Office 2016 : Les nouveautés

Partager dans Word, PowerPoint et Excel

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Le partage d'un document est facilité dans la version 2016 de Word, PowerPoint et Excel. Vous allez voir comment lancer cette fonctionnalité.
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Transcription

Dans la version Office 2013, il était possible de partager des documents. Dans Office 2016, et bien on peut toujours partager des documents de manière beaucoup plus aisée que dans la version précédente. Lorsque vous souhaitez partager un document, il faut que vous ayez à votre disposition soit un serveur SharePoint, soit un compte Office 365, soit encore un compte personnel OneDrive de manière à mettre dans le cloud votre document. Une fois celui-ci dans le cloud, et bien vous allez pouvoir dire que vous souhaitez le partager, en donnant aux personnes que vous allez contacter la possibilité soit de visualiser le document, soit de modifier ce document. Alors comment cette notion de partage a-t-elle évolué dans Office 2016 ? Et bien, elle a évolué de la manière suivante. Nous avons dans Word un nouvel onglet en haut à droite qui s'appelle Partager, mais il n'existe pas que dans Word, cet onglet. Vous le trouverez aussi dans Excel. J'ai ici l'onglet Partager. Je vais aussi trouver cet onglet dans PowerPoint à ce niveau-là, toujours en haut à droite. Par contre, je ne le trouverai pas dans Access. Je ne le trouverai pas non plus d'ailleurs dans Outlook ni dans OneNote, ni encore dans Publisher. Donc en résumé, vous pouvez utiliser cet onglet uniquement dans Excel, dans Word et dans PowerPoint, du moins au jour où j'enregistre cette formation. Je souhaite partager ce document, document que vous trouverez dans les sources de cette formation, au chapitre 2, sous le nom de Graz Autriche. Si vous n'avez pas accès aux sources de cette formation, et bien ma foi ouvrez un document quelconque sur votre poste de travail. Donc pour pouvoir faire ce partage, il vous faut soit un serveur SharePoint, soit un compte Office 365, soit un compte OneDrive. Si vous n'avez rien de tout ça, ben ma foi créez-vous un compte sur Outlook.com. Vous tapez dans l'URL outlook.com, vous arriverez sur une page qui ressemble à celle-ci. Vous cliquez sur Créer un compte maintenant et vous vous créez un compte en ligne dans le cloud de manière à pouvoir déposer gratuitement un certain nombre de documents. Alors je reviens dans Word. Je souhaite partager ce document. Je n'ai à ma disposition qu'un compte OneDrive. Le principe est le suivant. Je clique sur Partager. Le volet de partage fait son apparition. La première chose qu'on me demande, et bien c'est de mettre dans le cloud mon document. Alors ça c'est une petite facilité par rapport à la version précédente où on était obligé de faire Fichier, Enregistrer sous, et puis là on choisissait notre compte OneDrive pour envoyer notre document dans le nuage de manière à pouvoir ensuite le partager. Là on a tout sous la souris au même endroit. Je clique sur Partager, j'enregistre mon document, je choisis OneDrive, mon OneDrive personnel. Je patiente quelques secondes, le temps que la connexion s'établisse. Ensuite je me positionne dans mon dossier Documents. Je donne un nom à mon document. Éventuellement je donne un type et je fais Enregistrer. Mon document va donc être transféré dans le Cloud. Si je l'ai enregistré sur mon disque dur, il reste bien sûr présent sur mon disque dur. Une fois que ce transfert est effectué, et bien le contenu du volet partagé change. Maintenant on me demande avec qui je souhaite partager mon document. Alors pour indiquer les personnes, il me suffit de mettre leurs adresses emails. Je peux taper des adresses emails dans cette case-là ou bien encore, en utilisant cette icône, j'ai la possibilité d'accéder à tous mes contacts. Lorsque vous tapez une adresse email, celle-ci peut-être une adresse email d'une personne ayant un compte sur OneDrive, mais aussi d'une personne n'ayant absolument aucun compte chez Microsoft. Vous êtes libre complètement de mettre les adresses qui vous conviennent. La seule restriction, il faut que cette adresse mail soit existante, sinon ça ne marche pas très bien. Donc je vais écrire l'adresse du destinataire, donc de la personne avec laquelle je souhaite travailler en ligne. Parce que ça aussi c'est une des nouveautés, de cette version de Office 2016 : c'est que je vais pouvoir avec la personne en question, si je lui donne l'autorisation Peut modifier et bien je vais pouvoir travailler simultanément avec cette personne sur mon document, même si cette personne est à l'autre bout de la planète. Et ça c'est quand même un sacré plus. Je peux aussi donner comme droits uniquement Peut afficher. Ensuite je vais mettre un petit message d'accompagnement, pour que la personne comprenne ce que je souhaite faire avec elle. Donc je vais lui dire : Pour travail... ...collaboratif. Et donc lorsque je vais cliquer sur Partager, que va-t-il se passer ? Et bien un mail va être envoyé à la personne avec le message que j'ai écris, bien évidemment à l'adresse que j'ai indiquée ici. Je peux en indiquer d'ailleurs plusieurs, adresses. Et une fois que ce mail est parti, hop ! je me retrouve avec une ligne de plus, ici. Et dans cette ligne, et bien j'ai l'adresse de la personne avec laquelle je souhaite partager et j'ai le droit que je lui ai donné, Peut modifier. À partir de là, et bien ma foi, je suis prêt à travailler avec la personne en question. Alors il y a une autre manière de pratiquer pour partager. Vous avez la possibilité, plutôt que de mettre une adresse mail ici, et bien c'est d'utiliser, obtenir un lien de partage. Lorsque vous cliquez là-dessus, vous vous retrouvez avec deux possibilités : faire un lien de partage de modification ou bien faire un Lien d'affichage seul. Vous choisissez votre camp. Lorsque vous avez cliqué sur le bouton, une URL fait son apparition avec un bouton Copier à côté. Vous cliquez sur Copier, et ensuite et bien ma foi vous n'avez plus qu'à venir dans Outlook écrire un nouveau message électronique en mettant donc l'adresse du destinataire, l'objet de votre message, un petit texte d'accompagnement, et ensuite et bien Ctrl+V pour mettre l'URL dans cette boite-là. Envoyer. La personne reçoit donc un mail. C'est exactement le même principe que ce que nous avons vu précédemment par l'intermédiaire de ces différents éléments. Soit vous passez par là, soit vous passez par ouvrir un lien de partage. Dans tous les cas, vous verrez apparaître en dessous un lien supplémentaire, vous indiquant quelles sont les personnes avec lesquelles vous avez fait ce partage. Le document est maintenant partagé. Je vous convie à patienter quelques secondes, le temps que tout se mette en place, que la personne ici et bien se connecte. Parce que bon, il est bien évident que si la personne n'est pas connectée, elle peut pas travailler tout de suite sur votre document, hein. Et donc une fois que la personne sera connectée, elle va pouvoir commencer à travailler directement sur votre document.

Office 2016 : Les nouveautés

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Logiciel :
Office Office 2016
Spécial abonnés
Date de parution :8 oct. 2015

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