Office 365 : L'essentiel de Word

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Il est temps de diffuser votre document. Vous pouvez l'enregistrer dans le nuage, ou encore le partager en ligne.
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Transcription

Nous avons, Lorsque nous avons terminé un document, La possibilité de l’enregistrer sur notre disque dur. Pour ce faire, Nous faisons Fichier, puis Enregistrer ou Enregistrer sous. Nous avons aussi la possibilité, Une fois qu’il a été enregistré sur notre disque dur, De faire Contrôle S pour enregistrer le document. Mais nous pouvons, Et c’est une possibilité intéressante dans Word. Enregistrer ce document, Aussi dans le nuage. Le fameux Cloud. Pour pouvoir enregistrer un document dans le nuage. Il faut avoir un compte chez Microsoft, Ou ailleurs. Ce compte vous permettant de dire, Je souhaite enregistrer le document À tel emplacement sur Internet. Il vaut mieux avoir un compte chez Microsoft, plutôt qu’ailleurs. Parce que, Le fait d’enregistrer votre document dans le nuage va vous permettre, Un, d’accéder à ce document. De n’ importe où sur la planète, À partir de n’importe quel ordinateur, Du moment que celui-ci est connecté à Internet. Ça, vous pouvez le faire avec un autre service nuage, Que celui de Microsoft. Mais par contre, Deux, vous pouvez et uniquement si vous êtes chez Microsoft, Enregistrer ce document, Et le partager avec les personnes de votre choix, De telle sorte que ces personnes puissent, Soit uniquement consulter le document, Mais puissent, Aussi éventuellement, Apporter des corrections à ce document, Le tout en temps réel, Pendant que vous travaillez sur le document. Ce qui s’appelle du travail collaboratif. Parlons peu, parlons bien. Voyons comment on fait tout ça. Première étape, Je pars du principe que vous n’avez pas de compte chez Microsoft, Vous n’avez pas de compte Xbox, Vous n’avez pas de compte Outlook.com, Vous n’avez pas de compte Live.fr Il faut commencer par se créer un compte. Je viens dans mon navigateur, Dans mon moteur de recherche, je tape Onedrive, C’est le nom du service nuage de chez Microsoft. Je prends le lien OneDrive : le stockage en ligne de Microsoft. Je clique dessus, Je patiente quelques secondes, Et j’arrive sur cet écran, Écran qui est susceptible d’évoluer, Microsoft étant libre de faire ce qu’il veut sur son site. Là j’ai deux boutons, Inscription, Connexion, Comme je n’ai pas de compte, Je clique sur Inscription. On me propose, Soit de créer un compte personnel OneDrive, Soit de créer un compte OneDrive Entreprise. Pour commencer je vous conseille un compte personnel, Si le service vous convient par la suite, Vous pourrez basculer sur un compte OneDrive Entreprise. Je fais Créer un compte Microsoft, Je patiente quelques secondes, Et là on va me demander, Une adresse mail, Qui peut-être une adresse complètement extérieure à Microsoft, Et ensuite un mot de passe. Attention, le mot de passe que vous créez, Doit être un mot de passe costaud, On est sur Internet, Vous faites un mot de passe qui fait au moins 8 caractères, Lettres et/ou chiffres, ponctuations, joyeusement mélangés, Avec des majuscules et des minuscules, Le tout ne voulant absolument rien dire. De manière à vous sécuriser. Il ne faut pas que n’importe quel larron, Puisse aller sur votre compte OneDrive, Pour s’amuser avec vos documents. Ensuite vous cliquez sur Créer un compte, Et vous suivez la procédure qui va s’afficher. Puis vous revenez dans Word, Vous allez dans les sources de cette formation, Ouvrir le document qui s’appelle, Partage.docx Qui est dans le chapitre 6. Maintenant, On va lui dire, Je souhaite enregistrer ce document dans le nuage. Pour réaliser cela, j’ai plusieurs possibilités. Je peux, soit dire, Je veux me connecter à mon compte en cliquant sur ce lien, Soit dire, Je clique sur Fichier, Je viens sur Compte, Et là je me connecte avec ce lien ou celui-là. Dans tous les cas, Il faut être connecté à notre compte en ligne, Pour pouvoir enregistrer en ligne. Sachant que, ce document a déjà été, Et j’insiste bien là-dessus, Enregistré sur mon disque dur. Ne mettez pas un document uniquement en ligne. Si vous n’avez plus d’accès internet, Il faut que vous puissiez continuer à manipuler vos documents. Donc systématiquement, j’enregistre sur mon disque dur, Et j’enregistre en ligne. Je clique sur Connexion, Dans tous les cas, Que ce soit ici ou là, ou sur le lien précédent, On vous demande le nom de votre compte, Vous tapez le nom de votre compte, Et vous faites, Suivant, Vous patientez quelques secondes, Si vous ne vous êtes pas trompé, Dans le nom de compte, On vous demande le mot de passe. Vous tapez ce mot de passe, Et vous faites Se connecter. Vous êtes officiellement connecté à votre compte en ligne. À partir de là, je reviens en arrière, Je vais pouvoir enregistrer ce document, Si je le souhaite, dans le nuage. Pour ce faire, Je viens sur Fichier, Je viens sur Enregistrer sous, Pourquoi Enregistrer sous ? Parce que mon document est déjà enregistré sur mon disque dur, Je fais Enregistrer sous parce que si je fais Enregistrer, Il va retourner s’enregistrer sur mon disque dur. Une fois que j’ai fait Enregistrer sous, Je viens sur le lien OneDrive Personnel, Je clique dessus, Et je cherche, Dans cette partie-là, le lien OneDrive. Je clique, Je viens dans le dossier, Dans lequel je souhaite enregistrer le document. Je veux