L'essentiel de SharePoint 2016

Paramétrer les options de partage

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Apprenez à paramétrer les options de partage et à définir leur périmètre d'utilisation. Ainsi vous préserverez la sécurité des éléments.
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Transcription

Avant de clôturer ce chapitre sur la sécurité dans SharePoint, dont nous avons vu la notion d'autorisation affectée par des gens qui en ont le pouvoir, c'est-à-dire les propriétaires ou les administrateurs de collections de sites, je voudrais refaire un point sur une notion que l'on a vu à plusieurs reprises : la notion de partage. C'est pour ça que je me suis positionnée, non pas en tant que Sabine, mais en tant que Nicolas. Nicolas peut partager le site, et il peut décider de partager un document. Qu'est-ce qui se passe si Nicolas, qui est membre du site, décide de partager ce document avec quelqu'un qui, pour l'instant, n'a aucun droit, ni sur le site, ni sur la bibliothèque. Je vous remontre, vérifions en amont. Je me replace en tant que Sabine. Je suis au niveau du site. Et je vais vérifier si une personne, qui s'appelle Hélène Simon, a des droits sur le site. Aucun droit. On va vérifier de la même façon sur la bibliothèque de documents. Aucun droit non plus. Donc ça veut dire quoi ? Ça veut dire que, pour l’instant, Hélène n'a aucun droit, ni sur le site, ni sur les bibliothèques. Cette bibliothèque hérite bien des informations de son parent. Maintenant revenons voir ce qui se passe avec notre utilisateur Nicolas. Nicolas décide de partager ce document avec Hélène. Il vient choisir le document. « Partager ». Partager avec qui ? Hélène. Quel est le niveau qu'il veut lui accorder ? Vous voyez que c'est moindre : elle peut modifier ou afficher. Je vais choisir, dans un premier temps, simplement afficher. Bien-sûr, il y a l'envoi de l'invitation avec le lien direct vers le document. Et il partage. Voilà qui est fait. On peut même vérifier tout de suite, puisque dans la partie qui concerne la visualisation nous avons les informations avec qui ce document est partagé, et je vois bien qu'Hélène est arrivée parmi les personnes qui peuvent accéder à ce document. Retournons voir ce qui se passe côté administration à proprement parler. Je vais faire une réactualisation et je vais revenir au niveau site. « Paramètres du site ». « Autorisation de site». De la même façon, je vais venir vérifier les autorisations pour Hélène. Ça a changé : elle a dorénavant un accès limité. Comment est-ce qu'il a été accordé ? Pas par l'intermédiaire d'un groupe, ça a été octroyé directement à l'utilisateur Hélène. Comment se fait-ce ? On va ouvrir ici les différents éléments. Je vois qu'ici il y a une bibliothèque qui n'apparaissait pas jusqu'à présent et sur laquelle on a des exceptions. La bibliothèque s'appelle « Documents ». Ce n'est pas « gérer les autorisations », mais « afficher les exceptions ». Je vais passer directement ici à « afficher les exceptions » et je vois que sur le document de travail j'ai des autorisations différentes. Je vais demander à gérer les autorisations. Et je m'aperçois qu'Hélène a été rajoutée directement avec un droit de lecture. Je suis bien au niveau des autorisations de ce document. Voyons voir ce qui se passe au niveau de la bibliothèque dans laquelle était le document. « Paramètres de la bibliothèque ». « Autorisations de la bibliothèque ». La bibliothèque m'indique que certains éléments de cette liste disposent d'autorisations qui ne sont pas vérifiées et qui ne sont pas visibles à partir de là. Il suffit que j'affiche ces éléments. On voit bien, à nouveau, que ça porte sur le document de travail, et avec l'accès direct. Tant qu'à faire, je vais lui demander d'afficher les utilisateurs. Et je me rends compte qu'Hélène a un accès limité sur la bibliothèque. Comment est-ce que tout ceci a été possible puisqu'on a bien dit que Nicolas n'avait absolument pas le droit de gérer les autorisations ? Pour mieux vous l'expliquer je vais revenir au niveau des paramètres du site, au niveau des autorisations de site. Nous allons ouvrir les paramètres de demande d'accès. Pour faciliter le partage avec d'autres utilisateurs, une fonctionnalité permet à des personnes de venir partager et donc d'octroyer directement des autorisations à d'autres personnes. Pourquoi ? Parce que c'est autoriser. C'est autoriser à deux niveaux. C'est autoriser les membres à partager le site, ainsi que des fichiers ou des dossiers. On a également la possibilité, comme on a pu le constater, même si on ne l'a pas utilisée, d'autoriser les membres à inviter d'autres personnes à être membres du groupe, c'est-à-dire à avoir les mêmes niveaux d'autorisation. Quand Nicolas a voulu partager le document avec Hélène, il a eu le choix entre « afficher » et « modifier ». Pourquoi ? Parce que lui-même avait cette autorisation. J'aurais pu restreindre en disant : je ne veux pas autoriser les membres à inviter d'autres personnes sur le groupe « Formation - Membres ». Ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'uniquement là, Nicolas va pouvoir autoriser le partage du site et des fichiers mais simplement en affichage, pas en modification. De la même façon, j'aurais pu dire : je ne veux pas du tout autoriser le partage. Dans ce cas-là, la notion de partage n'aurait plus été disponible pour aucun utilisateur. Je peux également partir du principe que, sur ce site, ou cette collection de sites, on n'est pas sur des données sensibles, donc je vais laisser à mes utilisateurs la possibilité de travailler de façon collaborative, et inviter d'autres personnes. Par contre, je veux quand même être tenu au courant, parce que Sabine, qui est donc notre gestionnaire, elle n'a peut-être pas toujours le temps d'être derrière son écran. Tant qu'à faire, j'envoie toutes les demandes d'accès par messagerie à Sabine. Sabine sera au courant au fur et à mesure si des membres invitent d'autres personnes et pourra, à loisir, revenir sur la gestion de la sécurité en disant : je ne suis pas d'accord, Hélène, qui avait un accès limité sur la bibliothèque, je ne veux plus du tout qu'elle y ait accès. Je vais pouvoir supprimer cette personne ou la réaffecter dans un autre groupe si, par exemple, Nicolas lui avait donné des autorisations en termes de modification. Cette notion de partage vient un peu court-circuiter la notion d'administration des autorisations dans SharePoint. Pensez, si vous avez accès à ce paramètre, à connaître ces impacts sur la gestion de la sécurité de vos différentes structures côté SharePoint.

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Date de parution :29 mars 2017

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