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Outlook 2013 : La gestion du temps

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Transcription

Je souhaite maintenant partager le Planning des salles de réunion avec mon collègue qui s'appelle Paul et qui lui aussi possède un compte sur le serveur Microsoft Exchange du compte Office 365 que nous utilisons. Pour réaliser cela, bien, je me positionne sur le Planning des salles de réunion qui donc est un calendrier créé dans le groupe Autres calendriers, donc, groupe qui est sur le serveur Exchange de l'entreprise. Je fais un clic droit, je viens sur Partager et je viens sur le lien Partager le calendrier avec un clic gauche. Attention, hein, je vous répète que cette option n'est accessible que si vous avez soit un compte Office 365, soit un serveur Exchange sur votre réseau. J'arrive donc sur cette fenêtre et là, et là, je vais dire que je veux partager avec Paul. Donc, je commence à écrire le nom de Paul, et automatiquement, eh bien, son nom fait son apparition, il ne me reste plus qu'à cliquer dessus. Je laisse l'Objet « Invitation de partage », et je vais maintenant préciser que Paul, je lui donne l'autorisation d'ajouter, de modifier ou de supprimer des éléments dans ce calendrier. Hein, nous allons travailler à deux sur ce calendrier, donc, il a le droit de faire toutes ces manipulations. Je peux ici mettre un petit texte, donc, je vais écrire ici « Petit texte ». Cela pourrait être « Bonjour, Paul! Voilà, je te propose de travailler avec moi sur ce calendrier, bla-bla-bla, bla-bla-bla». Vous mettez donc le petit texte d'accompagnement et vous cliquez sur Envoyer. Est-ce que je veux envoyer que « Oui », on patiente, le message de partage se prépare. Et je vais maintenant vous convier à basculer. A basculer sur quoi ? Eh bien, tout simplement sur le navigateur Internet Explorer, et là, je suis sur le compte de Paul directement dans le navigateur, puisqu'il s'agit d'un compte Office 365. Et là Paul, il vient de recevoir dans sa boîte de réception un émail où on lui dit, voilà, Formation tutoriel, Invitation de partage. Lorsqu’il clique sur cet émail, on lui dit voilà, Formations tutoriels, hein, Formations tutoriels, c'est le compte qui est ici, Formations tutoriels, donc, dit qu'il vous invite à afficher son dossier Planning salle de réunion, donc, du groupe Calendrier. Pour que Paul puisse travailler, il faut qu'il accepte la demande de partage. Pour ce faire, il lui suffit de cliquer sur ce lien Ajouter un calendrier. Il va donc cliquer sur le lien en question, on patiente, et là, regardez ce qui se passe dans le calendrier de Paul, Paul Lemonde. Dans son calendrier il a ses calendriers à lui et il y a ici, dans Autres calendriers, le Calendrier des salles de réunions qui se trouve à cet emplacement-là. Donc, il va afficher maintenant ce calendrier et il va, par exemple, prendre un rendez-vous. Il va se positionner, par exemple, le 19, le 19 décembre, et il va faire clic droit, Nouveau, il va dire que l'événement, c'est Formation [bruit de clavier d'ordinateur] on va dire Outlook 2013 [bruit de clavier d'ordinateur], Emplacement, ça aura lieu au 25, rue de Citeaux, 75012, Paris [bruit de clavier d'ordinateur]. Ensuite, ça va avoir lieu toute la journée, non, personnalisé, ça va avoir lieu, donc, de neuf heures à dix-sept heures, [bruit de clavier d'ordinateur] voilà, comme ceci, et donc, c'est une formation qui n'a lieu donc que sur une journée. Il ne reste plus qu'à venir dire Enregistrer pour que la salle, donc, soit quelque part réservée. Ça va s'enregistrer à l'intérieur de ce calendrier, et lorsque l'enregistrement sera fait, eh bien, nous allons voir que dans l'Outlook, effectivement, cet enregistrement a bien été reporté. Alors, là, ça peut durer un petit moment, ça dépend de la connexion internet que vous avez. Si vous tombez dans un moment où l'internet est un petit peu saturé, bah, ça peut durer quelques secondes, voilà, là, c'est fait. Donc, ici vous voyez, ce Rendez-vous, pour le 19 est bien pris en compte, je le vois ici, 19 décembre 2013 Formation groupe 2013. Je viens maintenant dans Outlook et là, donc, je rebascule sur le compte de Monsieur Formations, et je vais donc activer ce calendrier en mettant tout simplement une croix. Et là, le 19 je trouve effectivement la formation en question. Donc, les deux protagonistes, hein, Paul et moi-même, nous pouvons travailler sur ce calendrier, il est maintenant partagé. J'ai la possibilité, par exemple, je peux dire : « Ah, mais il s'est trompé, c'est... Paul s'est trompé, c'était pas le 19, c'est le 20 ». Eh bien, je le déplace le 20, comme ceci, tout simplement, j'ai déplacé mon rendez-vous. Donc, si je reviens maintenant dans la vision que Paul a des choses, vous remarquez que rien n'a changé. Pourquoi ? Parce que l'écran ici n'a pas été rafraîchi. Si on rafraîchi l'écran, eh bien, nous allons voir que le calendrier va prendre en compte le changement. Ici, normalement on devrait avoir que ce rendez-vous, eh bien, n'est plus le dix-neuf, je rafraîchis encore une fois, le rendez-vous n'a pas été mis à jours, voilà, ça y est, le rendez-vous a été mis à jours [inaudible], Voilà le 20, on retrouve donc ce rendez-vous le 20, donc, les deux personnes peuvent agir sur le calendrier et programmer, donc, des dates à volonté. Par exemple, ici il y a un test, et dans ce test, hop, on va dire qu'on veux le supprimer. Voilà, Supprimer, et il n'y est plus, et si on revient dans Outlook, normalement le test en question ne doit plus y être. Donc, voilà en quelques mots comment on peut partager un calendrier de manière à ce que plusieurs personnes travaillent dessus.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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