L'essentiel de SharePoint 2016

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Continuons maintenant la découverte des différents paramètres que nous avons au niveau du site, mais également au niveau de la collection de sites. Donc je résume la situation. Tout dépend de vos autorisations. Sabin Paris, là, est elle administrateur de la collection de sites, donc elle a accès à la totalité des fonctionnalités tant au niveau site ici que au niveau administration de la collection de sites. Ce qui n'aurait pas été le cas si par exemple elle n'était que propriétaire du site et non pas de la collection des sites. Ce que je vais vous montrer tout de suite, puisque j'ai changé les droits de Nicolas pour lui donner des droits en tant que propriétaire sur le premier sous-site. Je suis donc dorénavant en tant que Nicolas connecté sur le premier sous-site et regardez que je l'ai mis en tant que propriétaire, donc il a accès aux paramètres du site, mais en aucun cas vous ne voyez d'indications quant aux paramètres et à la possibilité de gérer la collection de sites. Il n'a que les actions du site, l'administration du site, le paramétrage de la recherche, tout ce qui correspond en termes d'aspect et bien évidemment d'autorisations et même voyez au niveau des galeries de concepteur. Il a beaucoup moins d'informations que Sabine. Maintenant je retourne voir Sabine maintenant et vous montrer en fin de compte que Sabine, même sur le premier sous-site, puisque nous y sommes, elle a toutes les indications supplémentaires. Avec, bien évidemment puisqu'elle y a accès, paramètres de la collection de sites. Et du coup, en cliquant dessus, je reviens sur les paramètres de la collection de sites. Donc voyez que même à ce niveau-là on a de l'administration des paramètres spécifique par niveaux. Je continue maintenant par vous montrer un petit peu ce que l'on peut avoir. On aura pas l'occasion de faire le tour, bien évidemment. Nous sommes sur les essentiels et rien que au niveau des paramétrages de site il y en a beaucoup. Mais prenons déjà comme cas de figure certains utilisateurs qui sont venus se connecter sur différentes bibliothèques ou listes, et qui ont eux-mêmes créées leurs propres alertes. Vous avez un emplacement centralisé ici qui permet, utilisateur par utilisateur, de visualiser quelles sont les alertes qu'ils ont mis en place et de pouvoir, et c'est surtout ça qui est intéressant la plupart du temps, dire, voilà, je vais les supprimer à ta place, parce que très souvent au départ les utilisateurs ont tendance à mettre des alertes un peu partout, et après se trouver complètement saturés et spammés d'information dans leur messagerie électronique. Donc, à tout moment, vous en tant que administrateur, ou en tant que propriétaire de site, vous avez la possibilité de gérer les alertes de vos utilisateurs. Et donc de dire, voilà, pour Diana, je vais supprimer l'alerte qu'elle avait mis en fréquence immédiate en plus sur le fichier ChiffresCumul, qui était le fichier Excel de la bibliothèque Plan de Services. Voilà qui est fait. Je reviens donc maintenant ici toujours au niveau des paramètres de site. Dans les paramètres de site nous avons bien évidemment tout ce qui est paramètres régionaux. Nous retrouverons ici toutes les bibliothèques et les listes de site qui ont été créées, donc un emplacement centralisé, peut-être plus visible que tout le contenu du site, pour vous en termes d'administration. On va retrouver bien évidemment également tout ce qui correspond à la gestion du site, c'est à dire si je voulais supprimer le site, c'est à cet endroit-là que je le trouverais. Alors, je vais pas le faire ici, vous allez voir pourquoi. Je vais aller le faire ici sur le premier sous-site. Je reviens donc ici, Paramètres de site, et Supprimer ce site. Je viens confirmer la suppression de ce site. Alors, je n'aurais pas pu supprimer le site si par contre lui-même avait des sous-sites, et il m'aurait automatiquement prévenu, bien évidemment. Il me dit que mon site web a été supprimé, et là je fais oups ! J'aurais pas dû supprimer ce site. N'oubliez pas que dorénavant il y a également ce qui s'appelle une corbeille secondaire, attention, que seule Sabine a en termes d'accès, donc lorsque je reviens au niveau de la collection de sites dans les paramètres du site, au niveau administration de la collection, Sabine a accès à quelque chose qui est la corbeille. Et dans cette corbeille, elle va voir d'abord la partie principale de la corbeille, mais également elle a accès à la corbeille secondaire, et dans la corbeille secondaire, elle va trouver quoi ? Le premier sous-site qui a été supprimé par erreur. Donc on peut à tout moment, en tant qu'administrateur de la collection de sites, restaurer la sélection. Je reviens toujours ici au niveau des paramètres de site. On le verra également, on a la possibilité d'enregistrer un site comme étant un modèle, pour le réindustrialiser plus facilement si vous avez différents services qui nécessitent la même base, en fin de compte. Après, j'ai également des actions qui vont se faire dans des choses qui s'appellent les fonctionnalités du site. Alors, regardez que j'ai des fonctionnalités au niveau site et j'ai également des fonctionnalités au niveau de la collection de sites. Alors, je vous en montre déjà une qu'on a été obligés de venir activer. Alors, rappelez-vous, c'est dans l'autre collection qui s'appelait formation, je vous le montre, puisque c'est deux collections de site différentes. On a été obligés de venir déjà au niveau des fonctionnalités de la collection de sites pour une chose, et je le reprends rapidement. C'est simplement pour récupérer, rappelez-vous, les flux de travail, qui n'apparaissaient pas au départ. Je suis venue activer cette fonctionnalité au niveau collections de site, et du coup cette fonctionnalité a été automatiquement