Excel 2016 : La validation des données

Peaufiner avec une liste déroulante dynamique

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Au cas où le contenu de vos listes déroulantes est appelé à changer souvent, les listes déroulantes dynamiques vous permettront de gagner beaucoup de temps.
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Transcription

Durant cette séquence, nous allons apprendre ensemble à créer une liste déroulante dynamique. Quel est l'intérêt ? Nous allons commencer par un exemple simple. Là, j'ai une base de données avec une liste déroulante statique, simple. J'ai bien différentes couleurs et ma base de données qui les répertorie. Si je clique sur la cellule et que je vais dans Données puis Validation des données, je peux reconnaître la source qui se trouve ici avec mes différents éléments. Cette liste est très pratique si vous la modifiez peu. Ou si la base de données évolue peu. Mais si cela est amené à bouger, regardez ce qu'il se passe. Si je supprime un élément, par exemple, le bleu, si je retourne dans ma liste, je peux voir que ça laisse une empreinte blanche. Ce n'est ni propre, ni utile. Si je rajoute un élément qui n'appartenait pas à ma source, si je clique dans ma liste, je remarque que ma liste n'évolue pas. Elle ne prend pas en compte la dernière couleur que j'ai rajoutée. Si votre base de données évolue peu souvent, vous avez une solution qui est simple, qui existe. Cliquez sur la cellule qui contient votre liste, allez dans Données, puis Validation des données. Là, vous pouvez cliquer dans la source, puis faire un clic gauche enfoncé sur le démarrage de votre liste. Et lâcher. Vous pouvez ainsi réadapter la taille de votre source sans problème et faire OK. La modification a bien été prise en compte. C'est une technique qui marche si votre base évolue peu. Mais si votre base évolue souvent, par exemple, si vous avez une liste de produits d'un catalogue, ou une liste de références, Vous voulez une liste dynamique. Comment la crée ? Vous allez avoir besoin d'une fonction décalée. Je vais l'écrire à côté pour que vous puissiez voir la structure. « décaler » et j'ouvre une parenthèse. Les éléments qui vont nous intéresser dans la fonction décalée, vont être Ref, qui va me permettre de signaler quel est le début de la liste, donc ici, cette cellule blanche, et la hauteur. Je vais devoir lui indiquer un chiffre qui me permet de savoir combien de cellule de hauteur je vais avoir. Les autres éléments, ligne, colonne et largeur ne me seront pas utiles. Pour Ref, je prends donc ma cellule blanche. Point-virgule, je n'ai pas besoin des lignes, point-virgule, je n'ai pas besoin des colonnes, point-virgule, j'ai ma hauteur. Là je vais utiliser une autre fonction pour que ma base de données et ma liste soient vraiment dynamique. Je vais utiliser Nbval. Nbval, comment ça marche ? Ça compte les cellules qui contiennent quelque chose. Je vais donc sélectionner la colonne F et je vais fermer la parenthèse. Là, Excel va compter et va remarquer qu'il y a 1, 2, 3, 4, 5 cellules qui contiennent un mot. Donc il va se dire : je démarre de cette cellule vide, et je vais afficher une liste qui contient cinq cellules. Pile poil les éléments qui m'intéressent. Il ne me reste plus qu'à fermer la parenthèse. Cette formule que j'ai écrite ici, je vais devoir l'écrire dans Données et Validation des données. Si vous débutez, je vous recommande de la faire comme je l'ai fait là : de l'écrire dans la feuille puis de la couper et de la coller dans la Validation des données. Si vous êtes plus à l'aise, vous pouvez l'écrire directement là-bas. Commençons : je sélectionne tout. Ctrl ou Cmd+X selon que vous soyez sur PC ou sur Mac, pour couper. Je vais là où ma liste est créée. Données Validation des données J'efface la source. Et je peux faire Ctrl ou Cmd+V. Et là, j'ai ma formule qui est écrite proprement. Si vous êtes plus à l'aise, souvenez-vous que vous devez écrire « =décaler » votre cellule de démarrage, trois points-virgules et ensuite une fonction Nbval qui prend en compte la colonne où vous êtes. Ce n'est pas évident de l'écrire ici, si besoin, écrivez-la dans la feuille. OK. Quel est l'effet ? Là, j'ai bien tous les éléments de ma liste. Je vais effacer un élément. Grâce à la fonction Nbval qui compte les éléments en temps réel, la taille de ma liste s'adapte. J'ai donc bien le bon nombre d'éléments et surtout, je n'ai pas de blanc. Si je rajoute d'autres éléments, vous pouvez voir que ça s'adapte en temps réel. Plus qu'un élément, c'est bon. Cet outil est donc indispensable si vous avez une base de données qui évolue fréquemment. Surtout que même si votre base évolue, votre formule, elle, ne bouge pas. Pendant tout ce temps, je ne suis pas retourné dans Données et Validation des données. C'est toujours la même formule qui me permet de maintenir ces changements. Vous savez désormais comment créer une liste déroulante dynamique dans Microsoft Excel.

Excel 2016 : La validation des données

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Date de parution :13 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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