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SharePoint 2016 : Les nouveautés

Partager des dossiers

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Apprenez à partager un dossier dès sa création. Vous pourrez également vérifier avec qui un dossier est partagé.
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Transcription

Une autre nouveauté de SharePoint Server 2016, toujours concernant les bibliothèques de documents, concerne plus précisément le partage de dossiers. Vous savez qu'on recommande généralement dans SharePoint de ne pas abuser des dossiers, voire même si on peut s'en priver c'est l'idéal, sachant qu'il y a des réticences, ce n'est pas si simple que cela, mais on peut quand même avantageusement remplacer les dossiers par des métadonnées. Mais c'est vrai que ça demande un gros effort pédagogique parce que tout simplement les utilisateurs ont l'habitude depuis de nombreuses années de classer leurs documents à l'aide de dossiers, donc ce n'est pas facile du jour au lendemain de basculer sur les métadonnées. Donc, on continue à utiliser les dossiers. Je vais prendre une bibliothèque, et dans cette bibliothèque, je vais créer un nouveau dossier, par exemple, ici, on va l'appeler Janvier. Encore une fois, on pourrait avantageusement remplacer ce dossier par des métadonnées, mais on va oublier ça un instant. Vous voyez apparaître la possibilité d'inviter directement des personnes lors de la création du dossier. C'est une nouveauté puisqu'effectivement lors de la création d'un dossier, il devient possible de le partager en même temps. Maintenant, on tombe sur quelque chose d'assez classique. On peut inviter, donc je vais mettre par exemple Alice, Voilà, et vous pouvez aussi indiquer directement quels sont les droits que peut avoir Alice. Est-ce qu'elle peut simplement afficher le contenu du dossier ou est-ce qu'elle peut le modifier ? Voilà, et vous créez directement le dossier en lui attribuant les autorisations qui vont bien. Voilà, je vais faire Créer, et maintenant Janvier est partagé avec Alice directement lors de sa création. Dans les versions précédentes, il fallait le faire en deux temps, c'est-à-dire qu'il n'y avait pas de possibilité à la fois de créer un dossier et de le partager ou de donner les autorisations équivalentes, il fallait le faire en deux temps, dans un premier temps créer le dossier et ensuite on le partageait en donnant les autorisations qui allaient bien, et ici on retrouve évidemment tout de suite que le dossier est bien partagé avec Alice et Administrateur. Une petite remarque puisqu'on parle des partages. Il est souvent avantageux aussi d'aller dans l'option AVANCÉ puisque dans cette option vous retrouvez bien non seulement les autorisations que vous avez pu donner sur l'objet mais surtout vous pouvez voir précisément si vous avez, par exemple, cassé l'héritage, c'est-à-dire que si, pour une raison quelconque, vous avez supprimé les autorisations héritées du parent, vous pouvez directement le voir grâce à ce bandeau-là qui vous précise que ce dossier dispose d'autorisations uniques et que vous avez des utilisateurs avec un accès limité sur ce site. Et pour connaître quels sont les utilisateurs, rappelez-vous que vous pouvez cliquer sur Afficher les utilisateurs, et ça vous donne à la fois le nom des utilisateurs et les autorisations qu'ils ont sur le site en question cette fois-ci. Une petite parenthèse, mais c'est important parce que le partage est un sujet qui est un petit peu délicat, bien évidemment.

SharePoint 2016 : Les nouveautés

Découvrez les nouveautés de SharePoint 2016. Prenez en main les fonctionnalités hybrides, les améliorations des bibliothèques et de l’architecture SharePoint 2016.

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Date de parution :3 févr. 2017

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