien n'est jamais figé dans le marbre. Vous vous apercevez, au bout d'un certain temps, que les commentaires, ce n'est pas quelque chose que vous utilisez si souvent que ça. Vous voulez faire du ménage, là-haut. Il suffira de faire un clic avec le bouton droit, à nouveau, pour supprimer le raccourci. Bien évidemment, la fonctionnalité est toujours à son emplacement de cette barre d'accès rapide. Première étape. Deuxième étape. Vous avez pu remarquer qu'au fur et à mesure de nos investigations, nous avons vu des onglets standards et puis, des onglets supplémentaires qui arrivent, en fonction de ce que je travaille. Mais, j'ai également la possibilité de personnaliser ce ruban. Comment ? En venant, ici, dans les options d'Excel, je vais retrouver, sur cette partie là, la personnalisation de la barre d'outils d'accès rapide. Ce que l'on vient de voir, ensemble. Regardez, vous pouvez rajouter toutes les fonctions aux fonctionnalités que vous allez pouvoir trouver, dans les « Commandes courantes ». Mais, il y en a bien d'autres. Puisque vous avez, ici, toutes les commandes, même celles qui ne sont plus présentes dans le ruban. Donc, vous voyez qu'il y a de quoi faire. Première étape, personnaliser la barre d'accès rapide. Deuxième étape, personnaliser le ruban Et, c'est ce que nous allons voir. Nous retrouvons nos fameux onglets, mais également la possibilité de créer un nouvel onglet, que je vais tout de suite renommer. Que je vais appeler « Mon onglet ». Et sur lequel je vais pouvoir venir rajouter des groupes ou des fonctionnalités qui sont intéressantes, pour moi. Par exemple, je vais, ici, récupérer tout ce qui correspond à l'« Édition », avec les sommes automatiques, avec les tris et les filtres. Ça, je vais en avoir besoin également, ici, sur mon nouvel onglet. Donc, je le récupère, ici. Je vais pouvoir également aller chercher dans ce qui correspond aux formules, ce qui m'intéresse, qui correspond aux « Noms ». Donc, je vais prendre cette fonctionnalité et la déplacer également, ici. De la même façon, je pourrais aller chercher ce qui correspond à mes données. Et, dans mes données, j'ai également, tout ce qui correspond aux connexions. Puisque je travaille, souvent, sur des fichiers connectés entre eux ou à d'autres sources et j'ai besoin d'avoir cela en même temps, en fin de compte, que tout ceci. Ce qui veut dire quoi ? Ce qui veut dire qu'à partir de maintenant, alors, celui-ci, j'en ai plus besoin, je veux le supprimer, je vais pouvoir avoir un onglet spécifique et cet onglet, regardez comment on va pouvoir s'en servir, directement, dans l'interface d'Excel. J'ai bien, ici, mon onglet dans lequel je retrouve les informations d'édition. Dans lequel je retrouve, également, tout ce qui est noms définis et tout ce qui est connexions. Et puis, j'aurai très bien pu, également, définir une fonctionnalité supplémentaire ou ajouter un « Add-on » à Excel, après une installation particulière. Comme, par exemple, un logiciel tiers, pour créer du « PDF » et que je serais venue rajouter, ici, dans un onglet totalement personnalisé. N'hésitez pas à passer sur ces options de personnalisation. Que cela soit au niveau de la personnalisation de la barre d'accès rapide ou de la personnalisation du ruban. Et puis, si vous vouliez tout remettre à blanc et revenir à l'initial, n'oubliez pas que vous avez à tout moment, la possibilité de « Réinitialiser » la barre d'accès rapide, ici, « toutes les personnalisations », Autant du ruban que de la barre d'accès rapide. Mais, si c'est juste la barre d'accès rapide, c'est ici. Et, si je veux garder la personnalisation du ruban, je la garde. Si je voulais la supprimer à nouveau, regardez, je n'ai plus que la partie « toutes les personnalisations » et je me retrouve, à nouveau, avec une interface d'Excel classique, telle que nous l'avions au départ.

Excel 2010 : Astuces et techniques

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