Excel 2010 : Astuces et techniques

Personnaliser des listes

Testez gratuitement nos 1271 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Dans cette vidéo, vous utiliserez des listes personnelles standards. Vous apprendrez à les créer et à les personnaliser en important des données.
07:15

Transcription

Passons maintenant à l'optimisation de la saisie. Vous avez peut-être déjà remarqué que lorsque vous êtes dans une cellule Excel et que vous commencez à saisir le jour de la semaine : Mardi, et que vous prenez votre poignée de recopie pour le tirer dans un sens, vers la droite, vers le bas, ou vers le haut, vous avez automatiquement les jours de semaine qui sont incrémentés. Vous avez le même comportement avec les mois. Si je commence à saisir le mois de mai, j'utilise ma poignée de recopie, voilà ce qu'il se passe. Je vais avoir exactement le même principe, quel que soit le sens. Vous avez peut-être remarqué également que si vous commencez à saisir, avec la casse, minuscules et majuscules, pour exemple, je commence avec Lundi, en majuscules, automatiquement les incrémentations se font avec la même casse. Pourquoi est-ce que vous avez ce comportement-là ? Tout simplement parce qu'Excel a en mémoire des incrémentations de liste. Ces listes prédéfinies peuvent être personnalisables. C'est ce que nous allons aller voir. Je supprime tout ce que je vous ai montré en termes de tests, pour aller voir ce qui m'intéresse, qui se trouve dans les options d'Excel, Onglet Fichier, Options, dans les Options avancées, si vous prenez votre ascenseur et que vous le déroulez vers le bas, vous allez trouver : Modifier les listes personnalisées. La dedans, vous allez retrouver les jours de la semaine les mois en entier, en abréviations, mais également la possibilité de créer une nouvelle liste. Ce que je vais faire en venant rajouter des entrées de la liste et en utilisant la touche Entrée pour séparer ces différentes entrées. Je voudrais, par exemple, avoir la liste de mes collaborateurs : Sabine, Augusto, Laurent et maintenant, je veux créer cette liste, pour l'instant je n'ai fait que la saisie. D'ailleurs, regardez, sur le côté gauche, je ne vois pas cette liste. Dans Excel, tout se fait toujours en deux temps : saisie puis validation. Il faut d'abord que je clique sur le bouton Ajouter pour voir apparaître la liste sur le côté gauche. Testons ce qu'il se passe, je n'ai plus qu'à valider la boîte de dialogue d'option et maintenant, quel que soit l'emplacement où je vais commencer à saisir une valeur de ma liste, avec la casse, que je souhaite, si je prends Laurent, vous allez vous rendre compte qu'en utilisant la poignée de recopie, vous avez bien la suite de la liste. Bien évidemment, une liste personnalisée reste totalement modifiable. Si j'ai oublié mon collègue Philippe, je peux revenir dans les options avancées, aller rechercher mes listes personnalisées, et rajouter, dans cette liste, un élément supplémentaire. D'abord en sélectionnant la liste, en la faisant apparaître à droite, et puis en me plaçant à l'endroit où je le souhaite, je fais Entrée, je rajoute Philippe. Attention, que ce soit un ajout, comme je viens de le faire, ou que ce soit une suppression, j'aurais pu supprimer Augusto de la liste, si vous cliquez sur le bouton Supprimer, ici, ce n'est pas l'élément de la liste que vous allez supprimer mais - il va vous le confirmer avec cette boîte de dialogue - ce sera la liste qui sera supprimée définitivement. Ce n'est pas ce que je veux, je fais annuler, si c'est ajouter ou supprimer un élément, j'utilise, pour la suppression, le Suppr de mon clavier. Ne vous occupez pas de l'espace, c'est Excel qui va supprimer cette entrée de paragraphe. Je vais faire Ajouter pour valider mes modifications et j'ai l'apparition de la liste telle que je la veux à cet instant T. Il ne me reste plus qu'à faire OK, OK. Attention, c'est une aide à la saisie, ce n'est en aucun cas dynamique. J'ai toujours Augusto. Par contre, si je reprends Laurent et que je ré-étire, regardez qu'il a refait sa liste en rajoutant Philippe, en enlevant Augusto et quand il arrive à la fin de la liste, il recommence. Pensez toujours à bien vérifier que vous avez utilisé la bonne liste. C'est la première option que j'ai pour créer, de but en blanc, une liste. Mais vous pourriez également avoir déjà des éléments que vous désiriez récupérer, par exemple, dans un document Word. Il me suffit, en tout et pour tout, de sélectionner les différents éléments, de faire un Copier, de revenir dans Excel, et de redévelopper les listes personnelles. Je lui demande de créer une nouvelle liste, et effectivement, le clic droit pour le Coller ne fonctionne pas, mais le Ctrl+V marche très bien. Il ne me reste plus, par la suite, qu'à valider la création de cette liste pour voir tous mes services arriver ici. Si je valide maintenant et que je vérifie, je prends le service Logistique, qui n'était pas le premier de ma liste, nous sommes d'accord, je le saisis en majuscules, j'attrape ma poignée de recopie, et vous voyez qu'il continue la liste avec le respect de la casse que j'ai demandée à la première saisie. Il y a un troisième cas de figure, vous pouvez peut-être avoir quelque part, déjà dans Excel, une liste complète à vouloir récupérer. C'est le cas ici : j'aimerais récupérer tous mes clients qui apparaissent ici. Je vais venir, toujours à partir d'Excel, j'aurais pu le faire à partir de ce classeur-là ce sont les mêmes options, mais je reprends le même point de départ, et cette fois-ci, je ne vais pas créer une liste à partir de là, j'ai quelque chose qui me permet d'importer une liste de cellules. Je n'ai plus qu'à demander à Excel de me rendre la main sur cette boîte de dialogue, d'aller chercher le fichier sur lequel ma liste est présente et de sélectionner ce qui m'intéresse, quelle que soit la quantité. Une fois qu'il a sélectionné, il a identifié par rapport au fichier, par rapport à la feuille, par rapport à la plage de cellules, il ne me reste plus qu'à venir importer, je me retrouve, ici, avec une liste qui sera modifiable, comme celle que nous avons créée ou récupérée de Word. Maintenant, faisons le test. J'ai, parmi ceux-là, un client qui s'appelle : « ARDAIN », il me suffit de saisir la première valeur et j'ai l'incrémentation. N'oubliez pas ces listes personnelles qui sont valables dans tous vos classeurs Excel, qui vous permettent de faciliter la saisie et la ressaisie.

Excel 2010 : Astuces et techniques

Perfectionnez vos connaissances du logiciel Excel 2010 avec votre formatrice experte. Découvrez des astuces sur la saisie, l’exploitation de formules et la gestion de classeurs.

2h39 (31 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !