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Excel 2010 : Astuces et techniques

Partager les classeurs

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Activez le partage de classeur et définissez les conditions requises. Mettez également en place le suivi des modifications et des paramètres associés.
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Transcription

Il peut être également intéressant, de travailler, en simultané, en collaboratif sur le même classeur, par l'intermédiaire d'une fonctionnalité qui s'appelle « Partager le classeur ». Cette fonctionnalité, nous allons la trouver dans l'onglet « Révision », sous le nom « Partager le classeur ». Attention à une chose, il faut bien prendre en compte ce que vous avez comme objets, dans votre classeur Excel. Pour l'instant, je suis ici, vous pouvez le voir, sur un tableau. Regardez ce qui se passe si je décide de partager le classeur. Voici le message qu'Excel va me renvoyer : « Impossible de partager ce classeur car il contient des tableaux Excel ou des mappages XML ». Alors, on ne parle pas des mappages XML, on n'a pas fait de développement, mais, effectivement, mon classeur comporte bien un tableau. Il aurait fallu que je convertisse, d'abord, ce tableau en « plage ». Je vous montre, quand même, que si j'avais fait la même manipulation avec un fichier, qui lui, est une « plage » de cellules, je n'aurais absolument pas eu le même comportement. Regardez qu'ici, je demande de partager le classeur, il m'autorise à le partager et je vais régler les options qui concernent le partage. Donc, si vous êtes sur une « plage » de cellules, pas de problème. Si vous êtes, malgré tout, sur un tableau, il vous sera demandé, au préalable, de convertir ce tableau en « plage » de cellules. C'est-à-dire, de faire l'inverse de ce que l'on a fait précédemment. Pour cela, vous revenez sur les outils de création de tableau. Vous avez un bouton qui s'appelle « Convertir en plage ». Confirmation, bien évidemment. Et là, je suis revenue en « plage ». Cela ne veut pas dire que je n'ai pas gardé la même mise en forme, que je n'ai pas, toujours, ce qui correspond à ma validation données à mes fonctions. Mais, je n'ai plus les outils de tableau. Par contre, à partir de ce moment-là, je vais pouvoir revenir, ici, sur l'onglet « Révision », et lui demander de partager le classeur. Voilà qui est fait. Donc, une fois que l'on est sur les options de partage, j'ai la possibilité de dire : « Oui, je veux autoriser les modifications multi-utilisateur ». Il m'indique quel est l'utilisateur qui, pour l'instant, a l'usage exclusif du classeur. Et puis, ici, j'ai toutes les options « Avancé ». Parce que, si je décide de partager, encore faut-il que j'ai un œil sur les modifications. Donc, il me propose de personnaliser : quelles sont les modifications et quels sont les laps de temps sur lesquels je veux voir ces modifications ? Là, par défaut, nous avons les modifications survenues dans les trente derniers jours, ou alors on peut lui dire de ne pas conserver l'historique. On a, également, la possibilité de faire une « Mise à jour des modifications », « Lors de l'enregistrement du fichier ». Ou, on peut lui dire « Automatiquement toutes les « x » minutes » et d'« Enregistrer mes modifications et d'afficher celles des autres ». Je vais remettre « Enregistrement automatique ». « En cas de modifications contradictoires », quel est le comportement ? Est-ce qu'il va demander confirmation, à chaque fois ? Ou, est-ce qu'il va conserver les modifications déjà enregistrées ? Voilà quelles sont les options que j'ai à ma disposition lorsque je décide de partager ce classeur. Je valide. Je vais, automatiquement, aboutir à une étape d'enregistrement, pour qu'il prenne en compte que dorénavant ce classeur est partagé. Voilà qui est fait. Maintenant, vous avez cette notion de partage qui apparaît à côté du nom de votre fichier, en haut de votre classeur. Là, je suis seule à travailler, mais je vais, quand même, faire des modifications. Je vais venir ici, faire, par exemple, « 6000 » et je vais venir enregistrer les modifications que j'ai faites. Si, maintenant, je reviens voir ce qu'il se passe dans le « Suivi des modifications », ce que j'ai mis en place avec le partage. Je vais lui demander d'« Afficher les modifications », et là, je vais avoir, à nouveau, la possibilité de dire : je veux « Suivre les modifications au fur et à mesure. Le classeur est partagé ». Et, je vais pouvoir lui demander d'« Afficher les modifications », depuis mon dernier enregistrement, toutes les modifications, celles qui n'ont pas encore été révisées ou depuis une date. Je vais, ici, lui demander « Toutes ». Je vais pouvoir, également, signifier : « Par qui ? » C'est-à-dire que je pourrais surveiller, si on était plusieurs à travailler sur ce classeur. Qui a fait les modifications ? Est-ce que c'est moi ou les autres ? Et puis, je pourrais même définir une « plage » de cellules particulières, que je veux analyser. Et, je lui demande, bien évidemment, d'« Afficher les modifications à l'écran » et, tant qu'à faire, j'aimerais bien qu'il me « Liste toutes les modifications dans une autre feuille ». Je n'ai plus qu'à valider, maintenant, pour qu'automatiquement, j'ai une feuille, qui est une feuille d'historique qui va me montrer le « Numéro de l'action », la date, l'heure. Qui a fait cette modification, quel est le type de modification, sur quoi, quelle est la « plage » de cellule, quelle était sa valeur antérieure et quelle est sa nouvelle valeur ? Voilà comment je peux, vraiment, avoir une traçabilité des modifications, lorsque nous sommes plusieurs à travailler dessus. Maintenant, regardez, j'avais demandé, en plus de la feuille d'historique, d'avoir une indication à l'écran. Cette indication, je l'ai, là. Cela apparait par l'intermédiaire d'un commentaire qui me dit que c'est bien l'utilisateur qui s'appelle « Formation » qui a fait une modification sur telle cellule et quelle est la modification. J'ai vraiment le résultat immédiat. Voilà, n'oubliez pas si vous devez être plusieurs à travailler sur un classeur. Plutôt que de l'ouvrir, simultanément, les uns après les autres, de mettre en place le « Partage » avec le suivi des modifications.

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