L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Partager un calendrier et gérer les autorisations

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Voyez comment ouvrir et visualiser les calendriers partagés. Décidez avec qui vous désirez partager votre calendrier et avec quel niveau d'autorisation. Vous pouvez à tout moment ajouter, supprimer ou modifier des partages effectués.
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Transcription

Et bien maintenant que nous avons vu comment travailler en mode collaboration avec mes collaborateurs pour la création, la modification ou l'acceptation ou le refus de réunion, on va passer à une autre étape, et pour mieux vous expliquer ça, je viens de recevoir ici un mail de Gérard Lambert, qui est donc un de mes collègues qui me dit qu'il aimerait bien partager son calendrier avec moi. Donc à partir du moment où j'ai reçu cette invitation, ça veut dire qu'il m'a donné les droits. Je ne vais pas ouvrir le calendrier à partir de là puisque c'est l'application web qui s'ouvrirait mais regardez que si c'est un calendrier partagé, ça veut dire que je vais pouvoir l'ouvrir et l'afficher dans mon propre calendrier. Donc je viens ici sur le module de calendrier et je viens choisir ouvrir le calendrier partagé. De qui ? Eh bien de Gérard, à partir du moment où je l'ai validé, je vais avoir automatiquement après avoir autorisé bien évidemment le serveur a récupéré les informations, je vais avoir ici l'affichage d'un calendrier partagé parce que j'aurais pu avoir plusieurs collègues qui ont partagé leur calendrier avec moi, et regardez que je pourrais très bien demander d'afficher le calendrier, en fin de compte, de Gérard, et vous voyez que j'ai bien accès ici à son agenda par contre regardez que je vois effectivement certaines choses par contre je n'ai pas la possibilité de le modifier, si j'essaie de faire quoi que se soit vous voyez bien que tout est grisé. En fin de compte, il m'a accordé des autorisations qu'on appelle de lecture de lecture de tous les détails, mais par contre je ne peux absolument pas modifier quoi que se soit. J'aurais pu également demander à visualiser l'agenda de Gérard Lambert et le mien, et du coup regardez que par défaut, j'ai un affichage dit superposé, donc qui correspond à des couleurs, mais si je passe ici sur la partie qui correspond à organiser, je vais pouvoir lui demander si je veux les voir superposés ou pas, et puis changer en fin de compte la couleur. Donc je viens ici par exemple enlever celui de Gérard Lambert. Je vois bien que le mien, il est vert, ici c'est bien la couleur qui est choisie. Si je voulais avoir du bleu parce que j'estime que le bleu correspond mieux à mon activité, voilà, je viens ici définir ça, je prends ici celui de Gérard, la couleur de Gérard, vous voyez qu'elle est pas définissable, elle est récupérée automatiquement de son agenda, et puis je vais avoir la possibilité de voir ça sous forme de grille, sous forme de liste. Vous voyez que c'est des affichages encore une fois un petit peu différents, et bien évidemment étant donné qu'au fur et à mesure qu'il va travailler, moi je voudrais être sûre d'avoir les informations. Je peux accélerer le mouvement. J'ai bien dit accélerer le mouvement. Rappelez-vous que vous avez une synchronisation en arrière-plan mais si je voulais être sûr d'avoir récupéré les dernières infos de son agenda voila j'aurais pu demander ici de synchroniser ces éléments-là. Voila comment je peux ouvrir bien évidement un calendrier qui a été partagé en amont, que je vais bien évidemment enlever. Maintenant, comment est-ce que je peux faire pour moi, pour partager mon calendrier. Donc je vais avoir plusieurs possibilités, notamment si je viens faire un clic avec le bouton droit sur mon calendrier, j'ai accès à ce qui s'appelle les autorisations de partage. Par défaut, je vois que tout le monde voit ma disponibilité, ce que l'on a bien vu et ce dont on s'est servi avec l'assistant de planification mais bien évidemment je vais pouvoir définir que je veux ajouter quelqu'un et lui donner un niveau d'autorisation. Donc je viens ajouter mon collègue Gérard voilà.. Ici par défaut il n'a aucune action, aucune autorisation mais je peux choisir parmi ce qui va du plus restrictif au plus permissif juste voir la disponibilité uniquement, vous voyez ça n'a strictement aucun intérêt parce que par défaut nous avons la disponibilité, être collaborateur, relecteur, auteur mais non éditeur, ça veut dire qu'il peut créer des éléments, mais pas modifier les miens auteur... Vous voulez que je vous dise, on va aller voir dans le détail. Jje vais prendre ici éditeur, éditeur on sait pas très bien à quoi ça correspond donc vous allez avoir ici le détail complet de ce qui correspond. Avec quoi, est-ce qu'il peut lire et quoi : tous les détails. Est-ce qu'il peut créer des éléments ? Oui. Est-ce qu'il peut modifier des éléments ? Oui. Est-ce qu'il peut supprimer des éléments ? Moi ce qui m'embête voyez-vous, c'est que là, il y a marqué : tous les éléments. Moi, je voudrais qu'il puisse supprimer mais uniquement les éléments qu'il a crées lui. Donc vous voyez que je vais changer ici le paramètre et du coup je me retrouve avec un niveau d'autorisation personnalisé. Donc je n'ai plus qu'à faire OK maintenant et donc bien évidemment de son côté, mon collègue va pouvoir faire la même chose que moi, que je vous ai montré précédemment, c'est à dire ouvrir le calendrier partagé et choisir en fin de compte de le voir en superposé ou mis l'un à côté de l'autre, etc. Donc je vous ai montré ça par l'intermédiaire du clic droit, vous imaginez bien que j'aurais pu le faire exactement ici de la même façon avec ce que l'on appelle les autorisations de calendrier. Dernière petite précision avec cette notion de "je veux vraiment partager" si vous ne vouliez pas partager votre calendrier principal, regardez que vous avez toujours la possibilité de créer un nouveau calendrier et lui donner effectivement un nom. Celui là, ça va être Réunion d'équipe par exemple. Comme ça vous pouvez continuer à garder malgré tout votre calendrier sans partage, et ne partager que celui-ci. Dernière petite précision, lorsque j'avais crée avec vous au départ un rendez-vous qui était un rendez-vous privé alors un rendez-vous avec ma tante, rappelez-vous que j'étais venu demander l'élément privé. Bien évidemment étant donné que cet élément était rendu privé, même si maintenant j'ai partagé mon calendrier avec tous les détails rappelez-vous avec mon collègue Gérard Lambert, il ne verrait absolument pas ce qui est dedans, et pour cause j'étais venu lui mettre un petit verrou.

L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Prenez en main les fonctionnalités d’Outlook pour Mac 2016. Envoyez des e-mails, organisez votre boîte de réception, gérez efficacement vos contacts, vos calendriers et vos tâches.

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Date de parution :17 nov. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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