L'essentiel d'Excel 2016

Partager un classeur

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Découvrez comment partager un classeur. Jean-Luc Delon vous présente cette option et vous montre comment la mettre en œuvre.
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Transcription

Vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, avec Excel 2016, de partager un classeur. Ceci requiert quand même un prérequis, à savoir que il faut que votre classeur soit enregistré sur le réseau dans un dossier partagé de telle sorte que plusieurs utilisateurs puissent avoir accès en même temps au même classeur. Ceci étant posé, il faut que le dossier en question permettent aux différents protagonistes de lire et d'écrire. Donc il faut que les droits sur ce dossier soient mit en lecture et écriture. À partir de là, vous pouvez envisager que plusieurs utilisateurs vont pouvoir utiliser simultanément le même classeur. Même si ces utilisateurs ne sont pas dans le même local, ça devient possible. Pour prendre en main cette fonctionnalité, ce que vous conseille c'est de mettre dans un même bureau deux ordinateurs, de connecter ces deux ordinateurs au même dossier, au même classeur et de passer de l'un à l'autre en faisant les différentes manipulations que je vais m'empresser de vous montrer tout de suite. Ceci afin de bien comprendre et de voir quels sont les impacts que chacun des réglages a afin que par la suite vous puissiez généraliser ce principe à d'autres classeurs. Donc là je n'ai qu'un seul ordinateur, je vais vous montrer où il faut aller chercher, ce qu'il faut cliquer, le pourquoi du comment, puis ensuite exercez-vous pour bien comprendre cette notion. Donc, j'ai ouvert un classeur que vous trouverez dans les fichiers d'exercices de cette formation. Il s'appelle « Partage classeur ». Lorsque vous l'avez ouvert, vous venez directement sur l'onglet « Révision ». Dans cet onglet, vous allez trouver le groupe « Modifications » dans lequel vous allez trouver « Partager le classeur ». Je clique dessus. Là je vois apparaître ce dialogue. Dans ce dialogue il y a l'onglet « Modification », l'onglet « Avancé ». Dans « Modification », je peux permettre une modification multi-utilisateur. « Ceci permet également de fusionner des classeurs ». Si je clique sur cette case, plusieurs utilisateurs vont pouvoir utiliser ce classeur et là je vois actuellement qui est sur ce classeur. Pour l'instant il n'y a que moi en mode « Exclusif », mais par la suite il peut y avoir d'autres personnes si j'ai enregistré ce classeur comme dit précédemment dans un dossier partagé en lecture et écriture, d'autres protagonistes peuvent l'ouvrir et je vérifie la liste de tous les gens qui sont actuellement connectés dessus. Ensuite j'ai un petit onglet « Avancé ». L'onglet « Avancé », tous les choix qui sont dedans ne sont accessibles que si j'ai coché « Permettre une modification », parce que, vous voyez, que si je viens là, je ne peux rien faire. Donc, j'ai coché, je viens sur « Avancé » et là on a plusieurs chapitres. On a « Suivi des modifications » : « Survenues au cours des : 30 derniers jours » Après à vous de jouer sur la durée. « Ne pas conserver d'historique ». Je souhaite conserver l'historique des modifications ou pas, à vous de voir ce que ça donne. Ensuite, « Mise à jours des modifications » : « Lors de l'enregistrement du fichier » ou « Automatiquement toutes les x minutes ». et en l'occurence, par défaut, 15. Mais si je choisis automatiquement et que je fixe une durée Je pourrais enregistrer mes modifications et afficher celles des autres, ou alors afficher uniquement les modifications des autres utilisateurs. À vous de voir ce qui convient le mieux. J'aurai tendance à dire que la première option est bien plus pratique parce que je vois ce que je fais, je vois ce que font les autres. Parce que là on parle quand même d'utilisateurs qui ne sont pas forcément dans le même bureau que vous. Ça peut être aussi des utilisateurs qui accèdent, par un VPN, au classeur. Donc ces utilisateurs sont peut-être dans une autre ville voire sur un autre continent. Donc voir ce que font les autres et avoir en même temps ce que je fais moi, ça me semble pas mal comme choix. « En cas de modifications contradictoires » : « Demander confirmation chaque fois », « Conserver celles déjà enregistrées ». Là c'est si j'écris « blanc » et que l'autre écrit « noir », qu'est-ce qui se passe ? À vous de choisir. Ensuite « Inclure dans une vue personnelle » : « Paramètres d'impression », « Paramètres du filtre ». Là pareil, c'est assez difficile à expliquer. Tout ce que je vous demande, si vous voulez bien comprendre à quoi servent ces deux options, Vous en cochez une avec deux ordinateurs côte à côte, vous regardez ce que ça donne et ensuite vous cochez l'autre et vous regardez ce que ça donne. Il n'y a que comme ça qu'on peut comprendre comment agissent les paramètres d'impression et les paramètres du filtre. Voilà donc en quelques mots les différents réglages possibles. Lorsque je fais « Ok », que va-t-il se passer ? Regardez bien. Je fais « Ok » et là on me dit « Cette opération va aboutir à un enregistrement. Voulez-vous continuer ? » Je vais dire oui, je veux continuer. C'est enregistré et là il y a eu un changement. Je ne sais pas si vous le voyez le changement, mais moi je le vois. Il est où ? Il est là, regardez en haut : « Partage classeur », entre crochets « Partagé ». Je sais maintenant que ce classeur est partagé. Donc si quelqu'un l'ouvre, à l'autre bout de la planète, en passant par un VPN, « Virtual private network », c'est à dire un réseau privé virtuel. C'est quoi ? C'est le fait de se connecter à distance d'un ordinateur à un serveur d'entreprise en utilisant l'infrastructure d'Internet de telle sorte que les données échangées entre la personne et le serveur soient cryptées en aller et en retour pour que des petits malins ne puissent pas voir ce qu'on fait. Donc là mon classeur est partagé, une autre personne située ailleurs va pouvoir travailler alors que moi aussi je suis déjà sur ce classeur. Si je viens à nouveau sur « Partager ce classeur », il est bien évident qu'en cliquant sur « Modifications » et en décochant ici, en faisant « Ok », je peux arrêter le partage. Le bouton supprimer permettant de supprimer... là je ne peux pas le faire, je ne peux pas me retirer de la liste, mais... dans les gens qui sont là, je peux dire untel ou untel je veux le supprimer, je ne veux plus qu'il y accède. Je fais « Ok ». « Cette opération empêchera ce classeur d'être partagé. L'historique des modifications du fichier sera effacé, etc ». Là on met bien les points sur les i, les barres sur les t, on me dit attention, tu ne vas plus le partager. Je fais « Oui ». Donc à nouveau le classeur reprends son aspect habituel, il n'est plus partagé.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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