​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Partager un calendrier

TESTEZ LINKEDIN LEARNING GRATUITEMENT ET SANS ENGAGEMENT

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Vous avez décider de partager votre calendrier avec d'autres personnes de l'entreprise. Définissez alors le niveau d'autorisation que vous allez leur donner.
04:23

Transcription

Nous allons passer maintenant au module Calendrier. Alors je vous ai dit que j’allais vous distiller des petits trucs et astuces tout au long de la formation, ça va être le cas. Comment est ce que je peux passer rapidement en module Calendrier, au module Personnes ou Contacts, ou au module Tâche ? Bien sûr je pourrais utiliser ma souris et cliquer sur les différentes icones qui sont là. J’ai un moyen plus rapide c’est d’utiliser les raccourcis-clavier qui sont le « contrôle-2 » pour le Calendrier, « contrôle-3 » pour les Contacts, « contrôle-4 » pour les Tâches, et le « contrôle-1 » pour le module Courrier. Donc regarder que si je fais « contrôle-2 » je vais passer ici directement sur la partie Calendrier. « Contrôle-3 » les Contacts, « Contrôle-4 » les Tâches. Et je reviens en module Courrier qui est le « contrôle-1 ». Passons donc sur la partie Calendrier. Je précise que ce dont on va parler maintenant n’est possible qu’à partir du moment où je suis dans un contexte entreprise, donc avec un serveur professionnel de messagerie. Je voudrais, moi, pouvoir avoir une visibilité de la disponibilité de mes collègues si je dois planifier une réunion. Je précise que mes collègues n’ont absolument, pour l’instant, aucun fait de partage. Donc je ne vois normalement rien de leurs agendas, si ce n’est que, vous aller voir que quand je vais définir ici la création d’une « Nouvelle réunion », avant même de sélectionner les personnes et d’envoyer l’invitation et donc d’être sujet au retour me disant « ah bah non je ne suis pas là pendant cette période là », j’ai la possibilité d’utiliser ici ce qui s’appelle « l’Assistant Planification ». Cet « Assistant Planification » va me permettre d’ajouter les participants. Donc je vais rajouter mes collègues. Et puis tant qu’à faire, je vais rajouter Nathalie Roussel en facultatif aussi. Voilà. Et je vais avoir, en fonction de ce qu’ils ont eux-mêmes rajouté sur leurs agendas et bien évidement de la date et l’heure sur laquelle j’ai mis la spécificité, des informations. Alors il y a des informations que vais pouvoir visualiser ici, puisque c’est déjà une réunion que j’ai positionnée auprès de mes collègues, mais si vous regardez ici par exemple, je ne vois pas ce que fais Nathalie Roussell, comme là je ne vois pas ce que fais Jean Phillipe Dince. Mais dites-moi, est-ce qu’on a vraiment besoin de savoir ce que font les gens pour les inviter à une réunion ? Non. Que je sache on a besoin de savoir s’ils sont disponibles ou pas. Et ces options de disponibilité, bah je peux les voir sans avoir au préalable eu besoin qu’il partage quoi que ce soit. Voyez que si j’avais essayé de planifier ici la réunion de 10 : 00 heure, par exemple, à 11 :00 heure, vous pouvez constater que là j’ai un problème hein, parce que Jean Philippe comme Nathalie Roussel ont quelque chose, qui est pour l’instant certes pas officiel mais provisoire, sur leurs agendas. Comme ça aurait pu être marqué occupé ou absent carrément du bureau. Donc voyez que ces informations de disponibilité sont standards. Je n’ai pas besoin de les définir. Par contre, moi ce que j’aimerais c’est non pas uniquement donner à mes collègues des informations concernant ma disponibilité, mais aller un peu plus loin et leur montrer vraiment ce qui se passe dans mon agenda. Pour cela, je vais venir ici dans l’onglet « Accueil » de mon module Calendrier, chercher la partie qui s’appelle « Partage », et ici j’ai la possibilité de dire que je veux « Partager » mon calendrier. Ok. C’est automatiquement l’ouverture d’un élément mail que je vais avoir. Je vais donc choisir ici les personnes avec qui je veux partager mon Calendrier. Voilà, je vais prendre Laurent, je vais prendre Jean Philippe, et Augusto. Et lorsque je valide ici, il me propose d’envoyer automatiquement une invitation de partage, mais seulement avec quoi comme information ? La disponibilité uniquement. Aucun intérêt puisque la disponibilité, on a vu qu’on l’avait par défaut. Moi j’aimerais qu’il puisse voir, attention j’ai bien dit voir, absolument pas modifier, tous les détails de ce que je vais planifier sur mon agenda Donc je vais changer le niveau de visibilité. Et on voit bien que ça inclut bien évidement la disponibilité et tous les détails des différents éléments. De la même façon, par échange de bon procédé, je vais leur demander également s’ils sont d’accord pour qu’eux-mêmes partagent leur agenda avec moi. Et là, je n’ai plus qu’à venir envoyer cette invitation de partage avec le résumé des autorisations. Voilà ce qu’il en est pour la partie « j’envoie cette demande de partage ».

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2016. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

1h42 (22 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
Spécial abonnés
Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !