Le 14 septembre 2017, nous avons publié une version actualisée de notre Politique de confidentialité. En utilisant video2brain.com vous vous engagez à respecter ces documents mis à jour. Veuillez donc prendre quelques minutes pour les consulter.

Excel 2013 : Astuces et techniques

Personnaliser la mise en forme conditionnelle

TESTEZ LINKEDIN LEARNING GRATUITEMENT ET SANS ENGAGEMENT

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Créez des règles à partir des règles de mise en forme conditionnelle par défaut. Ainsi, vous serez en mesure de tenir compte des contraintes de valeurs seuil et des besoins spécifiques.
11:04

Transcription

En plus des mises en forme standard, nous avons également dans Excel des mises en forme un peu plus évoluées sous condition. C'est ce qu'on appelle la mise en forme conditionnelle. Nous allons voir, dans un premier temps, comment exploiter des mises en forme prédéfinies, comment personnaliser des mises en forme plus évoluées qui correspondent à nos seuils de valeurs, et comment créer de but en blanc des mises en forme conditionnelles. Mais commençons par le départ. J'ai un tableau sur lequel je désirerais mettre une mise en forme conditionnelle. Si une des valeurs que je vais saisir ici est supérieure ou inférieure, je vais pouvoir choisir la première famille de règles de mise en forme conditionnelle qu'on appelle des règles de mise en surbrillance. Je vais retrouver ici tout ce qui est supérieur à, inférieur à, compris entre, égal à, un texte qui contient, une date qui se produit ou des valeurs en double. C'est intéressant. On aura l'occasion de le voir. Après, j'ai tout ce qui est comparatif avec les 10 valeurs les plus élevées, les moins élevées, en valeurs, en pourcentages, et une chose intéressante qui est comment arriver à déceler rapidement les valeurs qui sont supérieures ou inférieures à la moyenne, mais sans avoir à calculer la moyenne par l'intermédiaire d'une formule. Après, nous avons des choses un peu plus visuelles comme des jauges, appelées barres de données, des nuances de couleurs et des jeux d'icônes. Je voudrais mettre avec une surbrillance particulière, donc un format particulier, les valeurs qui sont inférieures à… et je vais pouvoir lui fournir, dans un premier temps, une constante, 10, et je vais choisir la mise en forme que je vais personnaliser car je veux qu'elle s'applique à la police de caractères qui doit être en gras et en rouge. C'est la première étape. Deuxième étape, je voudrais mettre également une règle de comparaison, c'est-à-dire que je voudrais avoir avec un format particulier les valeurs qui sont supérieures à la moyenne. Voyez qu'il ne me demande pas de calculer la moyenne, mais juste de choisir un format, que je vais cette fois-ci positionner au niveau du remplissage de la cellule, et je vais demander orange. OK. Je vais me contenter de cela pour l'instant en vérifiant, dans un premier temps, ce que cela donne. Si je saisis ici 8, ça apparaît en rouge. Si je saisis 12, ça apparaît comme ceci, et pourquoi ? Parce que je n'ai pas eu besoin de calculer la moyenne, mais 8 + 12, ça fait bien 20, si je calcule la moyenne, ça me fait 10, ce qui veut dire que la valeur 12 est supérieure à la moyenne. Voilà comment j'ai pu appliquer très simplement et rapidement une mise en forme conditionnelle. Nous allons voir tout de suite un autre exemple sur la feuille suivante. Je viens juste remettre à zéro en effaçant la mise en forme conditionnelle. Voilà. Là, je vous explique un peu le sujet. En fin de compte, j'aimerais que mes commerciaux ici, qui ont atteint pour l'instant une certaine valeur par rapport à leur objectif, aient une représentation un peu plus visuelle des stades qu'ils ont atteints. Donc, je vais exploiter cette fois-ci au niveau de la mise en forme conditionnelle quelque chose de plus visuel qui est la barre de données dont vous allez voir les différentes options simplement au survol, et ce que ça va donner. Je vais prendre celle-ci. Ceci est bien évidemment dynamique, car si je change la valeur de mon commercial, Pierre, et que je la mets à 35, vous pouvez constater que sa jauge s'est remplie automatiquement. C'est bien, mais ça pourrait être mieux. Pourquoi ? Je vous explique. Ici, mes commerciaux ont un objectif à atteindre qui est de 60. Mais si je regarde ici Paul, il est à 54, et on a l'impression que sa jauge est remplie. J'aimerais que cette représentation colle un peu plus à la constante qui est pour l'instant 60. Comment vais-je pouvoir faire cela ? Je vais demander à Excel de me rendre la main sur les mises en forme conditionnelles prédéfinies en faisant ici la recherche dans le menu de mise en forme conditionnelle d'une fonction qui s'appelle « Gérer les règles ». Je vais retrouver la règle de mise en forme conditionnelle que j'ai mise en place. Je peux la sélectionner et faire « Modifier la règle » ou faire un double-clic pour la développer. Je vais m'apercevoir du principe appliqué par Excel pour remplir ces cellules. Il l'a fait en fonction des valeurs qu'il a trouvées. Le minimum a été fait automatiquement par rapport aux valeurs, et le maximum également. Mais je ne veux pas du tout que ce soit Excel qui décide, et je veux fixer mes seuils. Le minimum ne doit pas être sur « Automatique » mais sur « Nombre ». Ce nombre est « 0 ». Et de la même façon, pour la valeur maximum, c'est aussi un nombre qui est 60. Pourquoi ? Parce que c'est ma valeur d'objectif. Et