Excel 2013 : Astuces et techniques

Partager des classeurs

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Définissez les conditions requises pour le partage de classeur. Assurez également le suivi des modifications et de leurs paramètres.
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Transcription

Lorsque l’on travaille en équipe avec des collaborateurs, il peut être intéressant de travailler de façon simultanée, en une façon participative sur le même classeur. Sachez que la notion de partage est disponible dans Excel, attention, sous certaines contraintes. Pour exemple, ici j’ai dans ce fichier Excel un tableau tel que nous les avons vus au fur et à mesure. Ce tableau n’est pas compatible avec le partage. Si je vous montre maintenant cette option que je vais trouver ici au niveau « Révision », je viens juste activer « Partager le classeur », c’est tout. Regardez qu’il me dit « attention, on ne peut pas partager ce classeur car il contient des tableaux Excel ou du développement » mais moi c’est surtout le tableau qui me pose un problème. Donc là, je n’ai pas d’autre choix. Si je suis ici sous forme de tableau, il faudrait que je revienne ici sur l’outil de tableau « Création » pour le convertir à nouveau en plage et là effectivement, je pourrais travailler en collaboration avec les membres de mon équipe. Il n’y a qu’à cette condition que je pourrais venir exploiter la notion de partage. Je vous remontre : j’ai converti en plage ce qui était jusqu’à encore quelques secondes un tableau. Je reviens ici sur « Révision » et regardez que maintenant il me propose de partager le classeur. Donc pensez-y, ce n'est pas vous qui faites une erreur. Le partage n’est pas compatible avec les tableaux. Alors je vais vous montrer un petit peu, comment est ce que l’on met en place ces options de partage. Vous avez vu que c’était dans l’onglet « Révision ». J’ai en même temps toute la partie de protection de feuille, de classeur. J’ai la possibilité de protéger et de partager le classeur. Ce qui fait que seules les personnes qui disposeront de ce mot de passe applicatif pourront faire des modifications. Et puis j’ai la possibilité de suivre les modifications. Alors justement, on va commencer avec le partage. Première étape, je veux permettre une modification multiutilisateur. Pour l’instant, il me dit bien que c’est moi et que moi qui aie accès à ce fichier puisqu’il est en mode exclusif. A partir du moment où je vais valider, il va me dire qu’il faut que j’enregistre mon classeur pour que maintenant j’ai cette notion de partage, que je peux immédiatement voir à côté du nom du fichier là haut, il y a bien marqué « Partagé ». Maintenant, une fois que je peux voir que mon fichier est partagé, je peux revenir et voir en fin de compte quelles sont les options. Déjà vous pouvez constater qu’il n’y a plus marqué « Exclusif ». Et ici au niveau des options avancées, je peux lui demander dans un tout premier temps de garder l’historique des différentes modifications qui vont être apportées pendant un délai de « 30 jours », c’est ce qui est choisi par défaut. Je pourrais le changer, comme je pourrais très bien lui dire de ne pas conserver l’historique. De la même façon, je peux lui demander à quel moment je veux une mise à jour des modifications : « Lors de l’enregistrement du fichier » ou « Automatiquement toutes les X minutes ». Donc je vais le laisser « Lors de l’enregistrement du fichier ». De la même façon, imaginez qu’on soit plusieurs à modifier ce classeur en même temps, il est possible que les modifications soient contradictoires. Dans le cas de modifications contradictoires, quel est le comportement ? Me « demander confirmation à chaque fois ». J’aurais pu choisir « Conserver celles déjà enregistrées » également. Une fois que j’ai vu ceci, même si je suis toute seule, je vais vous montrer malgré tout, comment se passe le suivi des modifications. Donc je viens ici sur la feuille qui est la feuille « Ouest » et je viens modifier la valeur de « Décembre » que je vais passer à « 8 000 ». Voilà, ma modification est faite ici, elle se reporte automatiquement ici puisque mes cellules sont liées. Maintenant imaginons : j’ai fini les modifications que je voulais apporter à ce fichier, je ferme ce fichier, il me demande si je veux « Enregistrer », « Oui ». C’est à ce moment-là que se font les enregistrements des modifications. Je rouvre maintenant ce fichier. Voilà. Et puis je vais lui demander maintenant qu’il m’affiche, qu’il me donne une indication sur ce qui s’est passé. Et c’est par l’intermédiaire ici du « Suivi des modifications » que je vais pouvoir lui demander d’afficher les modifications. Mais de la même façon, je peux très bien lui demander de ne pas afficher les modifications pour tout le monde, les modifications depuis la création du partage ou les modifications dans tout le classeur. Donc j’ai la possibilité de restreindre ces éléments en disant : est-ce que c’est « Depuis mon dernier enregistrement » ou est-ce que c’est toutes les modifications, ou depuis une date particulière ? Moi je vais lui demander « tous ». De la même façon, alors là, vous n’allez pas voir la conséquence puisque je suis toute seule à faire les modifications mais j’aurais très bien pu lui demander : est-ce que c’est pour « tout le monde » ? Est-ce que c’est « tous sauf moi » ? Est-ce que c’est un « autre » utilisateur ? Et donc faire un filtre par utilisateur qui a effectué des modifications. J’aurais pu lui demander également de me montrer ces modifications mais dans une plage de cellules spécifiques. Et puis ces modifications, comment est-ce qu’Excel va me les montrer ? « Afficher directement à l’écran », ça c’est une chose mais je pourrais lui demander également qu’il me crée une feuille, une feuille de récapitulatif, en quelque sorte, des modifications effectuées. Et lorsque je vais valider, voilà ce que j’obtiens. Donc j’ai ici ma nouvelle feuille, vous voyez qu’il s’appelle « Historique » dans laquelle il va me tracer les numéros des modifications, la date, l’heure, par qui, quelle a été la modification, elle concerne quelle feuille, quelle plage de cellules, quelle est la nouvelle valeur et quelle a été l’ancienne valeur. Donc ça, ça me fait un récapitulatif. Maintenant, je ne vais pas passer toutes les cinq minutes voir cette feuille récapitulative. Donc je vais avoir directement de la même façon dans l’affichage d’Excel, une indication. Si vous regardez, vous allez voir un petit commentaire apparaitre sur cette cellule. Vous voyez le petit triangle en haut à gauche, m’indiquant que « Nathalie », puisque c’est elle qui a fait la modification, tel jour, telle heure a modifié telle cellule et elle a fait passer la valeur de telle valeur à telle valeur. Voilà comment on peut visualiser les modifications, bien sûr réalisées par vous-même et par d’autres. Une fois qu’on a vérifié les modifications, on peut décider d’accepter ou de refuser ces modifications. Et donc je peux très bien dire : voilà pour les modifications qui ne sont pas encore révisées, celles qu’on a déjà acceptées ou refusées, ça n’a aucun intérêt, mais pour celles qui n’ont pas encore été révisées par tout le monde, je vais choisir si je les accepte ou pas. Et il va me lister à nouveau quelles sont les modifications. Si je décide d’accepter cette modification, voilà qui est fait. Alors ça ne veut pas dire que je ne vais pas garder une indication. Ça veut dire que par contre, la prochaine fois que je vais lui demander d’afficher les modifications, je pourrais lui demander uniquement celles qui n’ont pas été révisées. Donc voilà les notions de partage qu’on aurait pu mixer avec la protection, c'est-à-dire la possibilité de rajouter un mot de passe pour ouvrir le classeur.

Excel 2013 : Astuces et techniques

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Date de parution :19 mai 2017

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