L'essentiel de SharePoint 2016

Paramétrer les colonnes

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Apprenez à vous servir des colonnes et des métadonnées. Nathalie Roussel vous explique également comment créer et personnaliser vos propres colonnes.
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Transcription

Maintenant que nous avons du contenu dans nos différentes bibliothèques, voyons ce qui est à notre disposition en termes de métadonnées, bref de colonnes pour pouvoir justement donner des informations supplémentaires quant à chaque fichier. Par défaut, sur une bibliothèque de documents, nous avons à l'affichage les colonnes qui correspondent au type… là, je vois que ce ne sont que des documents de type Excel… le nom de chaque fichier, ce qui correspond au moment où le document a été modifié et par qui il a été créé. Mais ce ne sont pas les seules différentes colonnes qui sont à notre disposition. Par contre, ce sont les seules colonnes qui sont présentes à l'affichage que nous avons par défaut. Donc on ne peut pas dans SharePoint dissocier les colonnes des affichages dans lesquels elles apparaissent. Tout ceci bien évidemment étant contenu dans les paramètres de la bibliothèque, nous allons revenir sur l'onglet *BIBLIOTHÈQUE*, *Paramètres de la bibliothèque*, pour visualiser dans un premier temps la partie qui concerne les colonnes. Or nous voyons ici certaines informations qui sont présentes à l'affichage comme qui a créé le document, qui l'a modifié, par qui, quelle heure ? Mais si on regarde un peu plus loin, en dessous des colonnes présentes à l'affichage, on a également les affichages ou l'affichage associé par défaut à chaque type de bibliothèques. On le verra un peu plus loin quand on verra les autres types de bibliothèques, je vous ai plus ou moins déjà expliqué que nous avons plusieurs types de modèles de bibliothèque ou de liste. Les différentes listes et bibliothèques arrivent peut-être avec un ou plusieurs affichages par défaut. Dès que je vais commencer à dire par défaut, sachez que ça veut dire personnalisable derrière. Et pour les bibliothèques de documents le type de bibliothèques qui nous intéresse pour l'instant, ces bibliothèques arrivent par défaut avec un seul affichage qui s'appelle *Tous les documents* qu'on va pouvoir bien évidemment aller visualiser. Il suffit de se placer sur l'affichage concerné, cliquer dessus, puisque tout est lien bien évidemment, pour pouvoir visualiser le nom de l'affichage. *Tous les affichages*, c'est pareil, c'est ce qui correspond également à une URL, parce que je pourrais très bien décider par la suite de positionner ici sur le volet de lancement rapide un lien non pas vers le contenu global de la bibliothèque mais vers un affichage spécifique de cette bibliothèque. Et puis on indique une bibliothèque ou plus exactement que son affichage était des colonnes mais voici en fin de compte toutes les colonnes par défaut, ce qu'on appelle donc des colonnes SharePoint, des colonnes système qui sont à ma disposition. Alors, on va retrouver le Type, le Nom, Modifié, Modifié par mais également les colonnes qui étaient proposées, à savoir Créé, Créé par, Extrait pour, vous vous souvenez qu'on avait vu déjà la petite flèche dans le carré vert, on aurait pu mettre également une colonne pour indiquer que le document était extrait vers telle personne. Mais je vais avoir également des informations du type Taille du fichier, Version si on utilise le versionning. Si je vous ai développé l'affichage *Tous les documents* par défaut, c'est tout simplement parce qu'on pourrait venir modifier cet affichage en disant simplement que je voudrais ajouter une colonne supplémentaire dont on aurait pu changer aussi l'ordre et mettre par exemple la taille du fichier, puisque c'est quelque chose qui pour moi est important, en première position pour avoir une idée réelle de la taille de chaque fichier. Et bien évidemment, si j'ai changé l'ordre de cette colonne, toutes les autres se sont remises à jour automatiquement. Donc je vais pouvoir vous montrer ce résultat-là. Malgré tout, vous allez voir que je vais le montrer et l'enlever vite fait tout simplement parce qu'il est conseillé dans les bonnes pratiques de SharePoint de ne jamais modifier les éléments par défaut mais d'en créer d'autres que l'on personnalise. Donc là, j'ai bien changé l'affichage par défaut *Tous les documents* pour vous montrer que j'ai ajouté une colonne qui est une colonne système avec la taille du fichier et que j'ai mise en première position. Donc je vais revenir en arrière. C'était juste pour vous montrer que tous les affichages sont personnalisables. Donc je reviens au niveau des paramètres de ma bibliothèque. Et après on va prendre des raccourcis mais c'est pour bien vous mettre en mémoire le chemin qui va vraiment être primordial pour nous en tant que gestionnaires. Je reviens développer l'affichage qui s'appelle *Tous les documents* et je viens simplement enlever la taille du fichier. Automatiquement, je pourrais le remettre ici à 1 mais automatiquement l'ordre des colonnes se serait remis correctement. Voilà en fin de compte mon affichage standard. Donc on a dit qu'il y avait des colonnes système, des colonnes par défaut en l'occurrence