L'essentiel de Project 2013

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Parcourez quelques fonctionnalités triviales de l'onglet Fichier. Ces fonctionnalités se retrouvent aussi dans les autres logiciels de la suite Office.
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On va maintenant s'attaquer à l'étude du menu qui s'appelle le backstage en anglais ou si vous préférez les coulisses. Parce que c'est effectivement il y a des fois des personnes qui viennent aux formations Microsoft Project et qui ne savent pas utiliser les logiciels Office. bien qu'ils ne savent pas ouvrir un fichier ni l'enregistrer. Alors, on va remettre un petit peu l'église au centre de la place du village à ce sujet à fin d'être sûr que tout le monde est à le même niveau. D'abord pour enregistrer un fichier qui est nouveau, vous pouvez cliquer ici sur la petite disquette de la barre d'accès rapide ou faire un Ctrl+S. Dans tous les cas de tout façon quand vous cliquez dessus ou vous faites sur un raccourcis ça vous amène dans le backstage. Effectivement remarquez que si j'ai mon fichier ça m’amène au même endroit. simplement la différence avec la petit disquette c'est que ça vous amène directement dans « Enregistrer sous ». Lorsque vous enregistrer pour la première fois un fichier qui vient d'être crée que vous passez par EnregistrerEnregistrer sous vous donnera le même résultat. Maintenant évidemment on va choisir notre dossier de travail par exemple dossier Document. Et puis là on va mettre par exemple ici « Micro_Planning », parce que c'est ce qu'on va faire c'est un petit planning. Maintenant évidemment dans le cas de la pratique je me permet de vous rappeler que vous n'êtes pas censés commencer vos noms de fichier avec des chiffres ou des noms si vous préférez, que vous n'êtes pas censés d'avoir d'accents ni d'espaces et que éventuellement il est préférable de mettre dans vos noms de fichier un numéro de version à la fin là par exemple ça sera la version 0. également la version mineure donc 01 et puis éventuellement si vous voulez même le numéro de révision. Donc par exemple imaginons révision 3. Comme ça vous avez un suivie des versions des projets qui est professionnel. Par contre c'est une pratique qu'il faut absolument évité si vous ne travaillez pas avec ShairePoint ou que vous travaillez également avec un mode portefeuille de projet. Parce que le fait de renommer le fichier de travailler toujours sur un fichier qui n'a plus le même nom ça va vous poser de gros problèmes si vous ne travaillez pas avec une GED de type ShairePoint ou que vous travaillez avec un disque habituel, réseau et que vous travaillez en mode portefeuille de projet. Voilà donc on va l'appeler « Micro_Planning ». Maintenant ce qui est intéressant à voir c'est que si on va dans « Outils » on a « Options générales » et dans « Options générales » on a la possibilité par sécurité d'activer une copie de sauvegarde. Et puis là par exemple de mettre comme dans Excel et dans Word et Company un mot de passe à l'ouverture du document. Donc là par exemple je peux mettre voilà un petit mot de passe ah c'est quelque chose à éviter. On a le fameux lecture écriture l'écriture seule on ne va pas tous les tester non plus. On valide par OK il demande de reconfirmer le mot passe on valide par enregistrer. Donc comme vous pouvez le constater on a bien un fichier project 2013 puisque ce n'est pas marqué mode de comptabilité. Faites très attention à ça ah, parce que si vous avez là haut mode de comptabilité qui apparaît que vous êtes en train de travailler sur un vieux format de fichier project et ça risque de vous poser des problèmes pour utiliser certaines nouvelles fonctionnalités. Maintenant on va quand même contrôler une chose c'est que si on ouvre un explorateur Windows On a effectivement notre fichier project et ici notre backup. qui est à chaque fois écrasé, mais pas incrémenté. Donc c'est tout d'un coup notre original vient être corrompu, on peut toujours récupérer notre fichier via le backup. Ça nous évite de passer par l'informatique ou dans les grandes