Excel 2013 : L'analyse de données

Partir sur une base de données saine

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Pour analyser vos données rapidement et simplement, votre base de données doit être fiable et solide dès le départ.
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Durant cette session nous allons apprendre ensemble à nous garantir une base de données exploitable dans Microsoft Excel. Si vous souhaitez analyser vos données rapidement et facilement dans Excel vous avez tout intérêt à respecter certaines règles. Par exemple si vous allez dans Insertion vous pouvez accéder aux tableaux croisés dynamiques qui sont certainement l'un des outils d'analyse les plus puissants d'Excel. Mais si vous ne respectez pas certaines règles de saisie, vous ne pourrez pas les créer ni même les modifier, ça c'est pour le côté machine. Il y a aussi le côté humain à prendre en compte. Là vous créez votre propre base de données : elle est donc simple et lisible mais si vous ne respectez pas une certaine méthodologie si quelqu'un passe derrière vous il pourrait ne pas vous comprendre et même faire des erreurs. Nous allons voir ensemble comment éviter les erreurs les plus courantes. Partons de cette base. Ici elle part plutôt bien. Comment je peux voir ça ? En première ligne vous avez bien des en-têtes, des titres si vous préférez et vos données figurent en colonnes. C'est le format à respecter si vous désirez créer des tableaux croisés dynamiques, de plus c'est assez lisible. Mais il y a quand même quelques erreurs. Par exemple pour créer un tableau croisé dynamique, j'ai besoin pour chaque colonne d'avoir une en-tête. Pour la colonne F, ce n'est pas le cas par exemple. Je ne pourrai donc pas créer de tableau. Pour corriger le problème vous allez juste à écrire quelque chose, ce que vous souhaitez. Là j'ai différentes zones je vais donc écrire Zone. Entrée. Cela suffit à corriger le problème du côté de la machine. Attention à prendre en compte le côté humain. Par exemple si je vais à droite j'ai montant et montant 2 comme colonnes. Comme j'ai créé cette base, je sais de quoi il s'agit mais vous, sauriez-vous me dire de quoi il s'agit justement ? Est-ce que nous avons des montants hors-taxes et TTC, avant réduction après réduction ? Est-ce qu'il y a eu un accord ? On ne sait rien. Autant que possible et surtout si vous travaillez avec d'autres personnes, précisez au maximum vos en-têtes. Pour montant je peux écrire Montant avant réduction. Tabulation et là Montant après réduction. Entrée. Si vous souhaitez agrandir rapidement vos colonnes, il vous suffit de positionner votre curseur entre deux colonnes ici et de faire un double-clic. Pareil pour celle-ci, je double-clique. C'est bon, mes colonnes sont agrandies. Il y a d'autres erreurs qui se sont glissées et qui peuvent être problématiques pour Excel. Par exemple dans ma colonne Commerciaux je peux voir Amélie avec un accent et Amelie sans accent. Pour un utilisateur humain, pas de problème il s'agit juste d'une erreur d'orthographe. Pour Excel, cette différence signifie qu'il y a deux personnes différentes et donc cela causera des problèmes au niveau de votre analyse. Posez-vous d'abord la question avant d'aller plus loin : est-ce que vous souhaitez des accents ou non ? Si vous travaillez à l'international vous préférerez les éviter au maximum. Pourquoi ? Cela peut causer des problèmes avec certains logiciels. Si vous travaillez dans un contexte francophone, international ou non, je vous recommande de les laisser : cela améliore la lisibilité à terme et cela fait plus professionnel. Mettons que l'on veuille mettre des accents partout. Très simple, je sélectionne ma colonne puis je vais dans Accueil et dans Rechercher et Sélectionner je choisis Remplacer. Dans Rechercher, j'écris le nom avec une erreur donc Amelie mais sans accent. J'écris et je remplace par Amélie avec accent. Remplacer tout. Erreur corrigée, c'est bon. Allons plus loin. Dans la colonne Zone j'ai des zones simples : Sud, Est, Ouest et des zones qui ont été précisées : Nord site habituel, site externe ou sous-traitants. Là il va y avoir un problème. Moi humain, je sais que malgré ce qui est écrit entre parenthèses il s'agit à chaque fois du Nord, c'est globalement la même zone mais pour Excel comme les écritures sont différentes et bien ce sont des zones radicalement différentes, il ne les regroupera pas. Pour pouvoir éviter ce problème, il faut fractionner votre colonne. Avoir une colonne zone colonne avec site habituel, site externe, sous-traitants, etc. Pour pouvoir fractionner il vous faut d'abord de la place. Cliquez sur la colonne à côté puis faites Ctrl+, qu'importe que vous soyez sur PC ou sur Mac. Cliquez ensuite sur la première colonne et ensuite allez dans Données puis Convertir. Ici il vous suffit de faire Suivant. Là par contre il va falloir être vigilant : il faut indiquer à Excel un séparateur, comment mes éléments sont séparés. Entre Nord et site habituel je peux voir qu'il y a un espace : a priori je coche espace et je décoche tabulation. Mais il y a un problème, il y a bien un espace entre Nord et site mais il y en a un autre entre site et habituel : cela risque de me créer trois colonnes. Pour éviter ça je vais choisir un autre séparateur et dans ce cas précis je vais utiliser la parenthèse. Je décoche espace, je fais Autre et j'écris parenthèses. J'aurai bien une colonne avec mes zones et une colonne avec mes zones précisées. Je fais Suivant. Je vérifie que la destination soit bien la bonne, bien en F1. Je fais Terminer. J'ai bien une colonne avec mes zones simples et mes zones précisées. Avant d'aller plus loin, je n'oublie pas l'en-tête. Et ensuite je peux commencer à corriger. Il y a eu une séparation avec Nord mais on a fait la séparation à partir de la parenthèse ce qui fait que l'espace est toujours présent. Je clique, vous pouvez voir un espace entre le curseur et Nord. Il faut l'effacer pour éviter les erreurs à terme. On va faire comme avec Amélie. Je sélectionne la colonne, je vais dans Accueil. Rechercher et sélectionner. Remplacer. J'écris Nord avec un espace que je vais remplacer par Nord sans espace. Remplacer tout. C'est corrigé. Même manipulation pour les parenthèses suivantes. Je clique sur la colonne G. Rechercher et sélectionner. Remplacer. Et je remplace la parenthèse inutile par rien. J'efface tout, je vais en effet la supprimer. Remplacer tout. Ok. Là, mes données sont parfaitement exploitables et je pourrais tout à fait créer un tableau croisé dynamique avec ceci. Enfin presque : regardons vers la droite. J'ai différentes données avec du texte et ici j'ai des chiffres et en plein milieu des chiffres, j'ai des commentaires. Assurez-vous que vos données soient cohérentes. Vous avez tout à fait le droit de laisser des commentaires mais autant que possible mettez-les à côté, plus loin. Là par exemple je vais créer une colonne Commentaires. Je sélectionne mes données, clic-gauche enfoncé, je lâche, clic-gauche enfoncé sur la bordure et je décale mes commentaires. J'agrandis si besoin, double-clic ici et c'est bon. L'important est que les données restent cohérentes : les données textuelles d'un côté, les données chiffrées de l'autre. Attention à la précision de vos en-têtes, attention à bien avoir une en-tête à chaque fois et faire en sorte que vos données figurent bien en colonne. Vous savez désormais comment vous garantir une base de données exploitable dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : L'analyse de données

Abordez les fonctions d'analyse à condition unique. Importez des données, peaufinez avec les fonctions à conditions multiples et filtrez avec des zones de critère.

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Date de parution :22 juin 2018
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