propagée à tous les sous-sites de cette collection de sites. Mais je commence, dans un tout premier temps, par vous parler des fonctionnalités au niveau site. Et je vais rester sur cette collection de sites, puisque rappelez-vous que c'est dans cette collection de sites que l'on a créé des bibliothèques avec des types de contenu. Donc je vais déjà venir au niveau des fonctionnalités du site pour peut-être activer quelque chose qui est intéressant, je vais vous montrer le résultat qui s'appelle la navigation par métadonnées. Donc, j'ai ici Navigation et filtrage par métadonnées. Voyez que, pour l'instant, la fonctionnalité n'est pas activée. Je viens activer cette fonctionnalité. Voilà qui est fait. Maintenant je vais revenir dans la bibliothèque qui s'appelle Plans de Cours. Je vais venir redévelopper les paramètres de la bibliothèque. Et je vais trouver quelque chose qui n'existait pas précédemment, et pour cause, la fonctionnalité n'avait pas été activée. C'est quelque chose qui me permet, et qui va permettre surtout à mes utilisateurs, d'avoir sur le côté ici gauche de leur écran quelque chose qui va leur permettre plus rapidement que de le faire directement dans la bibliothèque des filtres et des tris. Donc je viens activer ici les paramètres et je vais déjà regarder dans un tout premier temps ce qui s'appelle les filtres. Donc je vais pouvoir ici retrouver la totalité de mes colonnes et je vais dire, je voudrais facilement faire des filtres par thème, par notation, ici, par type de contenu, parce que j'avais plusieurs types de contenu également dans cette bibliothèque. Donc bref, vous choisissez en fin de compte ce qui vous intéresse, et vous validez les modifications. Maintenant, quand on va revenir dans la bibliothèque, regardez que, en plus de ce que l'on avait ici, c'est à dire à l'en-tête de chaque colonne pouvoir faire certaines actions, je vais ici avoir la possibilité de faire des tris et des filtres par mots-clés. Là en l'occurrence, ce sont les filtres. Et je dis, moi ce que je voudrais, c'est tout ce qui correspond par exemple ici à « Informatique ». Mais j'aurais pu dire Informatique et avec un type de contenu qui va être une référence de cours de communication. Et du coup, si je fais appliquer les filtres, il va automatiquement me le filtrer ici sur là non plus une seule colonne, mais plusieurs colonnes. Alors, en fin de compte, pourquoi j'ai aucune information ? Tout simplement parce qu'ici je suis venue prendre Plan de Cours communication alors que c'était un plan de cours management qui était affecté à l'informatique. Et voilà que je retrouve ceci. Ça c'est pareil, c'est une fonctionnalité de site. Alors, des fonctionnalités de site, je vous ai dit, il y en a beaucoup. On va pas toutes les passer en revue, mais je vous prends un autre exemple. Vous avez peut-être remarqué que quand on est ici dans un site, il nous crée automatiquement un bloc-notes. C'est un bloc-notes OneNote. Je vous laisse redécouvrir cette fonctionnalité. Mais pourquoi est-ce que je l'ai, parce que la fonctionnalité est activée ici. De la même façon, ici, je vais avoir la possibilité de rajouter des fonctionnalités purement Project, par exemple. Je vais avoir la possibilité également de pouvoir gérer vous savez le composant qu'on a vu avec les différents pavés pour la mise en route. Ce que l'on avait sur la page d'accueil, les petits carrés bleus, je l'ai eu tout simplement pourquoi, parce que c'est activé ici. De la même façon, j'aurais pu activer ce qui s'appelle un organisateur de contenu. L'équivalent un petit peu de règles de gestion automatique de messages, pour que, quand je mets un document quelque part dans mon site, le document, par l'intermédiaire des types de contenu que l'on a créés, aille automatiquement se classer dans certaines bibliothèques. J'ai pu créer une page d'accueil Wiki, pourquoi, parce que la fonctionnalité est activée. Voilà, en fin de compte, tout ce qui est à ma disposition, je vous ai dit, on pourrait y rester très longtemps dessus, en termes de fonctionnalités de site. Et encore, ce sont des fonctionnalités de site standard. Bien évidemment, en fonction des implémentations dans votre entreprise, s'il y a des logiciels supplémentaires, vous pourriez avoir des fonctionnalités supplémentaires au niveau collection de site comme au niveau site. Voilà, petite introduction au niveau fonctionnalités de site. Maintenant, regardez, je vous remontre rapidement également que au niveau collection de sites, il y en a d'autres. Et voyez qu'il y en a une certaine quantité. De la même façon que par exemple vous avez pu constater que, lorsque je clique sur un document dans une bibliothèque, par défaut le document s'ouvrait vers quoi ? Il s'ouvrait vers l'applications web. Pourquoi, en fin de compte ? Parce que j'ai activé une fonctionnalité qui est l'ouverture des documents dans les applications web. Alors que je retrouve ici « Ouvrir par défaut les documents dans des applications clientes ». Si j'avais activé ça, je n'aurais pas eu dans un premier temps Word Online, Excel Online ou Powerpoint Online ouverts. Qu'est-ce que je peux vous montrer qui correspond à ce que l'on a vu ? Là par exemple, vous vous souvenez, j'ai eu la possibilité de créer des bibliothèques avec des vidéos. Pourquoi ? Parce que c'est une fonctionnalité qui a été activée. Donc, il y a plein, plein de choses comme ça qui peuvent être activées au niveau collection de sites, qui vont ouvrir des fonctionnalités supplémentaires au niveau site, pour ouvrir des fonctionnalités supplémentaires dans les différentes bibliothèques ou listes. Voilà, petit tour d'horizon, j'ai bien dit petit tour d'horizon, des différents paramètres de site et de collection de site.

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Date de parution :29 mars 2017

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