structures c'est-à-dire multinational ou administration il faut des fois compter en plusieurs jours voire plusieurs semaines pour récupérer un fichier. Maintenant on va fermer ce fichier donc remarquer qu'ici on a la croix en haut à droite qui permet de fermer le logiciel. La petite croix je rappelle qui a permet de fermer le fichier en cours parce que là aussi des fois je vois des chefs de projet qui ne savent pas la différence entre fermer un logiciel et fermer un fichier. Donc on ferme le fichier, on se retrouve dans le backstage comme vous pouvez le voir. On a ici ouvrir et là on a la liste des derniers fichiers ouverts. Si vous souhaitez qu'un fichier reste longuement dans cette liste. vous pouvez comme dans Word, Excel et PowerPoint le puniser oui je sais c'est un verbe qui n'existe pas à ma connaissance je l'ai inventé entre guillemets. Le fait de puniser un document fera qu'il restera dans cette liste à jamais dans la position où il est actuellement. Donc là il suffit que je reclique dessus. Il me demande de retaper le mot de passe pour ouvrir le fichier je retape le mot de passe et je suis donc à nouveau dans le fichier Si vous souhaitez enlever ce mot de passe, vous allez dans FichierEnregistrer sous vous réenregistrer le fichier au même endroit retourner dans OutilsOptions générales et vous supprimer simplement le mot de passe avec la touche backspace ou Suppr du clavier, validez par enregistrer et la à nouveau si je ferme avec la souris et que je reouvre en passant par ouvrir et la liste des fichiers récents. vous remarquerez qu'il ouvre le fichier sans demander le mot de passe. Maintenant également au niveau du backstage ce qui est important à savoir et à pratiquer c'est que vous avez comme dans Word et Excel des métadonnées que vous devriez dans l'idéal saisir surtout si votre organisation est soumise à des normes on va dire nationales de gestion documentaire ou même européenne. Donc là si vous allez dans le backstage il y a une section qui s'appelle Informations « Informations sur le projet » « Propriétés avancées » et là c'est dans cet endroit que vous allez mettre le titre de votre projet qui va apparaître comme on le verra plus tard vraiment dans le planning donc « Micro Planning Formation Project ». Le sujet ensuite ben c'est simplement « Test de planning » L'auteur ben normalement c'est votre nom et votre prénom. le responsable ben ça va être votre responsable si vous en avez un. Votre société ça va être mon organisation. Puis la vous mettez SA ou SARL ou LLC ou peu importe bref vous mettez statut juridique. La catégorie ben « Projet », « Ingénierie", etc. les mots clés ben ensuite, c'est simplement les mots clés voilà commentaires brouillon donc on verra aussi que le commentaire apparaîtra dans le planning plus tard. Et répertoire web ça on ne va pas utiliser parce que la seule chose ce dont à quoi ça sert c'est de réorienter tous les liens hypertexte que vous avez crée. pour ceux qui aiment bien utiliser l'aperçue dans Windows vous pouvez cocher enregistrer l'image de l'aperçue, mais il n'y a quasiment plus personne qu'utilise ça dans Windows à ce jour. Et vous pouvez revenir dans votre planning et faire un petit Ctrl+S puisque votre fichier est déjà enregistré le Ctrl+S va écraser la dernière version par votre dernière modification ou vos dernières modifications. Donc voilà pour cette vidéo on a vu donc comment enregistrer un fichier, comment l'ouvrir, comment mettre un mot de passe comment enlever le mot de passe, comment saisir les métadonnées pour ceux qui doit se mettre en conformité avec certaines normes nationales européennes de gestion documentaire donc c'est-à-dire pour ceux qui n'ont pas ShairePoint ou Alfresco, je ne sais pas, c'est des meilleurs Et puis voilà ça permet à nouveau comme je l'ai dit au tout début cette vidéo de mettre un peu l'église au centre de la place de village relativement aux fondamentaux de l'ouverture de la fermeture d'un fichier dans la suite Office.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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