lorsque je vais faire « OK » et « Appliquer », vous voyez qu'on avait l'impression que Paul avait rempli la cellule, mais il n'en est pas encore là, et pour cause, il a encore du chemin à parcourir pour arriver à 60. Idem, si je veux changer, par exemple, le chiffre de Martine en le fixant à 57, vous pouvez constater qu'on voit bien qu'il en reste un petit peu. Dans cette première étape, j'ai fait ça par rapport à une constante, mais j'aurais pu également faire ça par rapport à une variable. Quel type de variables ? Ça peut être, comme c'est le cas ici, la somme ou la moyenne d'autres valeurs qui se trouvent à un autre endroit. Donc, je vais renseigner des valeurs supplémentaires ici. Ça va me permettre de voir le résultat qui évolue dans ma feuille de mise en forme conditionnelle. Vous voyez que c'est passé à 116. Je vais juste changer un peu les valeurs, car ce ne sera pas intéressant si je passe à 116 étant donné que les valeurs de mes commerciaux avaient été calculées pour être en dessous de 40. Voilà. Je vais juste mettre ça. Maintenant, nous avons 29. Je vais changer la valeur ici pour la passer à 24, et cette fois-ci je vais reprendre ma plage de cellules, développer à nouveau la mise en forme conditionnelle, redemander à Excel de prendre la main sur la gestion de cette règle de mise en forme conditionnelle. Je la modifie pour lui donner en fin de compte la valeur maximum qui n'est plus une constante mais une variable. Quelle variable ? Le résultat d'une opération, d'une fonction dans une cellule. Il ne me reste plus alors qu'à aller chercher par l'intermédiaire de ce petit symbole qu'on a au niveau des fonctions et qu'on va retrouver à de nombreuses reprises dans Excel. Voilà, il me rend la main, pour sélectionner quoi ? La cellule concernée. Je n'ai plus qu'à redévelopper, à valider, et vous pouvez constater que j'ai bien quelque chose qui évolue en fonction de quoi ? … en fonction de ce résultat. Maintenant, je viens changer ce résultat. Je vais remettre 50, comme tout à l'heure. Je valide. J'ai bien ici 74, et vous voyez que ma mise en forme a également évolué à ce niveau-là. Voilà comment je peux très rapidement personnaliser une mise en forme conditionnelle existante. Je vous donne rapidement un autre exemple. Ici, j'ai des indicateurs de performances qu'on verra un peu plus tard, et ici j'ai des valeurs. J'aimerais mettre une mise en forme conditionnelle par l'intermédiaire de jeux d'icônes qui peuvent être des drapeaux, des feux tricolores, des histogrammes. Tout dépend de ce que vous voulez voir arriver et surtout de l'analyse, parce que là j'ai cinq niveaux, ce qui ne donnera pas la même chose qu'ici par l'intermédiaire de trois. Voilà qui a été mis en place. Je vais juste agrandir un peu ma cellule, histoire de vous le montrer, masquer celle-ci, on y reviendra plus tard, et vous voyez qu'Excel a placé tout seul la mise en forme conditionnelle. La mise en forme conditionnelle est de plus intéressante parce que je vais pouvoir l'utiliser aussi dans tous les filtres. Je vais d'abord changer des valeurs pour vous montrer que c'est dynamique. Ici, je vais enlever deux zéros. Vous pouvez constater que mes valeurs ont été modifiées, mais aussi ma mise en forme conditionnelle. Pourquoi est-ce intéressant ? Parce que toutes ces mises en forme conditionnelles vont pouvoir être exploitées ici par l'intermédiaire de filtres de couleurs. Je prends par exemple mes feux verts. Combien est-ce que j'en ai ? Pour l'instant, je n'en ai qu'un. Ce n'est pas énorme. OK. Je viens effacer le filtre. J'en remets un autre pour savoir quels sont les feux orange que j'ai, ou jaunes. J'en ai trois. Encore une fois, cela est prédéfini. Malgré tout, j'aimerais reprendre la main pour savoir exactement comment Excel fait pour passer du rouge à l'orange et de l'orange au vert. C'est toujours le même principe de départ. Je viens chercher ici la gestion de la mise en forme conditionnelle. Je la sélectionne, je l'ouvre, et je m'aperçois qu'Excel a défini cela par rapport à quoi ? Par rapport à des pourcentages, sur la totalité de ma colonne. Si la valeur est inférieure à 33 %, c'est rouge. Si la valeur est supérieure ou égale à 67 %, c'est vert. Mais ce n'est peut-être pas ce que je veux. Dans ce cas-là, je vais à nouveau pouvoir modifier en disant que je veux un nombre, et je vais dire que ça doit être vert dès que ça va dépasser les 10 000. Par contre, je voudrais toujours avoir des nombres et quelque chose qui apparaît en rouge, dès que c'est inférieur à 5 000. Je vais valider, maintenant. Voilà. Je vais vérifier tout de suite ce qui a changé. Allons voir maintenant combien j'ai de feux verts. Vous voyez que j'en ai beaucoup plus que tout à l'heure. De la même façon, allons voir ce qu'on a ici, après avoir effacé le filtre, en termes de feux orange. Vous voyez à nouveau que j'en ai beaucoup plus. C'est tout l'avantage de personnaliser ces mises en forme conditionnelles qui vous sont proposées dans un premier temps avec des styles prédéfinis de manière à pouvoir utiliser vos filtres avec les seuils de valeurs qui vous intéressent.

Excel 2013 : Astuces et techniques

Perfectionnez vos connaissances du logiciel Excel 2013 avec votre formatrice experte. Découvrez des astuces sur la saisie, l’exploitation de formules et la gestion de classeurs.

3h06 (31 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :19 mai 2017

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !