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Visio 2016 : La modélisation de processus

Parcourir le processus ISO 5807:85

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Étudiez un processus ISO 5807:85 introduit au milieu des années 1990 et utilisé très couramment dans les pays non industrialisés (orientés dans le tertiaire). Les normes n'y sont pas considérées comme importantes.
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Transcription

Nous allons maintenant passer au type de processus qui est le plus utilisé, même encore aujourd'hui dans les pays fortement non industrialisés. Ce que j'entends par non industrialisés, ça ne veut pas dire que ce sont des pays du tiers-monde ou des pays pauvres. Ce sont des pays qui ont principalement une population qui est dans le domaine du service. Le processus qui va nous intéresser maintenant s'appelle chez Microsoft « Processus simple » ou « Diagramme de Flux simple ». En fait, il s'agit de la norme ISO 5807 85, qui est l'ancêtre de la norme moderne qui est d'aujourd'hui « BPMN » donc le « Business Process Management Notation » qu'on va voir très prochainement. Pour faire du ISO 5807 85, on va, comme d’habitude, copier la page en cours, on va la renommer et l'appeler ISO 5807, on va supprimer ce qu'il y a dans la page que l'on a fait précédemment et sachez que, déjà, dans un premier temps, la 5807 85 utilise aussi les bandes fonctionnelles. Là, je vais descendre le gabarit de ces bandes, comme ceci et celui-là, je vais le monter. Comme ça, on a ici, les bandes fonctionnelles, on va déjà insérer un couloir vertical, il ne faut pas hésiter à zoomer, à positionner ceci au mieux. Je vais me positionner là, ça me convient très bien. On met un certain nombre de couloirs, cela dépend évidemment du contexte. Ça, on connaît, on va mettre ici un certain nombre de phases dont on connaît aussi déjà le principe, on va tirer ça un peu en bas, on va sélectionner les bandes avec la touche « Shift », dans le volet « Taille et position », on va mettre un 40 millimètres, ça devrait suffire pour que ça passe sur la largeur et on va aller dans le « Diagramme de Flux fonctionnel croisé », et on va dire qu'on ne veut pas de barre de titre. Comme ça c'est à peu près pas mal. Maintenant que l'on fait de l' ISO 5807, sachez que vous avez ici un bouton pour insérer un « Couloir », pour insérer un « Séparateur ». C'est pareil que les géométries que vous avez là, ça équivaut à les insérer. Le bouton « Page » que vous avez ici insert une nouvelle page dans « Visio » qui est une copie de la page actuelle. Là, on peut changer l'orientation des bandes mais, attention, ça va avoir tendance à détruire le processus que vous avez fait à l'intérieur, parce que « Visio » n'arrive pas à adapter le processus de manière intelligente, comme le ferait aujourd'hui un humain. Ensuite ici, on a la direction des phases. Doivent-elles être de gauche à droite ou de droite à gauche ? Dans les pays, avec des écritures latines, on va plutôt prendre de gauche à droite. Ça ce sont les marges internes, très souvent on laisse du 7.5. Ça, c'est le style visuel c'est-à-dire que vous avez différentes manières de représenter le contenu. Il y a également de petits arrondis comme vous pouvez le voir, c'est très gadget. Normalement, on reste plutôt sur le standard. Maintenant qu'on a vu ce petit onglet rapidement, allons ouvrir les gabarits de ISO 5807. D'abord, dans le « Diagramme de Flux » Microsoft les a mis à deux endroits. C'est le « Formes de diagramme de flux diverses » que vous voyez ici et également le « Diagramme de Flux simple » que vous avez juste en dessous. Vous pouvez remarquer qu'on a les symboles de « Processus », de « Décision », de « Sous-processus », de Début/fin », de « Document », de « Données », de « Base de données », de « Données externes ». Et là, pour des raisons qui m’échappent totalement, contrairement à ce qu'on a dans la norme ou dans la documentation de la norme de ISO 5807, ils n'ont pas nommé ces quatre géométries ici. Je vous renvoie une formation correspondant à ISO 5807, pour voir les géométries manquantes. Dans « Flux diverses », ils ont mis en haut, pour, à nouveau, des raisons inconnues, des géométries propres au « Diagramme d'audit » mais ensuite pour les géométries du dessous on retrouve certaines géométries du ISO 5807 et d'autres qui n'ont absolument rien à faire là parce qu'elles font partie des diagrammes d'erreurs. On fait des arbres d'erreurs, comme on les appelle. Il y a un mélange qui est un petit peu curieux. Maintenant qu'on a vu ça, le principe reste toujours le même : on prend une géométrie, on l'insert et, de préférence, on prépare les guides à l'avance. Là, comme vous pouvez le voir, je mets un guide. On peut aller regarder au niveau des « Données de forme » ce que l'on a. On voit qu'on a le « Coût », le « Numéro de processus », le « Propriétaire », la « Fonction », la « Date de début », la « Date de fin » et l'« État ». C'est beaucoup plus complet que toutes les méthodes de processus qu'on a vu précédemment. En revanche, ce qui est dommage, c'est que Microsoft a vraiment a mis le minimum au niveau des métadonnées des géométries des processus ISO 5807. Il est clair que le principe reste le même, c'est-à-dire qu'on insert des géométries, on fait des liaisons entre ces géométries, on double-clique pour mettre un texte sur la géométrie. Par exemple, il y a une décision à prendre, on écrit normalement le type de décision. On peut mettre une légende sur les traits, par exemple ici « ASAP ». Ensuite, tout ce que vous tapez là, ces informations peuvent être connectées à une base de données, comme on le voit dans l' « Echo Visio reporting », ou venir d'une base de données en temps réel. On peut faire des rapports, comme on le voit dans les cours « Visio de Business Intelligence ». C'est simplement de la saisie, de la dactylographie, qu'il faudrait faire, suivant le domaine industriel ou de service dans lequel vous êtes, parce que l'auditeur risque d'exiger, ou pas, que ces données soient remplies et documentées le cas échéant. Sinon, ça reste toujours le même principe sur le fond c'est-à-dire qu'on insert les géométries, on a toujours ici la référence hors-page et maintenant je vais aller un peu plus en détail sur cette référence hors-page. J'en crée une par exemple, ici, en bas et là, observez bien, je vais dire que je veux qu'il crée une nouvelle page, par exemple, je vais mettre ISO 5807-2 et je vais dire :« Je veux qu'il insère une forme hors-page sur la page cible». Je laisse ça. Je ne veux pas synchroniser le texte, je veux des textes différents dans cette géométrie entre la page cible et la page source. Je veux le lien hypertexte, puisque je veux que mes collègues puissent double-cliquer. Si on fait un Ok, remarquez bien, ici, ce qui se passe, j'ai, sur cette page ISO 5807, une forme qui est sensée être une forme entrante. Normalement, on la met dans des bandes fonctionnelles. Là, ce qui est curieux, c'est que Microsoft ne convertit pas automatiquement en forme entrante, c'est à nous de faire un clic droit et de dire « Entrant ». Comme le dit la norme ISO 5807, vous pouvez choisir « Cercle », et vous pouvez choisir également « Flèche » mais normalement on prend le « Entrant ». Ce qui est dommage, c'est que souvent les gens me disent : « le Entrant, comme il est haut, je le mettrais plutôt dans cette orientation-là ». C'est très juste, d'ailleurs c'est ce que je fais aussi. Le problème, c'est que quand vous faites ça et commencez à taper un texte en mettant, par exemple, le nom de l'origine du processus « Mère » ou « Père » entre guillemets, le texte est à l'envers. Pour tourner le texte, vous devez sélectionner votre forme, aller dans « Accueil », « Outils », prendre l'outil de manipulation de « Blog de textes » et vous tournez votre « Blog de textes ». Ensuite quand vous revenez en « Outil pointeur », en double cliquant, vous remarquez que le système passe parfaitement d'une feuille à l'autre. Ainsi on a un système de navigation parfait. Là, je vais juste supprimer deux pages qui traînent et qui viennent de je ne sais pas où... Sinon, qu'il y a-t-il à dire sur le ISO 5807 ? C'est que, vous pouvez-- ça je veux le garder pour maintenant, --si vous changez l'ordre des « Bandes fonctionnelles » ce qu'il y a à l'intérieur se déplace mais pas le guide qui a servi à aligner les objets. Je pense que, de leur point de vue, ce n'est pas une erreur, c'est un choix. Au niveau des phases, faites aussi très attention, parce que si vous avez une géométrie dans une phase, si vous élargissez ou agrandissez, si vous préférez la phase du dessus, ça pousse tous les objets dans la phase du dessous et même la partie inférieure de l'ensemble du processus. On ne peut pas remonter cette partie inférieure, si on a des géométries qui ne nous laissent aucune marge de manœuvre. Là, il faut que je remonte cette géométrie et, à ce moment-là, je peux remonter la partie qui est vers le bas, pour la remonter évidemment, vers le haut. Excusez-moi pour cette litote, c'est la seule manière que j'ai trouvée pour exprimer ça. Voilà pour ce sujet. Il est difficilement possible de faire un vrai processus de « AZ ISO 5807 », parce qu'il faudrait y consacrer à peu près deux heures de temps, pour un cas simple et à peu près trois à quatre heures pour un cas semi-professionnel et une journée entière pour un processus ISO 5807 d'un niveau ingénieur. Mais, en tout cas, voilà pour une petite introduction et une vue d'ensemble de ce sujet.

Visio 2016 : La modélisation de processus

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Logiciel :
Visio Visio 2016
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Date de parution :14 nov. 2016

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