j'ai besoin dans cette bibliothèque d'une colonne particulière, à savoir que j'aurai besoin d'affecter un service à chaque document. Donc qu'est-ce que je vais pouvoir faire ? J'ai besoin d'une colonne spécifique qui est une colonne de services. Or si je retourne voir ici dans les colonnes qui sont proposées dans les paramètres de ma bibliothèque, je n'ai pas ces colonnes-là. Que vais-je pouvoir faire ? Je vais pouvoir créer une nouvelle colonne. Donc je vais venir ici choisir de créer une colonne. Où ça ? Je le répète bien, dans la bibliothèque. Voyez que chaque fois vous avez des indications. Ici, c'est ce qu'on appelle un autre chemin de navigation qui est plus intéressant pour les gestionnaires que pour les utilisateurs parce que ça va nous permettre d'avoir à chaque fois qu'on ouvre des paramètres la notion de quel est le paramètre sur lequel on est et surtout de savoir sur quel objet nous sommes. Nous sommes bien sur la bibliothèque qui s'appelle « Plan de services ». Et donc je décide de créer une colonne. Voilà qui est fait. Alors, des colonnes, vous allez constater que dans SharePoint par défaut, nous en avons déjà une certaine quantité. Cette colonne, il va falloir que je lui donne un nom. Il va falloir que je choisisse le type de la colonne. Et toutes les colonnes vont avoir des caractéristiques globales, générales, et des caractéristiques spécifiques, à savoir que si je prends plusieurs lignes de texte, un choix, un nombre, une devise ou une date et heure, je vais avoir à chaque fois la possibilité de demander à ce que cette colonne soit rendue obligatoire, c'est-à-dire qu'en aucun cas un utilisateur ne va pouvoir venir mettre un document dans la bibliothèque et rendre ce document visible pour les autres s'il ne répond pas à une exigence de spécifier la valeur de la colonne que je suis en train de créer. Je vais également avoir la possibilité de venir spécifier des choses qui sont spécifiques par rapport à chaque bibliothèque, puis exiger que cette colonne contienne des informations. Regardez vous l'avez ici sur plusieurs lignes de texte mais vous l'avez également ici sur une colonne de type choix, par exemple. Vous l'avez de la même façon ici sur une colonne de nombres. Donc ce sont des caractéristiques générales. Mais si je veux en plus prendre un type de colonnes, c'est parce que j'ai certainement des paramètres par types de colonnes. Alors, on va en prendre quelques-unes rapidement. On aura l'occasion d'en retester plusieurs. Si je prends par exemple une seule ligne de texte ici, qu'est-ce que je vais avoir comme indication de personnalisation concernant une seule ligne de texte ? Ici, il va me demander combien est-ce que je veux de caractères au maximum, sachant que c'est limité à 255. OK, je reviens ici choisir un autre type de colonnes, plusieurs lignes de texte et quand je demande plusieurs lignes de texte, il me dit « oui mais combien de lignes de texte ? » de la même façon, si je viens demander ce qui s'appelle un choix, il va me demander « quelles sont les valeurs de ton choix ? Est-ce que le choix, tu veux que ce soit un menu déroulant, des cases d'option, des cases à cocher ? » Et de la même façon, je vais avoir ça pour chaque type de colonnes... des nombres. Pour les nombres, il va me demander si j'ai une valeur minimum ou une valeur maximum, si je veux des décimales ou pas. Ce sont des caractéristiques qui sont spécifiques à chaque type de colonnes. Je vais revenir dans un tout premier temps créer une petite colonne de choix que je vais nommer ici puisque j'ai besoin de savoir quels sont les services, je vais appeler cette colonne « Services ». C'est une colonne de choix donc je vais pouvoir dans un premier temps spécifier les choix. Donc je vais entrer ici, par exemple, on va faire « Communication ». Ici, je vais faire « Management », « Informatique » et je vais m'arrêter là pour l'instant. On aurait très bien pu en ajouter d'autres. De la même façon, je ne veux pas pour l'instant que cette colonne soit obligatoire et ce que j'aimerais en fin de compte c'est un menu déroulant. J'ai également ici la possibilité de définir une valeur par défaut. Attention, parce que par défaut, tant que vous ne décochez pas ici le fait d'avoir une valeur par défaut, il vous prend la première valeur que vous avez stipulée ici. Je ne veux pas avoir une valeur par défaut, je viens décocher ceci. Et rappelez-vous, je vous ai dit que les colonnes c'est bien beau mais pour pouvoir les utiliser, il faut les affichages. Donc il me propose également d'ajouter cette colonne à l'affichage par défaut. Or j'ai dit plus tôt qu'il était important de ne pas modifier les affichages ou les éléments par défaut, donc je vais décocher le fait de créer cette colonne et de l'ajouter surtout à l'affichage par défaut. Donc pour l'instant, je me contente de faire *OK*. J'ai créé une première colonne. Par contre, cette colonne n'est pas utilisée pour l'instant dans l'affichage, je la vois ici. Par contre, si je reviens voir ici « Plan de services », vous voyez bien que je ne vois pas la colonne. C'est ce que nous allons voir tout de suite après.

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Date de parution :29 mars 2017

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