L'essentiel d'Outlook 2016

Paramétrer les réglages d'un e-mail à envoyer

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Réglez l'importance de vos e-mails, ajoutez des boutons de vote, ou encore réglez la date et l'heure d'envoi. Découvrez plus d'options encore.
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Transcription

Il est important lorsque vous envoyez un mail de joindre à celui-ci des informations complémentaires pour affiner votre envoi. Alors ces informations sont utiles, mais ne sont pas forcément opérationnelles pour tout le monde. Confondons-nous bien, je suis au sein d'une grosse société, voire d'une multinationale, toutes les boites mails de tous les salariés de l'entreprise sont hébergés sur le même serveur donc les réglages sont les mêmes pour tout le monde. Dans ce cas-là, les options que je vais vous présenter, il fera apparier qu'elle soit totalement opérationnelle. Par contre lorsque vous allez toujours dans ce cadre écrire à des personnes à l’extérieur de votre entreprise et bien ces personnes n'ont peut être pas un logiciel de messagerie gérant les options que je vais vous présenter ou n'ont peut être pas un serveur de messagerie gérant ces options. Donc ce n'est pas du 100%, comme elle a coutume en informatique, mais bon si ça fonctionne avec certains de vos destinataires, ça peut être très utile. Je viens sur l'onglet AccueilNouveau Nouveau message électronique et donc j'écris un message en mettant dans un premier temps l'adresse mail de mon destinataire, le pourquoi de mon message et le message à proprement parlé. Voilà bien et maintenant donc les fameux réglages en question. Par défaut lorsque vous envoyez un mail, celui-ci a une importance dite normale. Si vous estimez que votre mail est très très important, vous pouvez dans l'onglet MessageGroupe indicateur, cochez l'option Importance haute. Remarquez actuellement Importance haute, le fond est de la même couleur que le fond du ruban. Si je clique maintenant sur Importance haute et je retire mon souris, voyez que le fond est plus sombre, ceci indiquant que cette option a été sélectionnée. Si le logiciel de messagerie du destinataire gère cette option, et bien mon destinataire, parmi tous ces mails, verra que celui-ci le mail est important. Il y aura un petit symbole lui indiquant que c'est un message important. De la même manière je peux dire que mon message n'est pas très important, je clique sur importance faible. Autre possibilité, il est possible de travailler votre message à l'aide des options. Dans les options vous avez plusieurs possibilités notamment la possibilité de Demander un accusé de réception. Si le logiciel de messagerie de votre destinataire gère cette fonctionnalité et que votre destinataire ne s'y est pas opposé, vous recevrez un mail dès que votre mail sera arrivé dans la boite de réception du destinataire. Arriver dans la boite de réception ne vaut pas dire lu. C'est pour ça que il existe une autre option qui est Demander un accusé de lecture. Lorsque la personne va ouvrir votre mail, son logiciel de messagerie, si celui-ci le gère, va demander à cette personne: Veux-tu envoyer un mail pour indiquer que tu as lu donc la personne dira oui ou non et vous recevrez donc en fonction un mail confirmant que votre courrier a été lu. Vous pouvez cocher l'une des deux cases ou les deux cases, en fonction de ce que vous souhaitez faire. Vous avez aussi la possibilité d'utiliser ce qu'on appelle des boutons de vote. Alors ça c'est pas mal parce que ça permet de gagner du temps. Vous avez une question à poser à plusieurs personnes et donc ces personnes doivent vous répondre. Alors bien évident que ces personnes doivent répondre à long texte ben, certaines vont toujours trouver comme excuse le fait que elles n'ont pas eu le temps de lire votre mail, elles n'ont pas eu le temps de répondre à vos questions. Alors que en utilisant les boutons de vote, Approuver; Refuser, Oui;Non, Oui;Non;Peut-être, vous pouvez peut-être les inciter à répondre. Parce que bon ben, vous tournez votre texte de telle sorte que vous pouvez mettre bout Approuver:Refuser. Ce qui fait que lorsque la personne recevra le message, elle aura deux boutons Approuver;Refuser, elle lit le mail et elle clique sur Approuver si elle est d'accord sur Refuser si elle ne l'est pas. Et donc c'est une manière de répondre très rapidement pour la personne sans qu'elle a à taper quoi que ce soit comme texte donc là il ne peut plus vous dire je n'ai pas eu le temps répondre. Voilà donc à quoi peut servir les boutons de vote ah. Donc on peut suivant la tournure du texte, suivant le sujet on peut utiliser Approuver;Refuser Oui;Non Oui;Non;Peut-être ou on peut personnaliser si le besoin s'en fait sentir, si on trouve pas son bonheur dans les trois options qui sont indiquées ici. Que pouvons-nous faire d'autre ? Et bien nous pouvons différer la livraison. Si je clique sur ce lien Différer la livraison, je fais apparaître ce dialogue dans lequel je vais trouver certaines des options que nous avons déjà vu, comme par exemple l'importance. Et donc là j'ai en plus la possibilité, en dehors des boutons de vote et de l'importance, de dire que ben voilà par apport au mail que j’envoie les réponses doivent être redirigé vers et là je retire mon adresse mail et je mets l'adresse mail d'une autre personne de manière à ce que par exemple je pars en vacance, je pose une question, ben les réponses seront traitées par une autre personne dont je mets l'adresse mail ici. J'ai aussi la possibilité de dire Ne pas envoyer avant. Alors ça c'est très très bien lorsque vous écrivez notamment à votre PDG pour le faire croire que vous travaillez très tard, vous venez ici et vous mettez que ce mail vous voulez l'envoyer à 23h.30 Donc ne pas envoyer avant 23h.30 le 27/01/2016 çà veut bien dire ce que ça veut dire le mail ne partira qu'à 23h.30 et au-delà ce qui donne l'impression au destinataire que vous travaillez très très tard le soir. Nous avons aussi la possibilité de cocher l'option Expire après qui peut-être intéressante ah, si vous mettez notamment des boutons de vote. Vous mettez des boutons de vote et vous indiquez que ben voilà si vous répondez après telle date, telle heure c'est pas la peine, votre réponse ne sera pas pris en compte. Voyez en jouant sur ces différents paramètres vous pouvez très très largement affiner l'envoi simple de vos mails. Enfin, vous pouvez enregistrer une copie du message envoyé et donc vous avez la possibilité d'indiquer tel ou tel contact et telle ou telle catégorie, nous reparlerons de ces notions de contact et de catégorie, mais sachez que ces éléments ici vont vous permettre par la suite de mieux filtrer de mieux rechercher les différents mails que vous avez envoyé, que vous avez reçu. Voilà donc en quelques mots ce que l'on peut dire sur ces différents éléments lorsque vous avez fait vos choix il ne vous reste plus qu'à faire je vais décocher cette option. cliquer sur Fermer et à cliquer enfin sur le bouton Envoyer.

L'essentiel d'Outlook 2016

Apprenez à envoyer, recevoir, et gérer des e-mails. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc. afin de tirer pleinement parti d’Outlook 2016.

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Date de parution :23 févr. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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