l’enregistrer à cet emplacement-là, Je l’appelle du nom que je souhaite, Et je fais, Enregistrer. Ça y est mon document est dans le nuage. Avant de voir le partage, Je vous propose de voir comment faire, Imaginons que je suis en déplacement, Comment faire pour accéder à ce document dans le nuage ? Et pour le manipuler ? Je suis revenu sur OneDrive, En ligne, J’ai donc tapé OneDrive dans un moteur de recherche, J’ai cliqué sur le lien, Au lieu de faire Inscription, Je fais Connexion. Je vais taper le nom de mon compte, Là je suis bien évidemment sur un autre ordinateur, Je suis à l’autre bout de la planète, J’ai trouvé dans un cybercafé, un ordinateur, Ou chez les personnes qui m’hébergent, J’ai trouvé un ordinateur connecté à Internet. Je viens donc sur OneDrive, Je tape le nom de mon compte, je fais Suivant, Je clique sur OneDrive, Personnel, puisque c’est un compte personnel que j’ai créé. Et là je mets mon mot de passe. Je clique sur Se connecter. Non, je ne veux pas enregistrer le mot de passe, Surtout n’enregistrez jamais votre mot de passe. Je viens dans le dossier dans lequel j’ai enregistré mon document, Et là je vais trouver ce document, Qui s’appelle donc Partage, qui est ici. Ce document, qu’est-ce que je peux en faire ? Je peux l’ouvrir, en cliquant dessus, Il va s’ouvrir dans Word Online, C’est une version light, de Word Là je peux le modifier, Je vais, pour le modifier, Cliquer sur Modifier le document, Je peux le modifier dans Word, Si Word est installé sur le poste sur lequel je suis, Si Word n’est pas installé sur le poste sur lequel je suis, Je fais Modifier dans Word Online. Je vais pouvoir travailler sur mon document, Je vais écrire ici, par exemple « Bonjour, Madame, Monsieur ». Voyez ça fonctionne sans aucune espèce de difficultés. Je fais Entrée, Et là je peux travailler, On retrouve les différents éléments qui existent dans Word. J’ai la possibilité en double-cliquant, De mettre mon texte en gras, en italique, en souligné, Bref de faire différentes manipulations. À partir de là, qu’est-ce que je peux faire d’autre ? Je peux partager ce document en cliquant sur le lien Partager, Là je vais donner l’autorisation à d’autres personnes D’accéder à ce document, Soit en lecture seule, soit en lecture et modification. J’ai aussi la possibilité, De faire cela dans Word, Je suis dans Word, Vous remarquez qu’ici il y a le lien Partager. Je vais revenir dans Word Online, Et je vais dire que je m’en vais, Je veux me déconnecter. Je viens sur le bouton, Déconnexion, Et je suis déconnecté. Je reviens dans Word, Et je souhaite travailler avec ce document, Vous remarquez déjà au passage, Que ce que j’ai tapé tout à l’heure en ligne A déjà été reporté dans Word. Je vais donc partager ce document avec une autre personne, Je clique sur Partager. Je patiente, Et là on me dit, qui souhaites-tu inviter ? Je vais taper les adresses mails des personnes que je souhaite inviter. Ces personnes n’ont pas forcément un compte chez Microsoft, Je tape l’adresse, Et je vais maintenant dire que cette personne, Peut soit Afficher, soit Modifier. Je vais dire qu’elle peut modifier, Un petit message, « Bonjour, C’est un document à relire. Merci. » Et je fais Partager. C’est envoyé, C’est un mail qui part avec un lien, Qui va permettre à cette personne de pouvoir agir sur le document. Comment se présente le lien que la personne reçoit ? Là je suis sur la boîte mail de cette personne, Je clique sur le lien J’ai partagé Le document « partage.docx » avec vous dans OneDrive. Donc la personne clique sur le mail, Le mail s’ouvre, Il clique sur Afficher dans OneDrive, Que va-t-il se passer ? Tout simplement, La personne se retrouve ici, prête à utiliser votre document, Comment on a dit que cette personne pouvait modifier ? Elle peut modifier dans le navigateur, le document. Je clique sur Modifier dans le navigateur, Et là je vais retirer le lorem, Je fais SUPPR, Et je vais mettre "Coucou" à la place, Je reviens dans Word, Et là que ce passe-t-il dans Word ? Il se passe que la personne en question, A fait une modification, Modification que je vais voir apparaitre, Bientôt sur mon document, Sachant qu’il faut un certain temps Entre le moment où la personne change quelque chose, Et le moment de la mise à jour. Un petit symbole a fait son apparition, Et au bout de quelques secondes, ce symbole a disparu, Et je vois ici, la correction qui a été apportée, De la même manière, j’ai la possibilité, De modifier moi-même, Mon texte, de mon côté, Sachant que si je fais une modification ici, Cette modification va bien sûr, Être reportée en ligne, Et donc on peut travailler de cette manière-là, De manière collaborative. Une fois que le travail est terminé, Vous n’oubliez pas de couper la connexion. Une fois que vous avez terminé les mises à jour, Il faut indiquer à la personne, Que vous ne souhaitez plus qu’elle puisse Travailler sur ce document. Pour ce faire, Vous venez sur le lien, vous faites clique droit, Et là vous faites, Supprimer l’utilisateur. Ou alors, Définir l’autorisation sur : Peut afficher. Si vous supprimez l’utilisateur, il ne peut plus modifier, Et si vous faites le deuxième lien, il ne peut plus modifier non plus. Donc à vous de voir. Là je fais Supprimer l’utilisateur. Les autorisations sont envoyées, Et à partir de maintenant, Il n’y a plus que moi qui peux travailler sur ce document.

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